Руководство пользователя Microsoft Dynamics crm 0 руководство пользователя



Pdf просмотр
страница4/42
Дата29.11.2016
Размер5.11 Mb.
Просмотров7523
Скачиваний0
ТипРуководство пользователя
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   42
Тема. Введите понятное описание, которое поможет отличить данное действие от всех остальных. По умолчанию действия сортируются именно по этому полю, поэтому указывать тему обязательно. Поле не имеет отношения к Subjects — иерархическому списку категорий, используемых для организации информации, сосредоточенной в Microsoft
Dynamics CRM.

В отношении. Это поле задает связь действия с какой-либо записью, из которой затем можно будет просматривать данное действие. Поле автоматически заполняется при создании действий из записи.

Ответственный. Здесь указывается, какой пользователь является владельцем действия. По умолчанию устанавливается пользователь, который создал действие.

Длительность. Если это действие относится к обращению, убедитесь, что время, потраченное на действие, было введено в это поле. Если обращение привязано к строке контракта, продолжительность всех действий по этому обращению подсчитывается и обновляется автоматически в соответствующем активном контракте. Итог, включающий промежуточные итоги по всем обращениям, относящимся к этому контракту, перед выставлением счета клиенту может быть скорректирован вручную. Максимальная длительность встречи или действия сервиса составляет 10 дней.

Срок. Введите дату и время предполагаемого выполнения или завершения действия. При просмотре действий можно быстро выполнять сортировку по полю Срок .
Совет
Чтобы автоматически обновлять поле «В отношении» информацией из записи, щелкните кнопку Развернуть в правой панели, открыв Область «Помощник по созданию форм», а затем выберите запись.
5.
У некоторых действий также есть следующие необязательные поля.

Отправитель. Эти поля можно использовать для регистрации того пользователей внутри организации, инициировавших исходящее обращение на обмен данными. В качестве альтернативы, если это входящее обращение на обмен данными от пользователя, можно выбрать интерес, организацию или контакт, инициировавших этот обмен данными. В качестве отправителя требуются действительные организация, контакт или интерес
Microsoft Dynamics CRM, но это также может быть и пользователь Microsoft Dynamics CRM.
По умолчанию в этом поле содержится имя пользователя, создавшего действие.

Получатель. Обычно это контакт, клиент, потенциальный клиент или пользователь
Microsoft Dynamics CRM, который был получателем коммуникации.

Категория, Подкатегория. Эти текстовые поля можно использовать, чтобы назначить действию категорию или подкатегорию, по которым можно сортировать или просматривать действия.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
45 6.
Щелкните Сохранить или Сохранить и закрыть.
Совет
Если действие уже завершено, в меню Файл щелкните Сохранить как завершенное.
Примечания

Чтобы создать одно действие для многих записей, используйте быструю кампанию.
Дополнительная информация: «Работа с быстрыми кампаниями».

Нельзя одновременно редактировать несколько действий.

Нельзя планировать вложенные действия.

Нельзя редактировать закрытые действия.

Нельзя сменить тип действия.

В клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook нельзя установить напоминания для факсов, телефонных звонков, сообщений электронной почты, писем или кампаний, созданных в веб-клиенте или в клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook.

Если длительность действия составляет более 60 мин (1 ч), вводимое вами время переводится в часы. При сохранении действия это значение округляется для просмотра, если отображается значение 100 и более часов. Точное значение продолжительности действия в минутах хранится в базе данных, и используется для подсчета времени при выставлении счетов.

Записи о письмах и факсах создаются при отправлении или получении писем и факсов. Когда вы создаете действие, вы присоединяете письмо или факс, например, в формате Microsoft Office
Word, к записи. Используя слияние почты, вы можете включать в письма данные Microsoft
Dynamics CRM. Дополнительная информация: «Создание документов и сообщений, подготовленных для клиентов».
СОЗДАНИЕ И ОТПРАВКА СООБЩЕНИЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ИЗ ВЕБ-КЛИЕНТА
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на действие электронной почты».
Создавать и отправлять электронную почту можно при помощи области Действия в Microsoft Dynamics
CRM. Сообщения электронной почты, отправленные из Microsoft Dynamics CRM, не отображаются в папке Microsoft Dynamics CRM программы Microsoft Office Outlook.
1.
Запустите Microsoft Dynamics CRM 4.0.
2.
В панели переходов щелкните Рабочую область, затем щелкните Действия.
3.
В панели инструментов Действия щелкните Создать.

46
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
4.
В диалоговом окне Создать действие щелкните Электронная почта, затем щелкните OK.
5.
На вкладке Электронная почта введите следующую информацию.

От. Найдите и выберите имя отправителя.

Кому. Найдите и выберите получателя (получателей). Можно выбрать запись из списка, отобранного в «Помощник по созданию форм», или, щелкнув кнопку Начать поиск
, произвести поиск других записей.

Тема. Наберите здесь тему сообщения электронной почты.

Длительность. Это поле необязательно, но если вы контролируете количество времени, затраченного на обращения, и данное сообщение связано с обращением, введите здесь количество времени, потраченное на создание сообщения.

Срок. Если вы не хотите, чтобы сообщение было отправлено немедленно, введите здесь дату, когда сообщение необходимо закончить и отправить. Сообщение не будет автоматически отправлено.

Введите любую дополнительную информацию. Для форматирования используйте панель инструментов Форматирование. Вводить в поле сообщения теги HTML или вставлять изображения нельзя.
Совет

Для того, чтобы использовать такие возможности, как проверку орфографии и расширенное форматирование, вы можете подготовить текст при помощи Microsoft
Office Word. Если подготовленный вами текст набран через два интервала, вы можете изменить интерлиньяж на одинарный, нажав в Microsoft Dynamics CRM клавиши SHIFT+ENTER.

Вы можете включить в текст изображения, которые находятся на открытых веб- сайтах. Скопируйте из Microsoft Internet Explorer адрес изображения с открытого веб- сайта, и включите его в ваше сообщение. Получатель увидит в письме изображение, если у него есть доступ к веб-сайту, на котором оно размещено.
К сообщению электронной почты можно также присоединить статью базы знаний, шаблон или файл.
Чтобы присоединить статью: a.
Чтобы найти и присоединить статью, на панели инструментов Formatting, щелкните
Вставить статью базы знаний. b.
На вкладке Поиск укажите условия или критерии поиска статьи. c.
Выберите в списке результатов нужную вам статью и щелкните OK. Статья появится в теле вашего письма. d.
Продолжите набор текста письма или отредактируйте статью.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
47
Чтобы присоединить шаблон сообщения электронной почты: a.
Чтобы найти и присоединить шаблон, щелкните Вставка шаблона. b.
В диалоговом окне Вставка шаблона выберите нужный вам шаблон. Вы можете использовать как глобальный шаблон, так и шаблон, специально предназначенный для типу получателя — например, клиент или потенциальный клиент. c.
Щелкните OK. Ваше сообщение электронной почты, включая тему сообщения, будет обновлено в соответствие с шаблоном. d.
Наберите свой текст или отредактируйте текст шаблона. Эти изменения не повлияют на сам шаблон.
Чтобы присоединить файл: a.
Сохраните действие. b.
На вкладке Вложения щелкните Создать вложение электронной почты. c.
В диалоговом окне Добавить вложение напечатайте в поле Имя файла имя файла, или щелкните Обзор чтобы найти файл, который вы хотите присоединить. d.
Щелкните Вложить.
Чтобы отправить сообщение немедленно, щелкните Отправить. Сообщение будет отправлено, а в области Журнал появится новое закрытое действие, в поле Тема которой будет значиться номер соответствующего сообщения, а в поле Фактическое окончание — дата отправки сообщения.
– ИЛИ –
Чтобы отправить сообщение позже, щелкните Сохранить и закрыть. В области Действия появится новое черновое действие. Черновые сообщения можно удалять.
Чтобы отправить сообщение, откройте в списке действий сообщение электронной почты и щелкните Отправить.
Важно
После того как вы сохранили свое сообщение электронной почты в виде действия Microsoft Dynamics
CRM, его сможет прочитать любой, кто имеет доступ к вашим действиям Microsoft Dynamics CRM.
Примечания

Дату отправки сообщения электронной почты можно увидеть в списке Действия. Дата в поле
Фактическая дата окончания — это дата отправки сообщения и закрытия действия.

48
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Можно отвечать на сообщения электронной почты или пересылать их, но нельзя отправить вторично. Чтобы ответить только отправителю, На панели инструментов Действия щелкните
Ответить. Чтобы ответить отправителю и отправить копии ответа всем, кто получил сообщение, щелкните Ответить всем. Чтобы переслать сообщение кому-либо еще, щелкните
Переадресация и затем выберите новых получателей.

В Microsoft Dynamics CRM нет встроенной программы проверки орфографии. Если вам необходимо такое решение, оно может быть доступно у независимых разработчиков.
Используйте Microsoft Dynamics CRM Solution Finder для получения дополнительной информации.
ЗАКРЫТИЕ ДЕЙСТВИЯ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на выполнение общих задач».
Следующие типы действий могут быть закрыты:

Задания

Факсы

Телефонные звонки

Письма

Встречи

Сервисные действия

Действия кампаний
Если только действие не создано по ошибке, лучше закрыть его или изменить его тип, чем удалять.
Закрытые или преобразованные действия позже можно увидеть для справки, также их можно использовать для создания отчетов об успехах действий.
1.
Перейдите к записям действий. В Области переходов щелкните Рабочую область, затем под
Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –
Чтобы работать с действиями, связанными с записью, откройте запись, затем щелкните
Действия. a.
Откройте нужное действие.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
49 b.
В меню Действия щелкните Закрыть тип действия. Например, в записи типа Задача щелкните Закрыть задачу. c.
В диалоговом окне подтверждения выберите из списка Состояние необходимое состояние, такое как Завершено или Отменено, затем щелкните OK.
Примечания

После того, как действие закрыто, его больше нельзя редактировать и открывать.

Просматривать закрытые действия можно следующими способами: o
В списке Действия выбрать просмотр Закрытые действия. o
Указать нужное Состояние действия в критериях расширенного поиска. o
Из записи типа «организация», «контакт», «интерес» или «Возможность под Сведения щелкните Журнал. В списках Фильтр по и Включить выберите необходимые возможности просмотра.

Нельзя сразу закрыть несколько действий.

Закрыть сообщение электронной почты можно, только отправив его. Если программа Microsoft
Dynamics CRM не настроена и не используется для отправки или приема электронной почты, то щелкнув Отправить, вы просто закроете действие, но не отправите сообщение.
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ДЕЙСТВИЯ В ВОЗМОЖНОСТЬ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на выполнение общих задач».
Можно преобразовывать следующие виды действий:

Факсы

Телефонные звонки

Электронная почта

Письма

Встречи
1.
Перейдите к записям действий. В Области переходов щелкните Рабочую область, затем под
Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –

50
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Чтобы работать с действиями, связанными с записью, откройте запись, затем щелкните
Действия.
2.
Откройте нужное действие.
3.
В панели инструментов Действия, щелкните Преобразовать действия, затем щелкните В
возможности.
4.
В диалоговом окне Преобразовать действие в возможную сделку введите информацию в следующие поля:

Клиент. Щелкните кнопку Начать поиск
, чтобы выбрать клиента или создать нового клиента.

Исходная кампания. Щелкните Начать поиск, если вы хотите связать исходную кампанию с действием.

Другие действия. По умолчанию, выполняя преобразование действия, Microsoft
Dynamics CRM автоматически производит следующие операции: o
Закрывает действие как завершенное. o
Открывает новую возможность. o
Создает отзыв на кампанию, основанный на информации возможности. Важно: если вы преобразуете действие в возможность, не связанную с исходной кампанией, снимите флажок Запись закрытого контракта от кампании.
Сняв соответствующие флажки, можно изменить набор операций.
5.
В диалоговом окне Преобразовать действие в возможную сделку щелкните OK.
6.
Щелкните Сохранить или Сохранить и закрыть.
Примечание
Исходное действие становится связанным с новой возможностью. Если действие открыто, оно появится в списке Действия для данной возможности. Если действие закрыто, оно появится в списке Журнал.
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ДЕЙСТВИЯ В ОБРАЩЕНИЕ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на выполнение общих задач».
1.
Перейдите к записям действий. В Области переходов щелкните Рабочую область, затем под
Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –
Чтобы работать с действиями, связанными с записью, откройте запись, затем щелкните
Действия.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
51 2.
Откройте нужное действие.
Можно преобразовывать следующие виды действий:

Факсы

Телефонные звонки

Электронная почта

Письма

Встречи
3.
В панели инструментов Действия, щелкните Преобразовать действия, затем щелкните В
возможности.
4.
В диалоговом окне Преобразовать действие в возможную сделку введите информацию в следующие поля:

Клиент. Щелкните кнопку Начать поиск
, чтобы выбрать клиента или создать нового клиента.

По умолчанию, выполняя преобразование действия, Microsoft Dynamics CRM автоматически производит следующие операции: o
Закрывает действие как завершенное. o
Открывает новое обращение.
Сняв соответствующие флажки, можно изменить набор операций.
5.
В диалоговом окне Преобразовать действия в обращение щелкните OK.
Примечание
Исходное действие становится связанным с новой возможностью. Если действие открыто, оно появится в списке Действия для данной возможности. Если действие закрыто, оно появится в списке Журнал.
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В ИНТЕРЕС
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
1.
Перейдите к записям действий. В Области переходов щелкните Рабочую область, затем под
Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –

52
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Чтобы работать с действиями, связанными с записью, откройте запись, затем щелкните
Действия.
2.
Откройте нужную действие.
3.
В панели инструментов Действия, щелкните Преобразовать действия, затем щелкните В
интерес.
4.
В диалоговом окне Преобразовать объект «Электронная почта» в интерес введите информацию в следующие поля:

Имя

Фамилия

Компания

Электронная почта
По умолчанию, выполняя преобразование действия, Microsoft Dynamics CRM автоматически производит следующие операции:

Открывает новый интерес после преобразования, если для этого есть вся необходимая информация. В противном случае этого не происходит.

Закрывает форму сообщения электронной почты.
Сняв соответствующие флажки, можно изменить набор операций.
5.
Щелкните OK.
Примечания

Исходная действие становится связано с новым интересом. Если действие открыто, оно появится в списке Действия для данной возможности. Если действие закрыто, оно появится в списке Журнал.

Значок в списке Действия изменится.
НАЗНАЧЕНИЕ ДЕЙСТВИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ ИЛИ ОЧЕРЕДИ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Если кнопка Назначить не видна на панели инструментов, у вас нет допуска на выполнение данной операции. Чтобы проверить ваш допуск к той или иной записи, откройте запись, щелкните кнопку Меню «Файл»
, затем щелкните Свойства.
Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач»
1.
Перейдите к записям действий. В Области переходов щелкните Рабочую область, затем под
Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
53
Чтобы работать с действиями, связанными с записью, откройте запись, затем щелкните
Действия.
2.
Откройте нужное действие.
Если вы хотите выбрать более одной записи:

Щелкая записи, которые вы хотите выбрать, удерживайте клавишу CTRL.

Выбирая несколько записей подряд, щелкните первую из них, нажмите клавишу
SHIFT и щелкните последнюю.

Включите флажок Выбрать или очистить все записи на этой странице, чтобы выбрать все записи на странице.
Веб-клиент Microsoft Dynamics CRM по умолчанию отображает 50 записей на страницу. Это значение можно увеличить, чтобы иметь возможность выбирать больше записей одновременно. Чтобы вывести до 250 записей на страницу:
1.
В меню Сервис выберите команду Параметры.
2.
На вкладке Общие сведения в списке Число записей на странице выберите количество записей на страницу.
3.
Щелкните OK.
Новый параметр будет использоваться для всех списков записей. Если это замедляет работу программы, вы можете вернуться к прежнему параметру, когда отпадет необходимость в одновременном отображении большого числа записей.
3.
В панели инструментов Действия, щелкните кнопку Назначить
4.
В диалоговом окне Назначить списку ожидания или пользователю наберите полностью или частично имя пользователя или очереди, затем щелкните кнопку Начать поиск
5.
В диалоговом окне Поиск в записях, в списке Просмотреть, выберите тип записи, которую вы хотите найти.
6.
В поле Поиск записей наберите несколько первых букв имени записи, затем щелкните кнопку
Найти
7.
В списке записей щелкните запись, чтобы ее выбрать, затем щелкните кнопку Добавить
выбранные записи чтобы добавить запись к списку Выбранные записи, затем щелкните
OK.
8.
В форме Пользователь или списки ожидания щелкните OK.
ДОБАВЛЕНИЕ ЗАМЕТКИ ИЛИ ПРИСОЕДИНЕНИЕ ФАЙЛА
ДОБАВЛЕНИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ ИЛИ УДАЛЕНИЕ ЗАМЕТКИ

54
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на выполнение общих задач».
Типы записей, к которым можно добавлять заметки:

Организации

Встречи

Кампании

Контракты от кампаний

Обращения

Конкуренты

Контакты

Контракты

Факсы

Интересы

Письма

Маркетинговые списки

Возможности

Телефонные звонки

Продукты

Сервисные действия

Задания
1.
Откройте нужную запись.
2.
Щелкните вкладку Примечания, или:

Для формы сообщения электронной почты щелкните вкладку Вложения.

Для формы Сервисная активность щелкните вкладку Сервисная активность.

Для формы Обращение щелкните вкладку Примечания и статьи.
3.
Чтобы добавить заметку, щелкните Щелкните здесь для добавления примечания.
– ИЛИ –
Чтобы открыть и редактировать заметку, дважды щелкните статусную строку над заметкой, или щелкните правой кнопкой мыши заметку, а затем щелкните Открыть.
4.
В форме Примечание можно внести необходимые изменения в следующие поля:

Заголовок. Меняет заголовок заметки. Длина заголовка должна быть не более 64 символов.
Заголовки не отображаются в списке заметок.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
55

Содержание примечания. Добавить, удалить или изменить содержание заметки.

В отношении. Открыть и отредактировать действие или запись, с которой связана заметка.

Вложенный файл. Присоединить или отсоединить файл. Наберите имя файла в поле Имя
файла, или щелкните Обзор, чтобы найти файл, который необходимо присоединить, затем щелкните Вложить.
Советы

У заметки не может быть более одного присоединенного файла, поэтому если необходимо прикрепить более одного файла, создайте отдельную заметку для каждого файла.

Максимальный размер файла, который можно прикрепить к записи, определяет системный администратор. Дополнительная информация: «Диалоговое окно
Системные параметры, вкладка Электронная почта».

Щелкните Сохранить или Сохранить и закрыть.
Советы

Чтобы вставить в заметку текст из Буфера обмена, откройте заметку и нажмите CTRL+V.

Чтобы использовать в заметке знак табулятора, скопируйте текст с табулятором из любого файла, и вставьте его нажатием CTRL+V в заметку.
Примечание
Чтобы удалить заметку, дважды щелкните статусную строку заметки, чтобы открыть ее, а затем в меню



Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   42


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал