Руководство пользователя Microsoft Dynamics crm 0 руководство пользователя



Pdf просмотр
страница6/42
Дата29.11.2016
Размер5.11 Mb.
Просмотров7506
Скачиваний0
ТипРуководство пользователя
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   42
Тема, Ответственный
7.
Если записи в импортируемом файле должны быть связаны с существующей записью
Microsoft Dynamics CRM, убедитесь в допустимости заголовка и данных столбца, который будет связан с записями.

Значение в столбце, ссылающееся на другую запись, должно быть уникальным в

90
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide основном атрибуте для связанной записи. При поиске регистр символов не учитывается.
Например, при импорте контакта, который необходимо связать с существующей организацией, в исходном файле должен иметься столбец, содержащий Название
организации для существующей записи организации Microsoft Dynamics CRM. Если требуется осуществить автоматическое сопоставление, заголовок этого столбца должен быть
Родительский клиент.
Атрибут Родительский клиент может быть разрешен как для организации, так и для контакта. Мастером импорта выполняется поиск уникальной записи организации или контакта. Если в записи организации или контакта обнаружены значения, которые совпадают со значениями в поле Название организации в записи организации и поле
Полное имя в записи контакта, запись не будет импортирована.

Значение в столбце также может быть идентификатором глобальный уникальный идентификатор (GUID) системы Microsoft Dynamics CRM.

Если столбец исходного файла, используемый для создания отношений, содержит несколько значений, измените данные таким образом, чтобы этот столбец содержал только одно значение. Например, если при импорте действий электронной почты в исходных данных содержится запись с несколькими значениями в столбце Кому, измените данные, чтобы этот столбец содержал только одно значение.
Пример импорта образца интересов
В следующих строках показано, как могут выглядеть данные для CSV-файла, содержащего импортируемые интересы. В первой строке содержатся названия полей, остальные строки импортируются как данные.
Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile PhoneDesigner
Bikes,Groth,Brian,Mountain bikes,someone@example.com,555-555-0112Major Sporting
Goods,Bedecs,Anna,Components,,555-555-0171
Пример импорта образца продуктов
В следующих строках показан минимальный объем данных, необходимых для CSV-файла, содержащего импортируемые продукты. В первой строке содержатся названия полей, остальные строки импортируются как данные. Поскольку атрибуты «Группа единиц измерения» и «Единица измерения по умолчанию» являются типами записей в Microsoft Dynamics CRM, значения для этих столбцов должны быть сопоставлены с допустимыми значениями в Microsoft Dynamics CRM.
Product,Unit Group,Default Unit,Decimals
SupportedFront Brakes,Single pair,Unit pair,0Vest,Clothing,Single article,2
Примечание

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
91
По умолчанию максимальный размер файла для передачи не должен превышать 4 мегабайта. Это значение может изменить администратор системы.
ИМПОРТ ЗАПИСЕЙ ИЗ ФАЙЛА
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на выполнение общих задач».
Чтобы обеспечить успешный импорт, обязательно выполните действия, описанные в разделе
Подготовка файла к импорту
1.
В области переходов щелкните Рабочую область, а затем в разделе Мои задачи щелкните
Импорты.
– ИЛИ –
В меню Сервис выберите команду Данные импорта.
2.
На панели инструментов «Действия» щелкните кнопку Создать.
3.
Нажмите Обзор , чтобы найти файл для импорта.
4.
При использовании разделителей, отличных от разделителей по умолчанию, можно указать другие символы. В качестве разделителей для данных можно использовать: одиночные кавычки (' ') и пробелы. В качестве разделителей для полей можно использовать: двоеточия (:), знаки табуляции и точки с запятой (;).
5.
Нажмите Далее.
6.
Выберите тип записи, в которую необходимо импортировать записи. Если выполняется расширение ранее экспортированных данных, появится флажок, с помощью которого можно расширить существующие данные. Поле Тип записи будет автоматически заполнено.
7.
Определите способ сопоставления исходных данных с данными Microsoft Dynamics CRM.

Если заголовки столбцов в файле точно совпадают с именами, отображаемыми
Microsoft Dynamics CRM, выполняется автоматическое сопоставление данных и в поле
Сопоставить появится слово Автоматически.

Если поле Сопоставить остается пустым, проверьте файл данных, чтобы убедиться в совпадении заголовков столбцов с фактическими отображаемыми именами выбранного типа записи, или щелкните кнопку Поиск
, чтобы выбрать

92
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide сопоставление данных. Если сопоставления данных нет, необходимо его создать и продолжить работу с мастером. Дополнительная информация: «Работа с сопоставлениями данных».
8.
Если обнаружены ошибки или несопоставленные столбцы, в разделе Результаты
сопоставления щелкните ссылку Просмотр сведений.

При наличии столбцов, которые невозможно импортировать, появится значение
Пропущено столбцов: Количество. Два вида столбцов будут пропущены: вычисляемые столбцы, например, Полное имя в типе записи контакта, и столбцы атрибутов, которые невозможно создать и обновить, например Дата создания, Создано, Дата изменения и
Изменено во всех типах записей.

Если сопоставлены не все обязательные столбцы, появится значение
Несопоставленные обязательные столбцы Количество.
9.
Если после просмотра подробных сведений вносить изменения не требуется, щелкните кнопку
ОК.
– ИЛИ –
Если требуется исправить исходный файл, откройте его, устраните ошибки, щелкните кнопку
Назад и вернитесь к третьему этапу, чтобы выбрать исходный файл.
10.
Щелкните кнопку Далее.
11.
В разделе Назначить для назначения всех записей в этом импорте другому пользователю нажмите Поиск и выберите пользователя. Этот параметр недоступен для таких типов записей, принадлежащих организации, как Продукт.
12.
По умолчанию, если для данного типа включено обнаружение повторяющихся записей, они не будут импортированы. Если необходимо импортировать повторяющиеся записи, выберите параметр Импорт повторяющихся записей. Этот параметр неактивен, если функция обнаружения повторяющихся записей не включена или недоступна для импортируемого типа записи.
13.
Щелкните кнопку Далее.
14.
При необходимости переименуйте задание импорта, измените параметры уведомлений, а затем щелкните Импорт. Задание импорта запускается в фоновом режиме. Во время выполнения импорта вы можете продолжить работу с Microsoft Dynamics CRM.
Советы

Microsoft Dynamics CRM не поддерживает непосредственный импорт контактов Microsoft Office
Outlook. Однако можно выполнить экспорт контактов Microsoft Office Outlook в файл значений с разделителями-запятыми (.csv), а затем импортировать его в Microsoft Dynamics CRM с помощью Мастер импорта данных. Дополнительная информация об экспорте элементов в
Microsoft Office Outlook вы можете найти в справочной системе Microsoft Office Outlook.

Чтобы приостановить или отложить импорт, выполните указанные ниже действия.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
93 1.
В области переходов щелкните Параметры, а затем Системные задания.
2.
Выберите запланированное задание импорта, а затем в меню Другие действия выберите пункт Приостановить или Отложить.
Примечание
По умолчанию максимальный размер файла для передачи не должен превышать 4 мегабайта (МБ). Это значение может изменить администратор системы.
СОЗДАНИЕ СОПОСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ С ИМПОРТОМ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
Сопоставления данных, создаваемые для импорта данных, отличаются от сопоставлений данных, которые используются при миграции данных. Нельзя использовать сопоставления данных, создаваемые при миграции, в Мастере импорта данных.
1.
В области переходов щелкните Параметры, затем Управление данными, а затем
Сопоставления данных.
2.
Чтобы изменить сопоставление данных, дважды щелкните его.
– ИЛИ –
Для создания нового сопоставления данных в панели инструментов «Действия» щелкните
Создать, введите имя и выберите тип записи, который будет использоваться в сопоставлении.
3.
Создайте образец CSV-файла, содержащий следующие элементы.

Строку заголовков, содержащая все заголовки столбцов, которые могут быть включены в исходный файл при планировании импорта.

Строки данных, содержащие данные для каждого атрибута раскрывающегося списка
Microsoft Dynamics CRM. Например, при импорте интересов данные исходного интереса хранятся в раскрывающемся списке Источник интереса в Microsoft Dynamics
CRM. Может понадобиться одна строка данных, включающая все доступные сведения об источнике интереса, такие как запросы через веб-узлы, выставки и реклама.

94
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Совет

Один из способов создания этого файла – это использование файла, предназначенного для импорта, в качестве файла-образца. Размер образца не должен превышать 50 КБ.
4.
Загрузите образец файла, выполнив следующие действия. a.
Щелкните Атрибуты, а затем щелкните кнопку Загр. образец данных. b.
Нажмите Обзор, выберите CSV-файл, нажмите Открыть и затем щелкните кнопку ОК.
Будут отображены заголовки столбцов файла источника.
Совет

Образец файла не сохраняется как часть сопоставления данных. Образец данных необходимо загружать при каждом изменении сопоставления данных.
5.
Сопоставьте каждый заголовок столбца исходного файла с атрибутом Microsoft Dynamics CRM. a.
В разделе Источник выберите заголовок столбца исходного файла из столбца Заголовки столбцов. b.
Выберите атрибут из отображенных в списке атрибутов Microsoft Dynamics CRM, для которых не выполнено сопоставление.
Внимание! Все обязательные атрибуты должны быть сопоставлены. Для определения несопоставленных обязательных атрибутов в области Целевой объект выберите Бизнес-
требование в поле Несопоставленные атрибуты. c.
Щелкните кнопку Карта.
Советы

Чтобы изменить сопоставление, щелкните исходное значение, а затем щелкните кнопку Отменить.

Чтобы пропустить значения столбца во время импорта, щелкните заголовок исходного столбца, а затем щелкните кнопку Пропустить.

Для сопоставления одного исходного столбца нескольким атрибутам

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
95
Microsoft Dynamics CRM выберите один атрибут и щелкните кнопку Карта, затем выберите другой атрибут и щелкните кнопку Карта еще раз.

Атрибуты Дата создания и Дата изменения не могут быть импортированы, поэтому они не появляются в целевом списке атрибутов.
6.
При выборе любых атрибутов раскрывающегося списка Microsoft Dynamics CRM, сопоставьте все значения в каждом списке. Если атрибуты раскрывающегося списка не выбирались, перейдите к следующему шагу. a.
В разделе Сопоставления щелкните Значения списка. b.
В разделе Атрибуты списка выберите заголовок столбца исходного файла из столбца
Заголовки столбцов. c.
В разделе Соответствующие значения списка для каждого элемента столбца
Источник Тип записи выберите значение из списка Значение Microsoft Dynamics CRM, а затем щелкните кнопку Карта. Сопоставленное значение появится в столбце Целевой
объект Тип записи. d.
В дополнение ко всем значениям образца файла необходимо указать целевое значение
Microsoft Dynamics CRM для строк исходных данных, которые не содержат данных в атрибуте (пустых) и для строк, содержащих несопоставленные данные.
Например, при импорте интересов можно сопоставить все пустые или несопоставленные значения в столбце Оценка со значением низкая.

Советы

Если список значений образца файла не появляется в списке, в разделе
Сопоставления щелкните Атрибуты и снова загрузите исходный образец файла.

Если требуются дополнительные значения списка в Microsoft Dynamics CRM, свяжитесь с системным администратором или специалистом по настройке системы. Дополнительная информация: «Запрос на изменения интерфейса пользователя».

После сопоставления значения можно его изменять на другое значение.
Однако отменить сопоставление нельзя.
7.
Щелкните кнопку Сохранить или Сохранить и закрыть.

96
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
ПРОСМОТР ВЫПОЛНЕНИЯ И РЕЗУЛЬТАТОВ ИМПОРТА, КОРРЕКЦИЯ ОШИБОК
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
Необходимо дождаться завершения выполнения задания импорта, после чего можно будет устранить неполадки. Если в Мастере импорта выбрано получение уведомлений по электронной почте, то после завершения операции импорта вы получите сообщение по электронной почте.
1.
В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните
Импорты.
Отслеживание хода выполнения импорта.
Чтобы отслеживать состояние импорта, просмотрите значения в столбце Состояние. В нем последовательно будут отображаться значения Отправлено, Разбор, Преобразование, Импорт,
Завершено.
Эти значения соответствуют трем стадиям любой операции импорта: анализ файла, преобразование данных и импорт данных.
Чтобы получить подробные сведения о ходе операции импорта, дважды щелкните запись задания импорта, а затем в разделе Сведения щелкните Системные задания. Для каждой стадии импорта создается одно системное задание.
Совет. Чтобы обновить состояние, щелкните кнопку Обновить
2.
После завершения операции импорта просмотрите сводные данные, где указано количество созданных записей и количество записей, содержащих ошибки.
3.
Чтобы открыть запись импорта для просмотра записей, которые не удалось импортировать, дважды щелкните запись импорта.
4.
Для просмотра успешно импортированных строк в разделе Сведения щелкните Типы
записей Создано.
5.
Для просмотра строк, которые не были импортированы, в разделе Сведения щелкните Сбои.
Чтобы экспортировать строки, которые не удалось импортировать, в новый CSV-файл, щелкните Экспорт
строк ошибок. Прежде чем импортировать этот файл, в нем можно исправить ошибки.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
97
РАБОТА С СОПОСТАВЛЕНИЕМ ДАННЫХ
СОЗДАНИЕ СОПОСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ С ИМПОРТОМ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на выполнение общих задач».
Сопоставления данных, создаваемые для импорта данных, отличаются от сопоставлений данных, которые используются при миграции данных. Нельзя использовать сопоставления данных, создаваемые при миграции, в Мастере импорта данных.
1.
В области переходов щелкните Параметры, затем Управление данными, а затем
Сопоставления данных.
2.
Чтобы изменить сопоставление данных, дважды щелкните его.
– ИЛИ –
Для создания нового сопоставления данных в панели инструментов «Действия» щелкните
Создать, введите имя и выберите тип записи, который будет использоваться в сопоставлении.
3.
Создайте образец CSV-файла, содержащий следующие элементы.

Строку заголовков, содержащая все заголовки столбцов, которые могут быть включены в исходный файл при планировании импорта.

Строки данных, содержащие данные для каждого атрибута раскрывающегося списка
Microsoft Dynamics CRM. Например, при импорте интересов данные исходного интереса хранятся в раскрывающемся списке Источник интереса в Microsoft Dynamics
CRM. Может понадобиться одна строка данных, включающая все доступные сведения об источнике интереса, такие как запросы через веб-узлы, выставки и реклама.
Совет

Один из способов создания такого файла – это использование файла, предназначенного для импорта, в качестве файла-образца. Размер образца не должен превышать 50 КБ.
4.
Загрузите образец файла, выполнив следующие действия:

98
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide a.
Щелкните Атрибуты, а затем щелкните кнопку Загр. образец данных. b.
Нажмите Обзор, выберите CSV-файл, нажмите Открыть и затем щелкните кнопку ОК.
Будут отображены заголовки столбцов файла источника.

Совет

Образец файла не сохраняется как часть сопоставления данных. Образец данных необходимо загружать при каждом изменении сопоставления данных.
5.
Сопоставьте каждый заголовок столбца исходного файла с атрибутом Microsoft Dynamics CRM. a.
В разделе Источник выберите заголовок столбца исходного файла из столбца
Заголовки столбцов. b.
Выберите атрибут из отображенных в списке атрибутов Microsoft Dynamics CRM, для которых не выполнено сопоставление.
Внимание! Все обязательные атрибуты должны быть сопоставлены. Для определения несопоставленных обязательных атрибутов в области Целевой объект выберите Бизнес-
требование в поле Несопоставленные атрибуты. c.
Щелкните кнопку Карта.

Советы

Чтобы изменить сопоставление, щелкните исходное значение, а затем щелкните кнопку Отменить.

Чтобы пропустить значения столбца во время импорта, щелкните заголовок исходного столбца, а затем щелкните кнопку Пропустить.

Для сопоставления одного исходного столбца нескольким атрибутам
Microsoft Dynamics CRM выберите один атрибут и щелкните кнопку Карта, затем выберите другой атрибут и щелкните кнопку Карта еще раз.

Атрибуты Дата создания и Дата изменения не могут быть импортированы, поэтому они не появляются в целевом списке атрибутов.
6.
При выборе любых атрибутов раскрывающегося списка Microsoft Dynamics CRM сопоставьте все значения в каждом списке. Если атрибуты раскрывающегося списка не выбирались, перейдите к следующему.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
99 a.
В разделе Сопоставления щелкните Значения списка. b.
В разделе Атрибуты списка выберите заголовок столбца исходного файла из столбца
Заголовки столбцов. c.
В разделе Соответствующие значения списка для каждого элемента столбца
Источник Тип записи выберите значение из списка Значение Microsoft Dynamics CRM, а затем щелкните кнопку Карта. Сопоставленное значение появится в столбце Целевой
объект Тип записи. d.
В дополнение ко всем значениям образца файла, необходимо указать целевое значение Microsoft Dynamics CRM для строк исходных данных, которые не содержат данных в атрибуте (пустые) и для строк, содержащих несопоставленные данные.
Например, при импорте интересов можно сопоставить все пустые или несопоставленные значения в столбце Оценка со значением низкая.

Советы

Если список значений образца файла не появляется в списке, в разделе
Сопоставления щелкните Атрибуты и снова загрузите исходный образец файла.

Если требуются дополнительные значения списка в Microsoft Dynamics CRM, свяжитесь с системным администратором или специалистом по настройке системы. Дополнительная информация: «Запрос на изменения интерфейса пользователя»

После сопоставления значения можно его изменять на другое значение.
Однако отменить сопоставление нельзя.
7.
Щелкните кнопку Сохранить или Сохранить и закрыть.
ЭКСПОРТ СОПОСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
1.
В области переходов щелкните Параметры, затем Управление данными, а затем
Сопоставления данных.

100
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
2.
В панели инструментов «Действия» щелкните кнопку Экспорт
3.
В диалоговом окне Загрузка файла нажмите Открыть или Сохранить.
Примечания

Сопоставления данных, создаваемые для импорта данных, отличаются от сопоставлений данных, которые используются при миграции данных. Сопоставления данных, создаваемые при миграции, нельзя использовать в Мастере импорта данных.

Экспортированные XML-файлы, содержащие сопоставления данных, можно изменять вручную.
Полный синтаксис можно найти в документе «Пакет средств разработки Microsoft Dynamics CRM
4.0», в разделе, посвященном схеме сопоставления данных.
ИМПОРТ СОПОСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
1.
В области переходов щелкните Параметры, затем Управление данными, а затем
Сопоставления данных.
2.
В панели инструментов «Действия» щелкните кнопку Импорт.
3.
В диалоговом окне Импорт схемы данных введите имя импортируемого файла или нажмите
Обзор для поиска файла, затем щелкните кнопку ОК. Сопоставление данных должно представлять собой созданный в правильном формате и допустимый XLM-файл.
Примечания

Сопоставления данных, создаваемые для импорта данных, отличаются от сопоставлений данных, которые используются при миграции данных. Сопоставления данных, создаваемые при миграции, нельзя использовать в Мастере импорта данных.

Экспортированные XML-файлы, содержащие сопоставления данных, можно изменять вручную.
Полный синтаксис можно найти в документе «Пакет средств разработки Microsoft Dynamics CRM
4.0», в разделе, посвященном схеме сопоставления данных.
Совет
Если создается сопоставление данных, которое будет полезно другим пользователям организации, можно разрешить к нему общий доступ. Дополнительная информация: «Совместное использование или назначение записей».
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   42


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал