Руководство пользователя Microsoft Dynamics crm 0 руководство пользователя



Pdf просмотр
страница9/42
Дата29.11.2016
Размер5.11 Mb.
Просмотров7406
Скачиваний0
ТипРуководство пользователя
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   42
Обзорный отчет по организации. Используйте этот отчет для получения одностраничного обзора всех событий, которые происходили с организацией. В отчете отображается профиль предприятия, сведения о контактах и сводка действий по возможным сделкам и обращениям.

Сводный отчет по организации. Используйте этот отчет для определения истории событий в организации. Кроме того, в этом отчете отображаются события, запланированные на будущее.
Также отчет содержит хронологическую сводку данных по партнеру, содержащую действия по продажам и сервису, примечания и записи.

Отчет о действиях. Используйте этот отчет для выбора действий. Действия можно сгруппировать по ответственному лицу или типу действия, а также по записи, с которой связано действие.

Отчет «Реализация и потери при конкуренции». Используйте этот отчет для сравнения работы вашей службы продаж с работой конкурентов. В отчете приводится список конкурентов с данными по открытым, закрытым, реализованным и упущенным возможным сделкам для каждого из них.

Отчет по счетам. Этот отчет используется для печати счетов.

Отчет «Статус счета». Используйте этот отчет для просмотра дебиторской задолженности. На диаграмме отображаются счета, сгруппированные по состоянию.

Отчет «Эффективность источника интереса». Используйте этот отчет для сравнения эффективности источников интереса в создании квалифицированных возможных сделок. Отчет

124
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide содержит процент квалифицированных интересов и интересов, создающих прибыль для каждой категории интересов.

Отчет «Пропущенные интересы». Используйте этот отчет для определения интересов, по которым не было контактов. Отчет содержит таблицу интересов, для которых на протяжении определенного периода времени не было связанных действий или примечаний.

Отчет по заказам. Этот отчет используется для печати заказов.

Отчет по предложениям. Этот отчет используется для печати предложений.

Отчет «Каналы продаж». Используйте этот отчет для просмотра ожидаемых потенциальных продаж. Отчет содержит диаграмму потенциальных продаж, сгруппированных по пользователю, территории сбыта, территории клиента, дате, продуктам, рейтингу или стадии продажи.

Отчет «Журнал продаж». Используйте этот отчет для просмотра истории показателей продаж по торговому представителю. Отчет содержит диаграмму, на которой приведены потерянный и полученный доходы.

Отчет «Пропущенные организации». Используйте этот отчет для определения партнеров, с которыми за последнее время не было контактов. В отчете отображается таблица, содержащая партнеров, для которых за указанное число дней не было выполнено никаких действий.

Отчет «Продукты по организациям». Используйте этот отчет для просмотра продуктов, используемых партнерами. Для каждого партнера в отчете перечислены соответствующие продукты.

Отчет «Продукты по контактам». Используйте этот отчет для просмотра продуктов, используемых контактами. Для каждого контакта в отчете перечислены соответствующие продукты.
ОТЧЕТЫ ПО МАРКЕТИНГУ
Ниже перечислены доступные отчеты по маркетингу.

Отчет «Статус действий кампании». Используйте этот отчет для отслеживания кампании. Отчет содержит сводку по одной кампании, включая данные о запланированном и реальном времени, сведения о родительской кампании и состояние определения.

Отчет «Сравнение кампании». Используйте этот отчет для определения наиболее и наименее успешной кампании. В отчете выполняется сравнение двух кампаний на основании таких параметров, как эффективность вложений и число контрактов.

Отчет «Достижения кампании». Используйте этот отчет для отслеживания хода выполнения и состояния кампаний. Отчет предоставляет детализированное представление о кампании, которое включает в себя все даты, цели, определения, контракты и финансовую выгоду от каждой кампании.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
125
ОТЧЕТЫ ПО ОБСЛУЖИВАНИЮ
Ниже перечислены доступные отчеты по обслуживанию
:

Отчет «Таблица сводки обращений». Используйте этот отчет, чтобы определить, обращения какого вида были открыты и разрешены. В этом отчете можно выбрать способ группирования данных в строках и столбцах. В отчете представлена диаграмма обращений, сгруппированных по состоянию, ответственному, приоритету, теме, клиенту или продукту.

Отчет по пропущенным обращениям. Используйте этот отчет для определения обращений, по которым в последнее время не было контактов. Отчет содержит таблицу интересов, для которых на протяжении определенного числа дней не было изменений в действиях, примечаниях или самом обращении и для которых не запланировано никаких действий.

Отчет по объему действий сервиса. Используйте этот отчет для отображения общей картины по объемам действий сервиса. Отчет содержит продолжительность или частоту действий сервиса, сгруппированных по сервисам, ресурсам, периодам времени и дополнительным условиям.

Отчет по основным статьям базы знаний. Используйте этот отчет для определения наиболее часто используемых статей из базы знаний. Отчет содержит таблицу, сгруппированную по темам статей или обращений или по продуктам, с которыми связаны обращения.
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОТЧЕТ
В системе доступен следующий административный отчет:

Отчет «Сводка пользователей». Используйте этот отчет для идентификации контактов и их ролей безопасности для всех пользователей Microsoft Dynamics CRM.
НАСТРОЙКА И ОРГАНИЗАЦИЯ ОТЧЕТОВ
В Microsoft Dynamics CRM включены отчеты по умолчанию для многих наиболее распространенных бизнес-задач. Однако многие организации изменяют их и добавляют настраиваемые отчеты для конкретных задач. Настройка отчетов предполагает знание и понимание следующих понятий:

тип собственности отчета;

типы отчетов;

защита данных;

параметры создания отчетов;

параметры изменения существующих отчетов.
ТИП СОБСТВЕННОСТИ ОТЧЕТА
Отчеты могут принадлежать как системе, так и индивидуальным пользователям. Системные отчеты доступны всем пользователям. Отчеты, принадлежащие индивидуальным пользователям, могут совместно использоваться определенными сотрудниками или группами. Также их можно сделать доступными всем пользователям организации.

126
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
ТИПЫ ОТЧЕТОВ
Все отчеты Microsoft Dynamics CRM по умолчанию, а также отчеты, созданные с помощью Мастера отчетов, являются отчетами служб Microsoft SQL Server Reporting Services. Кроме того, отчеты могут представлять собой:

веб-ссылки;

статические файлы;

динамические файлы, которые считывают данные из базы данных Microsoft Dynamics CRM, например файлы Microsoft Office System, отчеты служб отчетов или отчеты, созданные в других
ODBC-совместимых средствах создания отчетов.
Для каждого отчета можно изменять различные свойства, включая следующие:

тип отчета;

имя файла или URL-адрес;

отображаемое имя;

описание;

сведения о месте отображения отчета в интерфейсе пользователя.
ЗАЩИТА ДАННЫХ
Все отчеты считывают данные Microsoft Dynamics CRM из представлений с фильтрацией на основе роли безопасности пользователя. В отчетах отображаются только те данные, на просмотр которых у пользователя, запустившего отчет, имеется разрешение.
ПАРАМЕТРЫ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ
Пользователю с соответствующими разрешениями доступны указанные ниже способы создания нового отчета.

Добавление файла или ссылки на веб-страницу в качестве отчета.

Запуск Мастера отчетов для создания нового отчета служб отчетов. Мастер отчетов может создавать табличные отчеты и отчеты с диаграммами, включая детализированные отчеты и N верхних отчетов.

Написание нового отчета с использованием служб отчетов, Microsoft Office System или другого
ODBC-совместимого средства создания отчетов. Для создания отчета служб отчетов необходима среда разработки отчетов. Дополнительная информация: «Создание отчетов и работа с ними»,
«Создание отчета с помощью инструментов для подготовки отчетов».
При подключении к базе данных Microsoft Dynamics CRM для написания личного отчета необходимо использовать представления с фильтрацией, чтобы обеспечить безопасность данных. Представления с

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
127 фильтрацией существуют для всех типов записей. При создании нового типа записи для него автоматически создается новое представление с фильтрацией.
ПАРАМЕТРЫ ИЗМЕНЕНИЙ СУЩЕСТВУЮЩИХ ОТЧЕТОВ
Пользователи с соответствующими разрешениями могут выполнять над существующими отчетами перечисленные ниже действия:

Структурировать отчеты по категориям, чтобы определить, в каких представлениях в области
«Отчеты» будет отображаться каждый отчет.

Определять место отображения отчета в интерфейсе пользователя, а также изменять другие свойства отчета.

Изменять отчеты, созданные в Мастере отчетов.

Изменять отчеты по умолчанию. Например, при настройке Microsoft Dynamics CRM может потребоваться изменить подписи, добавить или удалить поля в отчетах по умолчанию. Для изменения отчета по умолчанию необходима среда разработки отчетов. Дополнительная информация: «Создание отчетов и работа с ними», «Отчеты служб создания отчетов (пакет
Microsoft Dynamics CRM SDK)».

Изменять фильтр по умолчанию для отчетов по умолчанию, отчетов, созданных в Мастере отчетов, и других отчетов служб отчетов.

Создавать одноразовые моментальный снимок для отчетов служб отчетов или планировать запуск отчета служб отчетов через определенные интервалы.

Использовать личные отчеты совместно с другими пользователями либо делать их доступными для всех сотрудников организации.

Публиковать отчеты, чтобы делать их доступными для использования с внешними приложениями, такими как Microsoft SharePoint или настраиваемые программы.
СОЗДАНИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ ИЛИ КОПИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ ПРИ ПОМОЩИ
МАСТЕРА ОТЧЕТОВ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на работу с отчетами».

128
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Определение типов записей, которые содержат нужные данные
Для каждого типа данных существует один тип записей, например партнеры, контакты или сервисы.
Кроме того, существуют отдельные типы записей для следующих элементов:

Примечания. Каждое примечание и вложение сохраняется в отдельной записи, относящейся к типу «Примечание».

Действия по закрытию. Когда вы закрываете сделку, предложение или заказ, создается действие, отслеживающее причину закрытия записи.
Эти действия сохраняются в записях, относящихся к типам: действие по закрытию сделки, действие по закрытию предложения и действие по закрытию заказа. При закрытии обращения данные сохраняются как действие по разрешению обращения.
Если отчет содержит данные из действий по обмену данными, возможны два варианта:

Если в одном отчете необходимы данные о нескольких типах действий по обмену данными, например темы и сроки выполнения для всех типов действий, тогда используйте тип записей «Действие».

Если необходимы определенные сведения о конкретном типе действий, например о получателях, используйте тип записей «Задача»,
«Сообщение эл. почты», «Факс», «Встреча», «Письмо» или «Звонок».
Совет.
При создании отчета не закрывайте окно, в котором отображается запись, относящаяся к типу данных, включенному в отчет. Это поможет вам определить столбцы для включения в отчет.
1.
В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните
Отчеты.
2.
Чтобы добавить новый отчет, щелкните Создать, а затем нажмите Мастер отчетов.
– ИЛИ –
Чтобы изменить существующий отчет, созданный с помощью мастера отчетов, выберите его в панели операций, щелкните Изменить отчет
, а затем нажмите Мастер отчетов. Для изменения отчетов, созданных с помощью мастера отчетов можно использовать только этот мастер.
3.
Выбор отправной точки для отчета.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
129 a.
Чтобы создать новый отчет, выберите Начать новый отчет.
– ИЛИ –
Чтобы начать с копирования существующего отчета, выберите Открыть существующий
отчет, выберите отчет, а также снимите флажок Перезаписать существующий отчет.
– ИЛИ –
Чтобы изменить существующий отчет, выберите Открыть существующий отчет, выберите нужный отчет и установите флажок Перезаписать существующий отчет. b.
Если установлено несколько языков, выберите язык, который должен использоваться в отчете для названий столбцов, типов записей и созданного мастером текста. c.
Щелкните кнопку Далее.
4.
Введите имя отчета и укажите, записи какого типа будут использоваться в данном отчете.
Цель этого шага – указать, откуда извлекаются данные в отчет. Можно включить данные из одного или двух типов записей и добавить данные из связанных записей. a.
Введите данные в каждое поле:

Имя отчета. Это значение будет отображаться в меню Отчеты и в области отчетов.

Тип основной записи. Данные всех полей этого типа записей и типов связанных записей будут доступны, если определяются условия для включения записей.
Данные этого типа записи будут доступны, если выбираются поля для отображения.

Связанный тип записи. Если необходимо отобразить данные типа связанной записи, необходимо выбрать здесь дополнительный тип записи.
Совет. Если нет необходимости в данных какого-либо типа связанной записи, не следует ничего выбирать, чтобы не увеличивать время загрузки отчета. b.
Щелкните кнопку Далее.
5.
Указание записей для включения в отчет.
Цель этого шага – определить, какие записи необходимо включить в отчет. Эта информация сохраняется в качестве фильтра по умолчанию для отчета.
Можно выбрать условия на основе выбранных типов записей или столбцов из связанных записей. a.
Чтобы включить только записи, определенные существующим системным представлением или сохраненным представлением, выберите представление.

130
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
– ИЛИ –
Чтобы определить, какие записи включать по выбранным условиям, выполните следующие действия.

Как добавить строку условий:
1.
В области для типа записей, к которому относится поле, щелкните
Выбрать и укажите поле, по которому будет выполняться фильтрация.
2.
Щелкните оператор отношения и выберите оператор.
3.
Щелкните Введите значение и введите значение для выполнения фильтрации. Для некоторых значений можно щелкнуть кнопку
Выбрать значения
, чтобы открыть диалоговое окно Выбор
значений и выбрать требуемое значение.

Чтобы сгруппировать условия, необходимо выбрать не менее двух строк для одного типа записи. Например, Этап продажи и Предполагаемый доход являются значениями поля в типе записей Возможная сделка, и две строки условий фильтрации для этих полей могут быть сгруппированы. Однако строки со значениями полей из различных типов записей, например типов записей
Бизнес-партнер и Возможная сделка, сгруппировать нельзя.

Для каждой строки, которую необходимо сгруппировать, щелкните кнопку Выделить строку для данной строки, а затем – Выбрать строку.

В панели фильтрации выберите Группировка И или
Группировка ИЛИ.

Чтобы удалить строку из группы, щелкните кнопку меню
«Параметры» для этой строки, а затем щелкните кнопку
Удалить.

Чтобы выбрать группу, щелкните кнопку меню
«Параметры» для этой группы, а затем щелкните Выбрать
группу.

Чтобы добавить условие в группу, щелкните кнопку меню
«Параметры» для группы, щелкните Добавить
предложение, а затем выберите поле, оператор отношения и значение.

Чтобы отменить выбор группы, щелкните кнопку меню
«Параметры» для этой группы, а затем щелкните Отменить
выбор группы .

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
131

Чтобы отменить группирование, щелкните кнопку меню
«Параметры» для группы, а затем щелкните
Разгруппировать.

Чтобы изменить группу Группировка И на группу Группировка
ИЛИ или группу Группировка ИЛИ на группу Группировка И, щелкните кнопку меню «Параметры» для группы, а затем щелкните Изменить на ИЛИ или Изменить на И.
Щелкните кнопку Далее.
6.
Организация и форматирование данных.
Цель этого шага – определить, какие столбцы необходимо включить, порядок, в котором они отображаются, и следует ли группировать данные в подкатегории. Любой отчет включает столбцы. Группируя и суммируя данные, можно упростить просмотр статистических показателей.
Например, в отчете можно использовать один уровень группировки для группировки возможных сделок по продавцам, добавить второй уровень группировки, чтобы показать возможные сделки по кварталам, или добавить третий уровень, чтобы показать процентное соотношение реализованных и нереализованных сделок по кварталам.
Если в отчете не используется группировка, то чтобы использовать в отчете диаграмму, необходимо выбрать, по крайней мере, один числовой столбец. Если в отчете используется группировка, необходимо выбрать, по крайней мере, один числовой столбец с определенным для него типом сводки. a.
Определение способа упорядочения отчета. i.
Для группировки элементов таким образом, чтобы они упорядочивались в отчете по дате или другим общим свойствам, выполните следующие действия.
1.
Для каждого необходимого уровня группировки щелкните
Щелкните здесь, чтобы добавить группировку.
2.
Определите группировку:

Тип записи. Можно выбрать записи выбранного типа основной записи, а также любого типа связанной записи.
Если выбран тип дополнительной записи, можно также выбрать записи типа дополнительных записей и типов ее связанных записей.

Столбец. Имя поля Microsoft Dynamics CRM, которое содержит данные для определения группировки.

Интервал времени. Для полей даты и времени – группировка данных по месяцам, дням, неделям или годам.

132
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Порядок сортировки. Порядок сортировки для отображения групп.

Ширина столбца. Ширина заголовка столбца в точках.

Тип итога. Можно группировать записи по числу соответствующих записей.
3.
Чтобы изменить порядок уровней группировки, воспользуйтесь стрелками вверх и вниз в разделе Общие
задачи.
4.
Щелкните кнопку ОК.

Чтобы определить порядок сортировки для каждой группы, щелкните Настроить
сортировку, выберите столбец и порядок сортировки, а затем щелкните кнопку ОК.

Чтобы ограничить отчеты группами с наибольшими или наименьшими значениями, щелкните кнопку Задать верхнее или нижнее число:
1.
Выберите Сверху или Снизу.
2.
Выберите число групп для отображения.
3.
Щелкните кнопку ОК. b.
Выберите, какие столбцы должны отображаться в отчете. Можно отображать столбцы, в которых отображаются данные из записи, или столбцы со сводными сведениями.
1.
Для каждого включаемого столбца щелкните Щелкните здесь, чтобы добавить
столбец:

Тип записи. Можно выбрать записи выбранного типа основной записи, а также любого типа связанной записи. Если выбран тип дополнительной записи, можно также выбрать записи типа дополнительной записи и типов ее связанных записей.

Столбец. Имя поля Microsoft Dynamics CRM, которое содержит данные для отображения или суммирования.

Тип данных. Тип данных столбца, один из следующих: основной ключ, nvarchar, поле выбора, бит, десятичное, целое, число с плавающей точкой, денежный, ntext, дата и время, ответственный, поиск.

Имя. Имя, используемое в базе данных.

Ширина столбца. Ширина столбца в точках.

Тип итога. Конкретный доступный тип суммирования зависит от типа данных столбца.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
133 a.
Нет: поиск, дата и время, ответственный, поле выбора, бит, ntext b.
Среднее значение, Максимум, Минимум, Процент от
Итога, Сумма: все числовые типы записей
(десятичное, целое, число с плавающей точкой, денежный)
7.
Для переупорядочения столбцов используются стрелки влево и вправо.
2.
Щелкните кнопку ОК. c.
Щелкните кнопку Далее.
7.
Выбор использования диаграммы в отчете.
Цель этого шага – определить, следует ли использовать диаграмму, и какой тип диаграммы использовать.
Выберите, следует ли включать диаграмму:

Только таблица. Отображается таблица, сгруппированная и отсортированная в соответствии с указаниями пользователя.

Диаграмма и таблица. Отображаются и диаграмма, и таблица. o
Показать таблицу ниже диаграммы на одной и той же странице.
Щелчок диаграммы не приводит ни к какому действию. o
Показать диаграмму. Чтобы просмотреть данные для области
диаграммы, щелкните эту область диаграммы. При щелчке области внутри диаграммы будет отображаться таблица с подробными данными для этой части диаграммы.
Щелкните кнопку Далее.
8.
Формат диаграммы, если отчет включает диаграмму.
Цель этого шага – указать тип диаграммы и способ отображения в ней данных. a.
Выберите тип диаграммы, а затем щелкните кнопку Далее. Область Просмотр
диаграммы показывает, как будут отображаться данные. i.
Для вертикальных и горизонтальных гистограмм и линейных диаграмм укажите, какие данные должны отображаться на каждой оси:
1.
В разделе Форматировать ось (X) столбцов выберите поле, которое должно использоваться для оси X, и подпись, отображаемую на диаграмме для данного поля.

134
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
2.
В разделе Форматировать ось (Y) значения можно выбрать два поля.
Для каждого поля можно указать подпись, отображаемую на диаграмме.
3.
В разделе Форматировать названия и условные обозначения укажите, следует ли отображать подписи данных и условные обозначения. ii.
Для секторной диаграммы укажите сектора и значения для диаграммы.
1.
Для секторов необходимо выбрать одну из группировок в отчете.
2.
Для значений необходимо указать числовой столбец с типом сводки. b.
Щелкните кнопку Далее.
9.
Для просмотра итогового отчета щелкните кнопку Далее, а затем – кнопку Готово.
10.
Определение мест, откуда можно выполнять отчет.
Закончив определение отчета, необходимо вернуться в форму «Отчет», где можно обновить имя и описание отчета и определить место отображения отчета.




Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   42


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал