Руководство пользователя Microsoft Dynamics crm 0 руководство пользователя


Параметры. 3.В диалоговом окне Настройка личных параметров



Pdf просмотр
страница36/42
Дата29.11.2016
Размер5.11 Mb.
Просмотров7377
Скачиваний0
ТипРуководство пользователя
1   ...   32   33   34   35   36   37   38   39   ...   42
Параметры.
3.
В диалоговом окне Настройка личных параметров на вкладке Синхронизация можно выбрать типы записей для синхронизации.

Встречи с моим участием Выберите этот параметр, если нужно синхронизировать встречи и действия сервиса, в которых пользователь принимает участие, при условии, что он подтвердил свое участие.

Мои задачи Выберите этот параметр, если нужно синхронизировать задачи в Microsoft
Dynamics CRM, для которых пользователь является ответственным.

Контакты Выберите этот параметр, если нужно синхронизировать контакты в Microsoft
Dynamics CRM, для которых пользователь является ответственным. Контакт, удаляемый ответственным за него пользователем из Microsoft Dynamics CRM или Microsoft
Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook , не удаляется из другого приложения.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
51

Мои звонки Выберите этот параметр, если нужно синхронизировать телефонные звонки, для которых пользователь является ответственным в Microsoft Dynamics CRM.

Мои письма Выберите этот параметр, если нужно синхронизировать письма, для которых пользователь является ответственным в Microsoft Dynamics CRM.

Мои факсы Выберите этот параметр, если нужно синхронизировать факсы, для которых пользователь является ответственным в Microsoft Dynamics CRM.
4.
Если требуется вставить названия компаний из контактов Microsoft Office Outlook, выберите
Обновление полей организации с именами родительских учетных записей. Внимание! Этот параметр влияет только на вновь отслеживаемые контакты. Будущие изменения не синхронизируются.
5.
Если клиент Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook выполняется на нескольких компьютерах, выберите данный компьютер в качестве синхронизирующего клиента.
6.
Если организация разрешит, то можно задать периодичность обновления элементов системы
Microsoft Dynamics CRM в папках клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook:

Синхронизировать элементы CRM в моих папках Microsoft Office Outlook каждые
Выберите этот параметр и задайте количество минут. Можно увеличить период времени между синхронизациями элементов в папках клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook . Минимальный интервал между синхронизациями устанавливается администратором.
7.
Укажите, каким образом следует обрабатывать повторяющиеся записи при синхронизации:

Создать дубликаты Этот параметр позволяет создавать записи, даже если в основных полях содержатся те же данные.Дополнительная информация: «Предотвращение дублирования записей».

Не создавать дубликаты Этот параметр запрещает создавать записи, если в основных полях содержатся те же данные.
8.
Чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно, щелкните кнопку ОК.
НАСТРОЙКА АДРЕСНОЙ КНИГИ MICROSOFT DYNAMICS CRM ДЛЯ MICROSOFT
OFFICE OUTLOOK
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».

52
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Можно выбрать способ управления адресной книгой в Microsoft Office Outlook и Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook , а также частоту синхронизации между приложениями. Эта вкладка недоступна в веб-приложении.
1.
Запустите Microsoft Office Outlook. (Должен быть установлен Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook.)
2.
В строке меню Microsoft Dynamics CRM щелкните кнопку Параметры.
3.
В диалоговом окне Настройка личных параметров на вкладке Адресная книга можно выбрать способ синхронизации контактов и других типов записей, а также установить или отменить привязку получателей электронной почты к записям Microsoft Dynamics CRM.
4.
По умолчанию адресная книга Outlook синхронизируется с адресной книгой Microsoft Dynamics
CRM каждые 24 часа. Интервал можно изменить, если это разрешено политикой организации.
Для этого введите число от 1 до 60. Минимальный интервал между синхронизациями устанавливается администратором.
5.
Чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно, щелкните кнопку ОК.
Примечание
Если необходимо синхронизировать адресную книгу вручную, синхронизируйте Microsoft Dynamics CRM вручную. В Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook выберите в меню Строка меню Microsoft
Dynamics CRM пункт Синхронизировать Outlook с CRM.
НАСТРОЙКА ФИЛЬТРОВ ДАННЫХ ДЛЯ АВТОНОМНОГО РЕЖИМА
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности.
Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
Используя локальные группы данных, можно определить, какие данные будут обрабатываться в автономном режиме. В системе предусмотрены встроенные локальные группы данных, которые можно изменить.
Совет

Можно установить личные параметры таким образом, чтобы

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
53 фильтры всегда открывались в Простом или Подробном режиме.
1.
В строке меню CRM клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook щелкните Изменение локальных групп данных.
2.
В диалоговом окне Локальные данные на вкладке Группа данных откройте группу данных, которую следует изменить. Для создания новой группы данных в панели операций щелкните кнопку Создать.
На вкладке Группа данных перечислены условия существующих групп данных, сгруппированные по типам записей, которые используются в фильтрах, например Конкурент или Обращения. В каждой строке представлен один набор условий фильтрации и содержится три столбца: поле, используемое при фильтрации (например, Организация или Город), оператор отношения (например, Равно или Содержит) и значение, по которому выполняется фильтрация (например, Открыть).
3.
Чтобы внести изменения в строку условий фильтрации, щелкните поле и выберите другое поле, или щелкните оператор отношения и выберите другой оператор, или щелкните значение и введите новое значение. Для некоторых значений можно щелкнуть кнопку Выбрать значения
, чтобы открыть диалоговое окно Выбор
значений и выбрать требуемое значение.
4.
Как добавить строку условий: a.
В области для типа записей, к которому относится поле, щелкните Выбрать и укажите поле, по которому будет выполняться фильтрация. b.
Щелкните оператор отношения и выберите оператор. c.
Щелкните Введите значение и введите значение для выполнения фильтрации.
Для некоторых значений можно щелкнуть кнопку Выбрать значения
, чтобы открыть диалоговое окно Выбор значений и выбрать требуемое значение.
5.
Чтобы сгруппировать условия, необходимо выбрать не менее двух строк для одного типа записи. Например, Этап продажи и Предполагаемый доход являются значениями поля в типе записей Возможная сделка, и две строки условий фильтрации для этих полей могут быть сгруппированы. Однако строки со значениями полей из различных типов записей, например типов записей Бизнес-партнер и Возможная
сделка, сгруппировать нельзя. a.
Чтобы сгруппировать строки, в режиме сведений щелкните кнопку меню
«Параметры» для каждой нужной строки, а затем щелкните Выбрать
строку. b.
В панели фильтрации выберите Группировка И или Группировка ИЛИ.

54
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide c.
Чтобы удалить строку из группы, щелкните кнопку меню «Параметры» для этой строки, а затем щелкните кнопку Удалить. d.
Чтобы выбрать группу, щелкните кнопку меню «Параметры» для этой группы, а затем щелкните Выбрать группу. e.
Чтобы добавить условие в группу, щелкните кнопку меню «Параметры» для группы, щелкните Добавить предложение, а затем выберите поле, оператор отношения и значение. f.
Чтобы отменить выбор группы, щелкните кнопку меню «Параметры» для этой группы, а затем щелкните Отменить выбор группы . g.
Чтобы отменить группирование, щелкните кнопку меню «Параметры» для группы, а затем щелкните Разгруппировать. h.
Чтобы изменить группу Группировка И на группу Группировка ИЛИ или группу
Группировка ИЛИ на группу Группировка И, щелкните кнопку меню
«Параметры» для группы, а затем щелкните Изменить на ИЛИ или
Изменить на И.
Советы

Чтобы очистить все условия и начать с начала, в панели фильтрации щелкните кнопку
Снять, а затем щелкните Подтвердить.

Чтобы удалить строку, щелкните кнопку меню «Параметры» для строки, а затем щелкните Удалить.

Чтобы скрыть строку в простом режиме, в режиме сведений щелкните кнопку меню
«Параметры» для нужной строки, а затем щелкните Скрыть в простом режиме.

Если при просмотре условий фильтрации в простом режиме имеется скрытая строка и вы хотите снова показать эту строку, в режиме сведений необходимо щелкнуть кнопку
меню «Параметры» для строки, а затем щелкнуть Показать в простом режиме.
РУЧНАЯ СИНХРОНИЗАЦИЯ С MICROSOFT OFFICE OUTLOOK
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
В Microsoft Office Outlook и Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook проводится периодическая

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
55 синхронизация связанных данных. В личных параметрах можно изменить частоту синхронизации данных и указать, какие данные следует синхронизировать.
Дополнительная информация: «Настройка личных параметров».
Связанные данные можно обновить вручную с помощью следующей процедуры. При выполнении этой процедуры не происходит переход в автономный режим или обновление данных, полученных в автономном режиме.
1.
В Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook в строке меню CRM щелкните
Синхронизировать Outlook с CRM.
2.
В диалоговом окне Синхронизация данных Microsoft Dynamics CRM щелкните кнопку
Сведения, чтобы видеть ход выполнения синхронизации. Можно просматривать данные на следующих вкладках:

Задачи. На этой вкладке содержатся данные о числе синхронизируемых записей и действий.

Ошибки. Эта вкладка содержит описания всех ошибок, возникших в ходе процесса синхронизации, что позволяет их исправить.
Примечания

Для просмотра задач и ошибок, встретившихся в ходе последней синхронизации, в строке меню
CRM щелкните Ход синхронизации.

При получении сообщения об ошибке "Сервер CRM не найден" проверьте подключение к
Интернету и работоспособность сервера Microsoft Dynamics CRM, затем повторите попытку.

Повторяющиеся записи не обнаруживаются при работе в автономном режиме. Обнаружение повторяющихся записей также может выполняться при синхронизации либо при подключении к сети.
Решение проблемы возможных повторяющихся записей.
1.
Если система обнаруживает, что запись может оказаться повторяющейся, вместо сохранения записи появляется диалоговое окно Обнаружены
повторяющиеся данные.
2.
Чтобы открыть запись и убедиться, что она может оказаться повторяющейся, дважды щелкните запись в списке Возможные повторяющиеся записи.

Если правилом обнаружения повторяющихся записей определены возможные повторяющиеся записи в других типах записей, просмотрите записи из каждого указанного типа.

56
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
3.
Если новая или обновленная запись не является повторяющейся, то для создания новой записи щелкните кнопку Сохранить запись.
– ИЛИ –
Если новая или обновленная запись является повторяющейся, то для отмены изменений щелкните кнопку Отмена.
Примечания

Если повторяющаяся запись вводится в течение нескольких минут после ввода первой записи, Microsoft Dynamics CRM не определит эту повторяющуюся запись. Для новых и обновленных записей коды сопоставления создаются через каждые пять минут, а не при создании записи.

Обнаружение повторяющихся записей выполняется только в том случае, если включена функция обнаружения повторяющихся записей в области
Параметры поиска повторяющихся данных и если для типа записей существует хотя бы одно правило обнаружения повторяющихся записей.
Дополнительная информация: «Предотвращение дублирования записей».
ПЕРЕХОД В АВТОНОМНЫЙ РЕЖИМ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
Если в системе установлен Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook с автономным доступом , можно перейти в автономный режим при наличии разрешений на переход в автономный режим.
При переходе в автономный режим данные из Microsoft Dynamics CRM синхронизируются с данными клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook , чтобы обеспечить работу с самыми последними данными.
При последующем подключении к сети изменения локальных записей загружаются в базу данных Microsoft
Dynamics CRM.
Можно также периодически обновлять локальные данные во время работы в сети. Это уменьшает время, которое требуется для синхронизации перед переходом в автономный режим. Этот период устанавливается в личных параметрах.
Дополнительная информация: «Настройка личных параметров».

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
57 1.
В Microsoft Office Outlook в панели Microsoft Dynamics CRM щелкните кнопку Перейти в
автономный режим. За ходом обновления записей можно следить в диалоговом окне
Синхронизация данных Microsoft CRM.
2.
Чтобы просмотреть сведения о синхронизации, щелкните Сведения. Чтобы получить подтверждение завершения синхронизации, установите флажок Отображать подтверждение
при завершении.
3.
Если флажок установлен, щелкните кнопку ОК, чтобы закрыть подтверждение и завершить обновление. В области уведомлений Windows отобразится значок Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook в автономном режиме и кнопка в панели Microsoft Dynamics CRM примет вид Перейти в режим работы в сети. Изменятся и другие параметры.
РАЗРЕШЕНИЕ ОШИБОК СИНХРОНИЗАЦИИ ДАННЫХ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения электронной почты»
Если в ходе синхронизации встретятся ошибки, препятствующие синхронизации некоторых данных
Microsoft Dynamics CRM при подключении к сети, на экран выводится диалоговое окно Синхронизация
данных Microsoft Dynamics CRM и на вкладке Ошибка отображается список ошибок.
1.
В диалоговом окне Синхронизация данных Microsoft Dynamics CRM выберите один из следующих вариантов.

Перейти в режим работы в сети без сохранения изменений, сделанных в автономном
режиме Выбирайте этот вариант, если невозможно исправить или изменить ошибки, например если запись более недоступна или была удалена. Этот вариант также возможен в случае незначительных изменений, которые можно отменить или внести позже. Важно. Отмена изменений, внесенных в данные во время автономной работы, не приводит эти данные к первоначальному виду. Их следует вернуть к первоначальному виду вручную.

Оставайтесь в автономном режиме и попытайтесь исправить ошибки, чтобы все
данные были синхронизированы Выберите этот вариант, если требуется устранить ошибки, используя сведения в диалоговом окне Синхронизация данных Microsoft
Dynamics CRM. Любые данные, внесенные или измененные после перехода в автономный режим работы, будут потеряны. Если известно, какие записи были добавлены или изменены, можно напечатать их, чтобы позднее ввести повторно.

58
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Разрешение проблемы обнаружения возможных повторяющихся данных Если при синхронизации обнаружены одинаковые записи, эту проблему разрешить.
Дополнительная информация: «Проверка наличия дубликатов».
2.
Для продолжения щелкните кнопку ОК.
3.
На экран будет снова выведено диалоговое окно Синхронизация данных Microsoft Dynamics
CRM. Если проблему не удается устранить, воспользуйтесь веб-приложением, чтобы открыть серверную версию записей, которые вызвали ошибки синхронизации. Найдите отличия серверной версии данных от версии в Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook и внесите изменения в данные сервера. После обновления всех серверных версий элементов подключитесь к сети и отмените все изменения, сделанные в ходе автономной работы.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
59
УСТРАНЕНИЕ НЕПОЛАДОК
ПРОБЛЕМЫ С ДОСТУПОМ К ЧАСТЯМ ПРИЛОЖЕНИЯ
ПОЧЕМУ СИСТЕМНОМУ АДМИНИСТРАТОРУ НЕДОСТУПНЫ ОБЛАСТИ
«ПРОДАЖИ», «МАРКЕТИНГ» И «СЕРВИС»?
Если в записи пользователя для параметра Режим доступа установлено значение
Административный, то доступ к областям Microsoft Dynamics CRM «Продажи», «Маркетинг» и
«Сервис», как и ко всем объектам этих областей, запрещен. Этот режим доступа позволяет организации создать учетную запись сотрудника ИТ-отдела для администрирования и настройки
Microsoft Dynamics CRM, не используя рабочее место, оговоренное в лицензии Microsoft Dynamics
CRM.
Чтобы получить доступ к этим областям, для режима доступа необходимо установить значения
Полный или Только чтение.
Изменение режима доступа
1.
В области переходов щелкните Параметры, затем Администрирование, а затем
Пользователи.
2.
Дважды щелкните запись пользователя.
3.
В разделе Сведения о клиентской лицензии (CAL) для параметра Режим доступа, выберите значение Полный или Только чтение.
4.
Щелкните кнопку Сохранить и закрыть.
ПОЧЕМУ ОБЛАСТЬ, ПОЛЕ, КНОПКА ИЛИ ДЕЙСТВИЕ НЕАКТИВНЫ ИЛИ ОТСУТСТВУЮТ?
Во время чтения Справки вы можете обнаружить, что задача описана, но соответствующий элемент неактивен или не отображается в Microsoft Dynamics CRM. Доступ к областям, полям, кнопкам и действиям определяется вашей ролью безопасности.
Например, если роль безопасности «Управляющий планированием» или «Планировщик» является единственной ролью безопасности, назначенной для вашей учетной записи, вы можете выполнять задачи, связанные с планированием сервиса, но у вас нет разрешения на выполнение задач, связанных с другими областями приложения, поэтому, скажем, область «Продажи» отображаться не будет.
Кроме того, ваша роль безопасности может быть изменена системным администратором. Например, в некоторых организациях добавление новых учетных записей контролируется путем удаления права записи из многих ролей безопасности. Если бы ваша роль безопасности не обладала правом создания учетных записей, то список учетных записей, который вы видите, не содержал бы элемент Создать.

60
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Вот еще один пример: допустим, вам назначена роль безопасности «Сотрудник», и вы назначаете запись партнера другому пользователю. Когда вы открываете эту запись, вы замечаете, что команда
Назначение больше не отображается в меню Действия
. Это связано с тем, что вы теперь не являетесь владельцем данной записи и обладаете правом Назначение только по отношению к своим записям партнеров.
Если вы хотите узнать, какие права назначены вашей роли безопасности, просмотрите области
«Пользователи» и «Роли безопасности»; это действие доступно для всех ролей безопасности по умолчанию.
Просмотр назначенных вам ролей безопасности
1.
В области переходов щелкните Параметры, затем Администрирование, а затем Пользователи.
2.
Найдите свое имя в списке и дважды щелкните его.
3.
Щелкните Роли, и вы увидите все роли, которые вам назначены.
4.
Чтобы просмотреть права, присвоенные каждой роли, дважды щелкните выбранную роль, а затем просмотрите все вкладки.
Если у вас нет разрешений на выполнение требуемой задачи, обратитесь к своему руководителю или системному администратору.
Вы можете также проверить, какими разрешениями обладает каждая запись.
Чтобы просмотреть разрешения для записи,
1.
откройте ее и щелкните кнопку меню «Файл»
, а затем выберите команду Свойства. Права, выделенные в разделе Безопасность, указывают на ваши разрешения для данной записи.
МОЖНО ЛИ СОЗДАТЬ ЛИЧНУЮ ЗАПИСЬ?
Запись является личной только в том случае, если все роли безопасности включают только право чтения на уровне пользователей для этого типа записи, а также если запись не является общей.
Например, по умолчанию все роли безопасности включают право чтения на уровне организации для контактов, организаций и действий. Поэтому, если в организации роли безопасности не настроены иным образом, то записи организации, контактов и действий не являются личными.
Пользователь не может ограничить права, указанные в ролях безопасности.
ПОЧЕМУ НЕ ОТОБРАЖАЕТСЯ КНОПКА «ПАРАМЕТРЫ» В ОБЛАСТИ
ПЕРЕХОДОВ ВЕБ-ПРИЛОЖЕНИЯ MICROSOFT DYNAMICS CRM?
Некоторые средства в области «Параметры» могут быть недоступны, если вы работаете в автономном режиме или не обладаете разрешениями на доступ к этой области. Чтобы обновить свои разрешения, обратитесь к системному

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
61 администратору.
ПОЧЕМУ В ПАПКАХ MICROSOFT DYNAMICS CRM ДЛЯ
MICROSOFT OFFICE OUTLOOK ОТСУТСТВУЮТ НЕКОТОРЫЕ
ОБЛАСТИ ИЛИ СРЕДСТВА?

Некоторые данные, области и средства могут быть недоступны в автономном режиме. Установить, что вы находитесь в автономном режиме, можно по одному из следующих признаков в Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook .

В области уведомлений Windows отображается значок
Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook в
автономном режиме

На панели инструментов «Ярлыки» отображается кнопка
Перейти в режим работы в сети.

В Строка меню Microsoft Dynamics CRM отображается команда Перейти в режим работы в сети.
Если вы находитесь в автономном режиме, можно подключиться к сети, нажав кнопку Перейти в режим работы в сети. Чтобы определить, какие данные получены во время работы в автономном режиме, настройте локальные группы данных.
Дополнительная информация: «Работа в автономном режиме».

Возможно, у вас нет необходимых разрешений для доступа к определенным областям или средствам. Обратитесь к системному администратору
ПОЧЕМУ В MICROSOFT OFFICE OUTLOOK НЕДОСТУПЕН ПРОСМОТР
КАЛЕНДАРЕЙ MICROSOFT DYNAMICS CRM?

В автономном режиме Календарь сервиса недоступен в Microsoft Dynamics
CRM для Microsoft Office Outlook .

Календарь рабочей области в Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office
Outlook будет недоступен, если Карта узла не настроена.

Если Календарь сервиса не отображается, значит, у вас нет права чтения записей типа «сервис». Возможно, это связано с тем, что ваши роли безопасности являются индивидуальными, либо в них были внесены

62
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide изменения. Право чтения записей этого типа включено во все роли безопасности, по умолчанию предусмотренные в Microsoft Dynamics CRM.
Чтобы сделать календарь доступным для просмотра пользователям с определенной ролью безопасности, щелкните Параметры, а затем Роли
безопасности. Откройте соответствующую роль. На вкладке Управление сервисом добавьте право Чтения для типа записи Сервис.
ВВОД ДАННЫХ
КАК СКОПИРОВАТЬ ЗАПИСЬ
Запись скопировать невозможно.
Совет Если требуется добавить несколько записей со сходными данными, можно ускорить процесс при помощи мастера импорта.
1.
Выполните Расширенный поиск, который включает все столбцы, содержащие необходимые данные для записи, и отображает все записи, которые нужно использовать в качестве исходных записей для копирования.
2.
Экспортируйте результаты расширенного поиска в лист Microsoft Office Excel.
3.
В листе скопируйте строки и отредактируйте новые строки, если это необходимо.
4.
Сохраните лист в CSV-файл.
5.
Импортируйте записи.
HOW DO I LINK ADDRESS INFORMATION BETWEEN ACCOUNTS AND
CONTACTS?
КАК СВЯЗАТЬ СВЕДЕНИЯ ОБ АДРЕСЕ МЕЖДУ ОРГАНИЗАЦИЯМИ И
КОНТАКТАМИ?
Если создавать связанную запись при помощи ссылки из области Сведения основной записи, поля адреса сопоставляются. В этом случае в новую запись переносится информация из открытой записи. Например, в новой записи, созданной посредством одного из указанных ниже действий, содержатся адресные данные из основной записи.

В открытой записи контакта щелкните Дочерние контакты, а затем –
Создать контакт.

В открытой записи организации щелкните Дочерние организации, а затем
– Создать организацию. Другой способ: щелкните Контакты и затем –

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
63
Создать контакт.
Если создавать новую запись организации или контакта другими способами, сведения об адресе не сопоставляются.
КАК БЫТЬ, ЕСЛИ ДЛЯ ВВОДИМОЙ ИНФОРМАЦИИ НЕТ ПОДХОДЯЩЕГО
ПОЛЯ?
Если данные, которые требуется отслеживать, не соответствуют полям формы, обратитесь за настройкой формы к системному администратору или специалисту по настройке системы.
Они могут выполнить следующие изменения форм:

Удаление лишних полей.

Добавление новых полей.

Изменение порядка отображения полей для соответствия порядку ввода данных.

Изменение порядка вкладок полей для соответствия порядку ввода данных.

Изменение значений, отображаемых в раскрывающихся списках, или значений списков по умолчанию.
КАК БЫТЬ, ЕСЛИ ДЛЯ ВВОДИМОЙ ИНФОРМАЦИИ НЕТ ПОДХОДЯЩЕГО
ПОЛЯ?
Если данные, которые требуется отслеживать, не соответствуют полям формы, обратитесь за настройкой формы к системному администратору или специалисту по настройке системы.
Они могут выполнить следующие изменения форм:

Удаление лишних полей.

Добавление новых полей.

Изменение порядка отображения полей для соответствия порядку ввода данных.

Изменение порядка вкладок полей для соответствия порядку ввода данных.

Изменение значений, отображаемых в раскрывающихся списках, или значений списков по умолчанию.

64
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
КАК ИЗМЕНИТЬ ЗНАЧЕНИЕ ПОЛЯ ПО УМОЛЧАНИЮ?
Значения по умолчанию могут иметь два типа полей: Битовые (логические) поля и раскрывающиеся списки (списки выбора). Для изменения значения по умолчанию обратитесь к системному администратору или специалисту по настройке системы.
Если значения по умолчанию требуются в других полях, системный администратор или специалист по настройке системы может добавить в эти поля события onLoad.
Дополнительная информация: «Выполнение сценариев для форм»..
ПОЧЕМУ ПРИ ПОПЫТКЕ СОЗДАНИЯ ВСТРЕЧИ ИЛИ ДЕЙСТВИЯ ПОЯВЛЯЕТСЯ
СООБЩЕНИЕ «ДЛЯ ДАННОГО ДЕЙСТВИЯ НЕ ВЫБРАНО НИ ОДНОГО РЕСУРСА»?
Эта ошибка возникает в том случае, если во время создания действия вы не выбрали необходимые ресурсы для действия сервиса или встречи. Вы можете продолжить сохранение действия.
Если действие сервиса или встреча предназначены только для вас, не забудьте добавить себя в качестве ресурса, в противном случае действие будет отображено не в календаре рабочей области, а в календаре сервиса. Если при использовании Microsoft Dynamics CRM для Microsoft
Office Outlook вы не выбрали себя в качестве ресурса, встреча или действие сервиса не будут синхронизированы с вашим календарем Outlook.
ЧТО ОЗНАЧАЕТ СООБЩЕНИЕ, КОТОРОЕ ПОЯВЛЯЕТСЯ ПРИ СОЗДАНИИ ИЛИ
ПЛАНИРОВАНИИ ДЕЙСТВИЯ СЕРВИСА?
Во время создания или изменения действия сервиса может появляться несколько сообщений.
Обычно они связаны с недостаточным количеством доступных ресурсов для выбранного действия сервиса.

Ресурсы, доступные для выбранных дат или элементов, не соответствуют
минимальным требованиям для этого сервиса. Для выполнения этого сервиса нет доступных ресурсов. Если вы выбрали определенное время или дату либо диапазон времени и дат, возможно, на данный период не запланировано никаких ресурсов.
Удалите эти условия и повторите попытку. Если это сообщение продолжает появляться, попросите администратора системы подтвердить, были ли выделены ресурсы для выполнения этой службы.

Правила выбора сервиса для запрашиваемого ресурса (имя пользователя) не могут
быть выполнены. Чтобы просмотреть правила выбора, откройте запись для данного
сервиса. Запрашиваемый ресурс не удовлетворяет минимальным требованиям сервиса: например, ресурс может не являться частью определенной группы ресурсов для сервиса.
Удалите этот ресурс или выберите другой ресурс из поискового запроса, а затем

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
65 повторите попытку. Если это сообщение продолжает появляться, попросите администратора системы подтвердить, были ли выделены ресурсы для выполнения этой службы.

Результаты не найдены. Попробуйте выбрать другие даты или позвольте системе
выбрать ресурсы автоматически. Если это сообщение продолжает появляться, попросите администратора системы подтвердить, были ли выделены ресурсы для выполнения этой службы.
ПОЧЕМУ КОНТРАКТ, СОЗДАННЫЙ ДЛЯ ОТСЛЕЖИВАНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ
ПО МИНУТАМ, ВЫПОЛНЯЕТ ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПО ЧИСЛУ ОБРАЩЕНИЙ?
Имеются два типа принципов расчета: один отслеживает количество обращений, открытых по контракту, а другой отслеживает общее количество минут, затраченных на действия по этому обращению. В первую очередь следует проверить, верен ли принцип расчета в шаблоне, по которому создан контракт. Если он неверен, необходимо отменить контракт и создать новый, используя шаблон с правильным принципом расчета.
Проблема также могла быть вызвана тем, что контракт был создан из связанных записей организации. При создании контракта система может связать с ним только одну запись, которая является записью организации. Шаблон контракта потерян. В этом случае контракт можно восстановить из списка контрактов в области «Сервис», а затем заново связать с ним обращения или действия.
ПОИСК ДАННЫХ
Почему некоторые поля отсутствуют в расширенном поиске?
При нажатии кнопки Выбрать в расширенном поиске некоторые поля для каждого объекта могут не отображаться. Например, по умолчанию поле Тип отношений (код типа заказчика) не отображается для организаций и контактов.
Пользователь, которому назначена роль безопасности Системный администратор или Настройщик системы может указать, какие атрибуты будут доступны для расширенного поиска. Для этого требуется изменить свойства в области настройки, задав для параметра Для поиска значение Да. Если атрибут назначен доступным для поиска, он также включается в список доступных столбцов поиска, используемых во время настройки представления быстрого поиска и представления поиска.
Дополнительная информация: «Создание или изменение атрибутов объекта»..
Как выбрать записи из нескольких страниц результатов?
Чтобы выбрать несколько записей на одной странице в списке, щелкните остальные записи, удерживая нажатой клавишу CTRL. Однако выбрать несколько записей с разных страниц невозможно.
Если требуется выбрать записи, находящиеся на разных страницах результатов, возможны два варианта:

66
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Используйте Расширенный поиск, чтобы получить более точные результаты, которые уместятся на одной странице.

Измените личные параметры таким образом, чтобы на каждой странице отображалось больше записей. По умолчанию в веб-приложении Microsoft Dynamics CRM отображается 50 записей на странице. Можно увеличить количество отображаемых записей и тем самым увеличить количество записей, которые можно выбрать за один раз. Чтобы отобразить до 250 записей на странице, выполните указанные ниже действия.
1.
В меню Сервис выберите пункт Параметры.
2.
На вкладке Общие сведения в списке Число записей на странице выберите количество записей, которое будет отображаться на одной странице.
3.
Щелкните кнопку ОК.
При этом изменяется число элементов, отображаемых во всех списках, что может увеличить время ожидания при переключении типов записей. Поэтому по завершении этого группового действия можно снова установить меньшее число элементов.
Как найти записи, не имеющие связанной записи?
При выполнении расширенного поиска не удается найти все записи, относящиеся к одному типу и не имеющие связанной записи. Например, невозможно с помощью расширенного поиска найти все обращения, по которым не было принято телефонных звонков за последнюю неделю.
Найти сведения такого типа можно двумя способами:

Используйте один из заданных по умолчанию в Microsoft Dynamics CRM отчетов для общих запросов, например отчеты по пропущенным обращениям, пропущенным организациям и пропущенным интересам.

Используя Microsoft Office Excel, создайте запрос непосредственно из базы данных Microsoft
Dynamics CRM. Для этого требуется понимать, как данные сохраняются в базе данных Microsoft
Dynamics CRM и как нужно применять встроенный язык запросов Microsoft Query, который используется в Excel. Чтобы найти статью с подробными инструкциями, см. Дополнительная
информация.
Как создать представление или организовать экспорт данных, включая поля из связанных записей?
Результаты расширенного поиска могут включать поля из связанных записей.
Чтобы задать поля из связанных записей в расширенном поиске, выполните следующие действия.
1.
Щелкните Расширенный поиск.
2.
Щелкните Изменить столбцы, затем щелкните Добавить столбцы.
3.
Выберите тип связанной записи, выберите столбцы из типа записи, затем щелкните кнопку ОК.
4.
Щелкните кнопку ОК еще раз, чтобы закрыть диалоговое окно Изменить столбцы.
Примечание. Результаты расширенного поиска не удается отсортировать по столбцу из связанной записи. Если необходима сортировка по столбцу из связанной записи, экспортируйте список в лист
Microsoft Office Excel или сводную таблицу и отсортируйте данные там.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
67
Как сохранить представление расширенного поиска в качестве представления по умолчанию?
Полученное в результате расширенного поиска сохраненное представление нельзя использовать как представление умолчанию.
Если требуется создать представление, которое должно использоваться по умолчанию для всех пользователей, попросите администратора системы или специалиста по настройке системы создать это представление.
Как создать представление или организовать экспорт данных, включая поля из связанных записей?
Результаты расширенного поиска могут включать поля из связанных записей.
Чтобы задать поля из связанных записей в расширенном поиске, выполните следующие действия.
1.
Щелкните Расширенный поиск.
2.
Щелкните Изменить столбцы, затем щелкните Добавить столбцы.
3.
Выберите тип связанной записи, выберите столбцы из типа записи, затем щелкните кнопку ОК.
4.
Щелкните кнопку ОК еще раз, чтобы закрыть диалоговое окно Изменить столбцы.
Примечание. Результаты расширенного поиска не удается отсортировать по столбцу из связанной записи. Если необходима сортировка по столбцу из связанной записи, экспортируйте список в лист
Microsoft Office Excel или сводную таблицу и отсортируйте данные там.
Почему при экспорте данных в динамический лист Microsoft Office Excel или сводную таблицу
появляется сообщение «Ошибка подключения. Причина: отсутствует защищенное SQL-соединение»?
Эта ошибка возникает, когда вход в Microsoft Dynamics CRM выполняется не из того домена, в котором установлена система Microsoft Dynamics CRM.
Чтобы иметь возможность экспортировать список записей в динамический лист Microsoft Office Excel или Сводная таблица, компьютер должен располагаться в том же домене, что и сервер Microsoft
Dynamics CRM. Из другого домена данные можно экспортировать только в статический лист.
Что нужно сделать, чтобы оставить некоторые поля в файле источника несопоставленными?
Если для импорта используется сопоставление данных, вы можете указать, что столбец следует пропустить. Для этого выберите нужный столбец и щелкните Пропустить. Дополнительная информация:
«Работа с сопоставлениями данных».
Если же вы используете автоматическое сопоставление в Мастере импорта данных, каждое поле в файле источника должно быть сопоставлено с уникальным полем в Microsoft Dynamics CRM.
Импортированы будут все столбцы в файле. В этом случае у вас есть два варианта.

Удалить из данных источника те столбцы, которые не нужны вам в Microsoft Dynamics CRM.
Самый простой способ — сделать копию исходного файла и открыть ее в Microsoft Office Excel.
Просто удалите неиспользуемые столбцы и сохраните файл как значения, разделенные запятыми (CSV-файл).

68
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Настроить объект в Microsoft Dynamics CRM и добавить новые атрибуты, чтобы у каждого поля источника было свое назначение в Microsoft Dynamics CRM.
Каковы основные причины сбоев при импорте записи?
При устранении неполадок, связанных с импортом данных, рекомендуется создавать небольшие файлы, содержащие одну-две записи. Источник проблемы намного проще найти при импорте небольшого пакета. Чтобы обеспечить успешный импорт, обязательно выполните действия, описанные в разделе Подготовка файла к импорту. Дополнительная информация: «Работа с импортом».

Ниже приведены основные сообщения об ошибках и способы устранения проблем.
Ошибка Microsoft SQL Server. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.
Это сообщение об ошибке указывает на то, что длина значения в исходном файле превышает максимально допустимое количество символов, которое можно ввести в поле. Например, длина значения для поля «Улица» при импорте интереса превышает предельно допустимое значение в 50 символов.
Чтобы устранить эту ошибку, сократите количество символов в поле и снова запустите процедуру импорта данных.
Не удается разрешить ссылку на подстановку.
Для каждого объекта в Microsoft Dynamics CRM определяются атрибуты поиска, используемые для связи одной записи с другой. Например, объект «Контракт от кампании» имеет обязательный атрибут «Исходная кампания» (campaignid).
Чтобы устранить эту ошибку, измените значение на допустимое значение Microsoft Dynamics
CRM глобальный уникальный идентификатор (GUID).
Количество полей не равно количеству заголовков столбцов.
Эта ошибка возникает в том случае, когда количество столбцов в строке данных не равно количеству столбцов в заголовки столбцов (или строке заголовка) исходного файла.
Например, если в файле контактов имеется два заголовка столбцов, то при попытке импорта трех столбцов данных для третьего заголовок будет отсутствовать.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
69
Чтобы устранить эту ошибку, откройте исходный файл в Microsoft Office Excel и добавьте отсутствующие заголовки или данные столбцов. Сохраните файл в формате значения, разделенные запятыми (CSV).
Отсутствует сопоставление для значения списка.
Эта ошибка может возникнуть при использовании автоматического сопоставления и наличии в исходном файле столбца, сопоставленного с раскрывающимся списком.
Чтобы устранить эту ошибку, создайте сопоставление данных для использования в процессе импорта и сопоставьте значения списка.
Не удается создать или обновить запись, поскольку для текущей записи существует дубликат.
Эта ошибка возникает при попытке импортировать запись, для которой в системе имеется потенциальный дубликат. Потенциальные дубликаты определяются на основе текущих опубликованных правил обнаружения повторяющихся записей для импортируемого типа записи.
Если импортируемая запись не является дубликатом, определите критерии для обнаружения повторяющихся записей для этого типа записи и измените ее так, чтобы она перестала соответствовать этим критериям.
Произошла ошибка. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.
Эта ошибка может возникнуть, если формат данных в одном из полей строки не соответствует формату, ожидаемому приложением Microsoft Dynamics CRM. Это происходит, например, при наличии текстовой строки вместо даты или при неверном формате даты в поле День
рождения записи контакта.
Чтобы устранить эту ошибку, исправьте формат всех полей в строке, не являющихся строками.
Обнаружен повторяющийся заголовок столбца.

70
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Эта ошибка возникает при наличии двух столбцов с одинаковыми заголовками.
Как правило, это происходит, если при экспорте данных в Microsoft Office Excel был установлен флажок Экспорт столбцов, необходимых для повторного импорта данных, а затем был выполнен повторный импорт данных. При экспорте данных для повторного импорта создается скрытый столбец с заголовком Дата изменения. Если в экспортируемом файле также имеется столбец Дата изменения, после этого в файле появятся два столбца с одинаковыми заголовками.
Удалите видимый столбец Дата изменения, что позволит выполнить повторный импорт данных.
Обнаружены непечатаемые знаки.
Например, если поле «Описание» исходных данных разбито на абзацы, оно может содержать знаки возврата каретки и перевода строки (CR/LF).
Чтобы устранить эту ошибку, сохраните файл в кодировке UNICODE или UTF-8. Это можно сделать, выполнив указанные ниже действия.
1.
Запустите Блокнот.
2.
Откройте исходный файл значения, разделенные запятыми.
Почему не удается обработать потенциально повторяющиеся записи при импорте записей?
Если в параметрах импорта данных было выбрано обнаружение повторяющихся записей, то при обнаружении в процессе импорта такие записи не импортируются. При этом пользователю не предлагается вариантов действий (объединить записи или удалить либо перевести одну из них в неактивное состояние).
Если необходимо, чтобы для каждой потенциально повторяющейся записи предлагались варианты действий, отключите обнаружение повторяющихся записей в процессе импорта и запустите его, когда записи будут импортированы.
Почему при импорте тем они не появляются в списке тем?
Чтобы импортированные темы были видимыми, в импортируемом исходном файле должен быть столбец, соответствующий атрибуту Маска компонентов. Атрибут Маска компонентов определяет, будет ли тема отображаться в дереве тем. Если значение атрибута Маска компонентов равно 1, тема будет отображаться. Если значение пустое или равно 0, тема отображаться не будет.
1   ...   32   33   34   35   36   37   38   39   ...   42


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал