Руководство пользователя Microsoft Dynamics crm 0 руководство пользователя



Pdf просмотр
страница7/42
Дата29.11.2016
Размер5.11 Mb.
Просмотров7411
Скачиваний0
ТипРуководство пользователя
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   42
Следует знать:

Импорт данных
УСТАНОВКА И ВЫПОЛНЕНИЕ МАСТЕРА ПЕРЕНОСА ДАННЫХ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие доступно для роли безопасности Системный администратор, причем пользователь должен быть включен в локальную группу Администраторы рабочей станции, на которой устанавливается Диспетчер переноса данных. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на настройку»
Диспетчер переноса данных находится на компакт-диске клиента Microsoft Dynamics CRM.
1.
Установка Диспетчера переноса данных a.
На компьютере, на котором планируется установить Диспетчер переноса данных, откройте в обозревателе Microsoft Internet Explorer сервер Microsoft Dynamics CRM.
Если на этом компьютере нельзя использовать Microsoft Dynamics CRM, установить и использовать Диспетчер переноса данных будет невозможно.

При появлении диалогового окна Microsoft Internet Explorer Подключиться установите флажок Сохранить пароль.

Если используется Microsoft Windows Vista: a.
На Панели управления щелкните Учетные записи пользователей, а затем — Управление сетевыми паролями. b.
В окне Хранение имен пользователей и паролей щелкните кнопку
Добавить. c.
В окне Хранение свойств учетных данных укажите имя сервера
Microsoft Dynamics CRM. d.
В разделе Тип учетных данных выберите пункт Учетные данные для
веб-узла или программы и щелкните кнопку ОК, а затем — Закрыть. b.
Вставьте компакт-диск с клиентом Microsoft Dynamics CRM и запустите файл Setup.exe.

102
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide c.
В окне программы установки щелкните кнопку Установить диспетчер переноса данных
Microsoft Dynamics CRM и следуйте инструкциям мастера.

Устанавливая Microsoft SQL Server Express, имейте в виду, что эту программу нельзя устанавливать на сжатый диск.

При использовании текущей установленной версии сервера SQL Server имейте в виду, что она должна находиться в том же домене, что и компьютер, на котором устанавливается Диспетчер переноса данных.
2.
Настройка Диспетчера переноса данных a.
В меню Пуск последовательно выберите пункты Все программы, Microsoft Dynamics
CRM и Диспетчер переноса данных. Первый запуск Диспетчера переноса данных займет несколько минут. b.
Выполните действия, указанные в мастере настройки.
Примечание. Если на компьютере установлен Microsoft SQL Server, а не Microsoft SQL Server Express, мастер настройки по умолчанию попытается подключиться к экземпляру CRM на сервере. Если необходимо использовать другой экземпляр, укажите на странице Укажите SQL Server имя экземпляра в формате имя_сервера/имя_экземпляра.
3.
Запуск Диспетчера переноса данных

В меню Пуск последовательно выберите пункты Все программы, Microsoft Dynamics
CRM и Диспетчер переноса данных.
Примечания. o
Диспетчер переноса данных нельзя использовать при запущенном приложении
Microsoft Office Outlook. Если после закрытия Microsoft Office Outlook появляется сообщение об ошибке, указывающее на то, что приложение Microsoft Office Outlook все еще запущено, для остановки процесса Outlook.exe используйте Диспетчер задач. o
Диспетчер переноса данных может использовать только пользователь, установивший его.
Примечание
Чтобы получить дополнительные сведения о подготовке файлов к переносу данных, а также устранении неполадок при настройке Диспетчер переноса данных, которые могут возникнуть после установки
Диспетчер переноса данных, выберите в меню Пуск пункты Все программы, Microsoft Dynamics CRM и
Справка о диспетчере переноса данных.
АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ
ЗАПУСК ОТЧЕТОВ И АНАЛИЗ ДАННЫХ

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
103
Для анализа данных или просмотра отчета в Microsoft Dynamics CRM предусмотрено несколько способов.

Запуск отчета по умолчанию. Дополнительная информация: «Отчеты по умолчанию».

Использование средства Расширенный поиск для поиска необходимого подмножества данных.
Список полученных результатов экспортируется в статический или динамический рабочий лист
Microsoft Office Excel либо сводную таблицу для дальнейшего анализа. После экспорта данных можно создать файл Microsoft Office Word и выполнить слияние данных. Дополнительная информация: «Экспорт данных в Microsoft Office Excel».

Создание собственных отчетов

Запуск Мастера отчетов для создания нового отчета Службы отчетов. Мастер упрощает группировку и сводку данных и создание диаграмм и таблиц, а также создает удобный для печати отчет. Дополнительная информация: «Создание, изменение и копирование отчетов с использованием мастера отчетов».

Добавление любого экспортированного файла Microsoft Office Excel в качестве личного отчета, доступного для совместного использования с другими заинтересованными сотрудниками.
Также можно обратиться к системному администратору или настройщику системы, если необходимо добавить экспортированный файл Microsoft Office Excel в качестве отчета, доступного всем сотрудникам организации.
Если файл Microsoft Office Excel является динамическим, содержащиеся в нем данные будут обновляться каждый раз при его открытии, а для каждого пользователя, запускающего отчет, будут отображаться только те данные, на просмотр которых у него есть разрешение. Дополнительная информация: «Настройка и структурирование отчетов».

Добавление любого файла или ссылки на веб-страницу в качестве личного отчета, доступного для совместного использования с другими заинтересованными сотрудниками. Дополнительная информация: «Настройка и структурирование отчетов».

Создание нового отчета с использованием Microsoft Office Excel, служб отчетов
Microsoft SQL Server или другого ODBC-совместимого средства создания отчетов.
Добавьте созданный отчет в качестве личного отчета, доступного для совместного использования с другими заинтересованными сотрудниками. Дополнительная информация: «Создание отчета с помощью инструментов для подготовки отчетов».
Отчеты можно использовать в автономном режиме работы клиента Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook . Дополнительная информация: «Работа в автономном режиме».
РАБОТА С РАСШИРЕННЫМ ПОИСКОМ
СОЗДАНИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ, СОХРАНЕНИЕ РАСШИРЕННОГО ПОИСКА

104
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
1.
На стандартной панели инструментов щелкните кнопку Расширенный поиск.
Совет. Расширенный поиск начинается с условия в зависимости от нахождения пользователя в
Microsoft Dynamics CRM. При нажатии на Расширенный поиск из представления условие для этого представления будет предварительно загружено.
– ИЛИ –
Чтобы изменить сохраненный поиск, на Стандартной панели инструментов щелкните
Расширенный поиск, перейдите на вкладку Сохраненные представления и затем дважды щелкните сохраненное представление.
2.
Укажите условия поиска. a.
Если кнопка Показать сведения отображается на панели инструментов условий, щелкните ее.
Укажите объект поиска a.
В списке Просмотреть выберите тип записей для поиска, например Организации,
Интересы или Пользователи. b.
Щелкните кнопку Выбрать, чтобы выбрать условия поиска, включая поля
(например, Организация или Город), операторы отношения и значения. Можно выбрать поля из текущего типа записи или связанные записи.

Для некоторых значений можно щелкнуть кнопку Поиск
, чтобы открыть диалоговое окно Выбор значений и выбрать требуемое значение. c.
Внизу списка Выбрать, в области Связанные, показаны связанные типы записей.
При выборе связанного типа записи появляется новая ссылка Выбрать для выбора полей из этого связанного типа записи.
Очистка, удаление или групповой поиск по заданным критериям

Очистить все критерии, чтобы начать заново: a.
Щелкнуть Снять, чтобы удалить все критерии. b.
В окне подтверждения щелкнуть OK.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
105

Удалить строку критериев поиска: a.
Щелкнуть кнопку строки критериев меню «Параметры» , затем щелкнуть кнопку Удалить. b.
В окне подтверждения щелкнуть OK.

Группировать критерии. a.
Щелкнуть кнопку строки критериев меню «Параметры» , затем щелкнуть
Выбрать строку. Чтобы группировать критерии поиска, нужно выбрать две или более строки в одном типе записей. Например, поля Этап продажи и
Предполагаемый доход в типе записей Возможная сделка, и две строки, которые определяют критерии поиска для этих полей, могут быть сгруппированы. Однако, строки с полями, имеющими значения типов Account и
Возможная сделка, не могут быть сгруппированы. b.
В панели фильтрации выберите Группировка И или Группировка ИЛИ. c.
Если необходимо, повторите шаги a и b для всех групп критериев, которые хотите создать.

Выбор и отмена выбора группы критериев. a.
Щелкните кнопку Меню «Параметры» выбранного критерия поиска, затем щелкните Отменить выбор строки. Вы можете снимать выбор сразу с группы критериев, или с каждого критерия индивидуально. b.
Щелкните кнопку Меню «Параметры» группы критериев, затем щелкните
Выбрать группу, чтобы выбрать группу, или Отменить выбор группы, чтобы снять выбор с выбранной группы.

Добавить критерий поиска к группе критериев. a.
Щелкните кнопку меню «Параметры» группы критериев, затем щелкните
Добавить предложение. b.
Добавьте критерий поиска.

Разгруппировать строки критериев, которые были сгруппированы при помощи
Группировка И или Группировка ИЛИ. a.
Щелкните кнопку Меню «Параметры» группы критериев, которую необходимо разгруппировать, затем щелкните Разгруппировать. b.
Если необходимо, повторите шаг a для всех групп критериев, которые вы хотите разгруппировать.

Изменить тип группировки с Группировка И на тип Группировка ИЛИ, или с
Группировка ИЛИ на тип Группировка И. a.
Щелкните кнопку Меню «Параметры» группы критериев, затем щелкните
Изменить на ИЛИ или Изменить на И. b.
Если необходимо, повторите шаг a для всех групп критериев, которые вы хотите изменить.

Скрыть или удалить строку в простом представлении: a.
Чтобы скрыть строку, щелкните кнопку Меню «Параметры» группы критериев, затем щелкните Скрыть в простом режиме. b.
Чтобы сделать скрытую строку видимой, щелкните Показать в простом
режиме.
3.
Укажите столбцы, включаемые в результаты поиска.

106
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide a.
Щелкните кнопку Изменить столбцы, а затем — кнопку Добавить столбцы. b.
Выберите тип записи со столбцами, которые требуется добавить. c.
Установите флажок рядом со столбцами, которые требуется добавить. Если столбец в списке отсутствует, обратитесь к системному администратору. d.
Щелкните кнопку ОК. e.
Также возможны следующие варианты.

Чтобы изменить ширину столбца, щелкните столбец, нажмите Изменить
свойства, выберите ширину и щелкните кнопку ОК.

Чтобы изменить порядок столбцов, выберите столбец, а затем с помощью кнопок со стрелками переместите столбцы влево или вправо.

Для удаления столбца выберите его и щелкните кнопку Удалить. f.
Щелкните кнопку ОК.
4.
Задайте порядок сортировки.

Щелкните Изменить столбцы, Настроить сортировку и укажите столбец, к которому необходимо применить сортировку, а также порядок сортировки. Совет. Каждое представление сортируется только по одному столбцу. Однако после нажатия кнопки
«Найти», можно выполнить сортировку по другим столбцам. Чтобы выполнить сортировку списка результатов поиска по другим столбцам, при выборе заголовка столбцов удерживайте клавишу SHIFT. Сортировка возможна только по столбцам из типа основной записи.
5.
Сохраните поиск как представление. a.
При сохранении существующего представления нажмите Сохранить. При сохранении нового представления или если необходимо изменить имя представления в результате изменения условий, нажмите Сохранить как. b.
В диалоговом окне Свойства запроса в поле Имя введите имя для поиска. c.
В поле Описание введите краткое описание, а затем щелкните кнопку ОК. Поиск сохраняется как представление и отображается в форме расширенного поиска на вкладке Сохраненные представления. Это новое представление доступно также со страницы списка для типа записей в разделе Мои представления в поле
Представление.
6.
Щелкните кнопку Найти. Отображаются выбранные записи.
7.
Щелкните кнопку Вернуться к запросу, чтобы вернуться на вкладку Найти.
Советы

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
107

При указании условий поиска для записей действий можно выполнить поиск по всем типам действий или выбрать один тип действия, например «Задача» или «Встреча».

Отображаемые по умолчанию столбцы зависят от представления Расширенного поиска для типа записи. Дополнительная информация: «Работа с объектами».

Чтобы выполнить поиск по именам людей, принимавших участие в действии, в условии
Расширенный поиск необходимо выполнить поиск по полям в связанной стороне действия.
Можно выполнить поиск по имени человека (поле Сторона) или по его роли в действии, например роли отправителя или получателя (поле Тип участия).
Например, если необходимо найти сообщения электронной почты, отправленные определенному контакту, выполните описанные ниже действия. a.
В списке «Действия» в поле Тип выберите Электронная почта. b.
Щелкните кнопку Расширенный поиск, а затем кнопку Показать сведения. c.
Нажмите Выбрать в разделе Связанные и выберите Стороны действия (Действие). d.
Перейдите к Стороны действия (Действие) и выберите пункт Выбрать. e.
В области Поля последовательно щелкните Тип участия, Введите значение и Кнопка
Выбрать значения f.
В списке Доступные значения выберите Кому, щелкните кнопку Добавить выбранные
записи и щелкните кнопку ОК. g.
Перейдите к Стороны действия (Действие) и выберите пункт Выбрать. h.
В области Поля щелкните Сторона. i.
Щелкните текущий пользователь и измените значение на Равно. j.
Нажмите Введите значение и Кнопка Поиск k.
В поле Просмотреть выберите Контакт, введите текст для поиска, а затем щелкните
Начать поиск. l.
Выделите контакт, а затем щелкните кнопку Добавить выбранные записи и ОК. m.
На странице Расширенный поиск щелкните Найти.
Примечание
Нельзя найти записи, связанные с быстрыми кампаниями, при помощи Расширенного поиска.
РАБОТА С СОХРАНЕННЫМ РАСШИРЕННЫМ ПОИСКОМ

108
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».

Пользователь может запустить, сделать общим, назначить, удалить или сделать неактивным сохраненное представление, за которое он отвечает.
Если сохраненное представление совместно используется несколькими пользователями, возможности пользователя будут зависеть от назначенных ему прав: Общий доступ, Назначение, Удаление или
Запись.
Выполнение сохраненного поиска
На любой странице списка в поле Представление выберите сохраненное представление в разделе Мои представления. Если раздел Мои представления отсутствует, значит для данного типа записи нет сохраненного поиска.
– ИЛИ –
В стандартной панели инструментов щелкните Расширенный поиск, а затем перейдите на вкладку Сохраненные представления. Дважды щелкните сохраненный поиск, затем щелкните кнопку Найти
Совместное использование сохраненного поиска
1.
В стандартной панели инструментов щелкните Расширенный поиск, а затем перейдите на вкладку Сохраненные представления.
2.
Выберите представление. На панель инструментов «Действия» щелкните
Другие действия, а затем — Общий доступ.
3.
В диалоговом окне совместного доступа в разделе Общие задачи щелкните
Добавление пользователя или рабочей группы.
4.
В диалоговом окне Поиск в записях выберите в списке Просмотреть тип записи, которую требуется найти.
5.
Введите в поле Поиск записей первые буквы имени записи, чтобы сузить

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
109 поиск, и щелкните кнопку Найти
6.
В списке доступных записей выберите пользователя или группу и щелкните кнопку Добавить выбранные записи
, чтобы добавить пользователя или группу в список Выбранные записи.
7.
Щелкните кнопку ОК.
8.
В диалоговом окне совместного доступа выберите нужный тип общего доступа. Возможные разрешения: Чтение, Запись, Удаление, Добавление,
Назначение или Общий доступ.
9.
Щелкните кнопку ОК. Сохраненное представление отобразится в разделе
Мои представления списка Представление второго пользователя.
Советы

Чтобы отменить все сделанные изменения и вернуться к предыдущим параметрам доступа, щелкните кнопку Сброс.

Чтобы выбрать или удалить все разрешения на выбранный элемент, щелкните Изменение всех прав для выбранных элементов.
Назначение сохраненного представления
1.
В стандартной панели инструментов щелкните Расширенный поиск, а затем перейдите на вкладку Сохраненные представления.
2.
Выберите представление, а затем в панели инструментов «Действия» щелкните кнопку Назначить
3.
В диалоговом окне Назначение щелкните:

Назначить себе , чтобы назначить запись себе.
– ИЛИ –

Назначить другому пользователю Щелкните кнопку Поиск
, введите часть имени пользователя, щелкните кнопку Найти
, дважды щелкните имя пользователя, а затем закройте диалоговое окно Поиск в записях и щелкните кнопку ОК.
4.
Щелкните кнопку ОК.

110
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Перевод сохраненного поиска в неактивное состояние
1.
В стандартной панели инструментов щелкните Расширенный поиск, а затем перейдите на вкладку Сохраненные представления.
2.
Выберите представление, а затем в меню Другие действия, щелкните
Сделать неактивным
Удаление сохраненного поиска
1.
В стандартной панели инструментов щелкните Расширенный поиск, а затем перейдите на вкладку Сохраненные представления.
2.
Выберите представление, а затем в панели инструментов «Действия» щелкните кнопку Удалить
Копирование или отправка по электронной почте ссылки на сохраненный поиск
Отправка ярлыка по электронной почте a.
В панели операций щелкните Отправить ярлык, затем щелкните Из текущего
представления. b.
Заполните форму сообщения электронной почты и отправьте его.
Копирование ярлыка c.
В панели операций щелкните Копировать ярлык, затем щелкните Из
текущего представления. d.
Вставьте ярлык в любое приложение, поддерживающее копирование и вставку. Например, в Microsoft Office Word нажмите клавиши CTRL+V.
Дополнительная информация: «Отправка или копирование ярлыка».
ЭКСПОРТ ДАННЫХ В MICROSOFT OFFICE EXCEL
Любой список можно экспортировать в Microsoft Office Excel, в том числе результаты поиска с помощью функции Расширенный поиск.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
111
Можно выполнить экспорт в статический или динамический рабочий лист Microsoft Office Excel , а также в сводную таблицу.
ЭКСПОРТ ДАННЫХ В СТАТИЧЕСКИЙ РАБОЧИЙ ЛИСТ MICROSOFT OFFICE EXCEL
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
1.
В любой области, содержащей список записей, выберите столбцы, которые следует включить в экспортируемый список. По умолчанию экспортированный лист содержит поля, которые отображаются в списке с сохранением порядка полей, сортировки и ширины полей.
Чтобы внести изменения в столбцы представления расширенного поиска, щелкните Изменить
столбцы. Доступны следующие типы изменений:
Изменение порядка столбцов
Чтобы изменить порядок столбцов, выделите заголовок столбца, например, Организация, затем в разделе Общие задачи щелкните кнопку Переместить влево или кнопку
Переместить вправо
, чтобы переместить столбец.
Добавление столбцов a.
Чтобы добавить столбцы в список экспорта, щелкните Добавить столбцы. b.
Чтобы добавить столбцы для основного типа записи, выберите тип записи, а затем в списке Добавить столбцы выберите поля, которые нужно добавить в качестве столбцов. c.
Чтобы добавить столбцы из связанных записей, сначала выберите тип связанной записи, а затем в списке Добавить столбцы выберите поля, которые нужно добавить в качестве столбцов. d.
Щелкните кнопку ОК.

112
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Настройка сортировки
Чтобы изменить порядок сортировки, щелкните Настроить сортировку, в списке Столбец выберите столбец, для которого требуется выполнить сортировку, в области Заказ щелкните
По возрастанию или По убыванию, а затем щелкните кнопку ОК. Не удается выполнить сортировку в столбцах из связанных записей.
Изменение ширины столбца
Чтобы изменить ширину столбца на листе Microsoft Office Excel, выберите заголовок столбца, например Организация, и щелкните Изменить свойства. В диалоговом окне Изменить
свойства столбца выберите нужную ширину (в точках) и щелкните кнопку ОК.
Удаление столбцов
Чтобы удалить столбец, выберите заголовок столбца, который требуется удалить, затем в разделе Общие задачи щелкните Удалить и в подтверждающем сообщении щелкните кнопку
ОК.
Нельзя изменить столбцы системного представления, например Все активные организации.
Необходимо либо настроить представление, для чего требуется права роли системного администратора или специалиста по настройке системы, либо использовать Расширенный поиск для создания собственного представления на основе текущего представления. Чтобы создать собственное представление, когда открыто системное представление, щелкните


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   42


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал