Руководство пользователя Microsoft Dynamics crm 0 руководство пользователя


Тема При просмотре действий их можно быстро отсортировать по теме. Ответственный



Pdf просмотр
страница34/42
Дата29.11.2016
Размер5.11 Mb.
Просмотров7373
Скачиваний0
ТипРуководство пользователя
1   ...   30   31   32   33   34   35   36   37   ...   42
Тема При просмотре действий их можно быстро отсортировать по теме.

Ответственный Microsoft Dynamics CRM автоматически вставляет в данное поле ваше имя. Можно найти и выбрать другого ответственного. Действие появится в его области действий.

Длительность Если это действие относится к обращению, не забудьте ввести в это поле время, потраченное на данное действие. Если обращение привязано к строке контракта, продолжительность всех действий по этому обращению подсчитывается и обновляется автоматически в соответствующем активном контракте. Перед выставлением счета клиенту итог, включающий промежуточные итоги по всем обращениям, относящимся к этому контракту, может быть скорректирован вручную.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
27

Срок Введите дату и время предполагаемого выполнения или завершения действия. При просмотре действий их можно быстро отсортировать по полю Срок.
6.
Щелкните кнопку Сохранить или Сохранить и закрыть.
Когда синхронизация записей будет завершена, в Microsoft Office Outlook будут автоматически установлены напоминания, которые будут отображаться за 15 минут до встречи. Напоминания не устанавливаются для задач, созданных в веб-приложении, или встреч, назначенных на текущий день.
Примечания

Если продолжительность действия превышает 60 минут (один час), введенное значение времени преобразуется в часы. При сохранении действия это значение округляется и может отличаться от первоначального времени, отображаемого на экране при переводе минут в часы. Следует отметить, что округление производится только до сотых долей часа. Однако точное значение продолжительности хранится в базе данных в минутах, и оно используется для расчета общего срока выставления счетов при разрешении обращений.

Если задачи и встречи Outlook с вложениями, сохраненными в системе Microsoft Dynamics
CRM, синхронизируются на сервере Microsoft Dynamics CRM и в клиенте Microsoft Dynamics
CRM для Microsoft Office Outlook , то вложения не синхронизируются, а остаются в исходных элементах. Чтобы сохранить вложение вместе с действием, сохраните файл на локальном диске компьютера и вручную добавьте вложение к действию Microsoft Dynamics CRM.
СОЗДАНИЕ ИЛИ ИЗМЕНЕНИЕ ДРУГИХ ДЕЙСТВИЙ В MICROSOFT OFFICE
OUTLOOK
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
Эти действия не показываются в календаре и списке задач Outlook.
1.
Запустите Microsoft Office Outlook. (Должен быть установлен Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook.)
2.
В разделе Рабочая область раскройте узел Мои задачи, а затем — узел Действия.

28
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
3.
На панели инструментов «Действия» щелкните кнопку Создать.
4.
В диалоговом окне Создать действие выберите нужное действие, например Факс или Письмо, а затем щелкните кнопку ОК.
5.
Введите нужные данные. Необходимо вводить все необходимые сведения. Кроме того, ввести данные в следующие поля полезно хотя бы для того, чтобы впоследствии можно было сослаться на это действие.

Тема При просмотре действий их можно быстро отсортировать по теме.

Ответственный Microsoft Dynamics CRM автоматически вставляет в данное поле ваше имя. Можно найти и выбрать другого ответственного. Действие появится в его области действий.

Длительность Если это действие относится к обращению, не забудьте ввести в это поле время, потраченное на данное действие. Если обращение привязано к строке контракта, продолжительность всех действий по этому обращению подсчитывается и обновляется автоматически в соответствующем активном контракте. Перед выставлением счета клиенту итог, включающий промежуточные итоги по всем обращениям, относящимся к этому контракту, может быть скорректирован вручную.

Срок Введите дату и время предполагаемого выполнения или завершения действия.
При просмотре действий их можно быстро отсортировать по полю Срок.
6.
Щелкните кнопку Сохранить или Сохранить и закрыть. В клиенте Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook нельзя установить напоминания для этих типов действий.
Совет
В зависимости от типа записей можно щелкнуть кнопку Поиск для поиска поля, в котором находится связанная запись и ссылки на связанную запись. Например, можно выполнить поиск и ввести головная организация в поле Головная организация. Microsoft Dynamics CRM автоматически обновит поля в форме записи с учетом данных из выбранной записи.
Примечание
Если продолжительность действия превышает 60 минут (один час), введенное значение времени преобразуется в часы. При сохранении действия это значение округляется и может отличаться от первоначального времени, отображаемого на экране при переводе минут в часы. Следует отметить, что округление производится только до сотых долей часа. Однако точное значение продолжительности хранится в базе данных в минутах, и оно используется для расчета общего срока выставления счетов при разрешении обращений.
СОЗДАНИЕ И ОТПРАВКА АКТИВНОСТЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ПРИ ПОМОЩИ
ВЕБ-ПРИЛОЖЕНИЯ

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
29
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения электронной почты»
Создавать и отправлять действия электронной почтой можно из области действий системы Microsoft
Dynamics CRM. Сообщения электронной почты, отправляемые из Microsoft Dynamics CRM, не появляются в почтовых папках Microsoft Dynamics CRM приложения Microsoft Office Outlook.
1.
Запустите Microsoft Dynamics CRM 4.0.
2.
В области переходов щелкните Рабочая область, затем щелкните Действия.
3.
В панели операций щелкните Создать
4.
В диалоговом окне Создать действие щелкните кнопку Электронная почта, а затем — кнопку
ОК.
5.
На вкладке Электронная почта необходимо ввести следующую информацию:

От Найдите и выберите имя отправителя.

Кому Найдите и выберите одного или нескольких получателей. Можно выбрать запись из отфильтрованного списка на панели Область «Помощник по созданию форм»или щелкнуть кнопку Поиск
, чтобы выполнить поиск других записей.

Тема Введите тему сообщения электронной почты.

Длительность Это поле не является обязательным, но если вы отслеживаете количество времени, потраченного на обращения, и это сообщение относится к обращению, введите количество времени, затраченного на сообщение.

Срок Если сообщение электронной почты не отправляется немедленно, введите дату завершения и отправки сообщения. Сообщение не отправляется автоматически.

Если нужно, введите дополнительную информацию. Используйте панель инструментов
«Форматирование» В текст сообщения нельзя вводить теги HTML или вставлять изображения.
Совет

Можно копировать и вставлять содержимое из Microsoft Office Word. При

30
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide этом можно воспользоваться функцией проверки правописания и некоторыми функциями форматирования текста. Если текст содержит двойной интервал между строками, можно нажать клавиши SHIFT+ENTER, чтобы разделить строки текста одиночным интервалом.

Можно добавлять изображения, находящиеся на общедоступном веб-узле.
Используя функции копирования и вставки в Microsoft Internet Explorer, можно добавить в сообщение ссылку на изображение. Оно отображается до тех пор, пока у получателя есть доступ к веб-узлу.
6.
Кроме того, к действию электронной почты можно прикрепить статью, шаблон или файл.
Вложение статьи a.
Чтобы найти и выбрать статью, в панели форматирования щелкните Вставить статью
базы знаний. b.
На вкладке Поиск можно задать условия поиска статьи. c.
Выберите статью в списке результатов поиска и щелкните кнопку ОК. Статья появляется в сообщении электронной почты. d.
Введите любой дополнительный текст или внесите изменения в статью.
Вложение шаблона электронной почты a.
Чтобы найти и выбрать шаблон сообщения электронной почты, щелкните кнопку
Вставка шаблона. b.
В диалоговом окне Вставка шаблона выберите требуемый шаблон. Использовать можно глобальный или определенный шаблон для типа записей, выбранного в качестве получателя. Например, для бизнес-партнера или клиента. c.
Щелкните кнопку ОК. Шаблон появляется в сообщении электронной почты, а в строке темы сообщения указывается тема из шаблона. d.
Введите любой дополнительный текст или внесите изменения в предоставленный текст. При изменении текста или темы сообщения шаблон не меняется.
Вложение файла

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
31 a.
Сохраните действие. b.
На вкладке Вложения щелкните Создать вложение электронной почты. c.
В диалоговом окне Добавить вложение введите имя файла в поле Имя файла или щелкните Обзор, чтобы найти файл, который требуется вложить. d.
Щелкните кнопку Вложить.
Чтобы отправить сообщение немедленно, щелкните кнопку Отправить. Осуществляется отправка сообщения, и в области журнала появляется новое закрытое действие с назначенным сообщению номером в столбце Тема и датой отправки в столбце Фактическое окончание.
– ИЛИ –
Если планируется отправить сообщение позже, щелкните кнопку Сохранить и закрыть. Новое действие
(черновик) появится в области действий. Черновики сообщений можно удалять.
Чтобы отправить сообщение, откройте действие электронной почты в списке действий и щелкните
Отправить.
Важно
Сообщение, сохраненное как действие электронной почты Microsoft Dynamics CRM, становится доступным для всех, у кого есть доступ к вашим действиям в Microsoft Dynamics CRM.
Примечания

Теперь дата отправки сообщения электронной почты отображается в списке Действия.
Фактическая дата окончания — это дата отправки и закрытия сообщения.

Действие электронной почты можно переслать или ответить на него, но повторно отправить нельзя. Чтобы ответить только отправителю исходного сообщения, в панели операций щелкните Ответить. Чтобы ответить отправителю и отправить копии всем получателям исходного сообщения, щелкните Ответить на все. Чтобы переслать действие электронной почты другим получателям, щелкните Переадресация и выберите новых получателей.

В Microsoft Dynamics CRM нет встроенной проверки орфографии. Существует возможность использовать решения третьих сторон. Для получения дополнительных сведений посетите узел
Microsoft Dynamics CRM Solution Finder.
СОЗДАНИЕ СООБЩЕНИЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В MICROSOFT OFFICE OUTLOOK
Разрешено ли мне выполнение этой операции?

32
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения электронной почты»
Сообщения электронной почты можно создавать в Microsoft Office Outlook при помощи форм Microsoft
Dynamics CRM или Microsoft Office Outlook. По умолчанию сообщения электронной почты, помеченные для отслеживания, синхронизируются в клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook и системе Microsoft Dynamics CRM, и при ответе на данное сообщение электронной почты или при его переадресации открывается форма Microsoft Office Outlook. Параметр, определяющий выбор используемой формы, никак не влияет на данную операцию.
1.
Запустите Microsoft Office Outlook. (Должен быть установлен клиент Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook.)
2.
Выполните одно из следующих действий.
Создание сообщения электронной почты в форме Microsoft Office Outlook
1.
На панели инструментов Microsoft Office Outlook выберите стандартную панель инструментов и щелкните кнопку Создать.
2.
В меню Создать щелкните Почтовое сообщение.
3.
В форме Microsoft Office Outlook можно использовать как контакты Microsoft Office
Outlook, так и контакты Microsoft Dynamics CRM. Дополнительная информация см. в справке Microsoft Office Outlook.
4.
На панели инструментов Microsoft Dynamics CRM щелкните кнопку Отслеживать в
CRM.После отправки сообщения кнопка Просмотреть в CRM становится доступной.
5.
Чтобы найти и выбрать родительскую запись, с которой нужно связать текущую, выполните одно из указанных ниже действий.
1.
На панели Microsoft Office Outlook 2003 нажмите В отношении.
2.
На панели Microsoft Office Outlook 2007 нажмите Установить родительскую
запись или Установить значение поля "В отношении".
6.
В панели инструментов Microsoft Office Outlook щелкните кнопку Отправить.
Сообщения электронной почты попадают в папки Microsoft Dynamics CRM. Значок изменяется на Кнопка Отслеживать в CRM
. Действие по отправке сообщений электронной почты сохраняется как действие электронной почты в системе Microsoft

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
33
Dynamics CRM и отображается в области действий Microsoft Dynamics CRM. Действие электронной почты нельзя создать, пока сообщение не будет отправлено.
Чтобы просмотреть запись контакта, в панели Microsoft Dynamics CRM щелкните Просмотреть
в CRM.
Создание сообщения электронной почты в форме Microsoft Dynamics CRM
При выполнении этой процедуры не создается сообщение электронной почты в Microsoft
Office Outlook. Эти сообщения электронной почты появляются только в папках клиента
Microsoft Office Outlook и не появляются в папке Отправленные Microsoft Office Outlook.
Можно изменить черновик сообщения электронной почты, выполнив шаги 1 и 2 для перехода в область действий клиента Microsoft Office Outlook. Затем откройте запись, которую требуется изменить.
1.
В области переходов Microsoft Office Outlook в разделе Microsoft Dynamics
CRM откройте Рабочая область.
2.
В разделе Рабочая область раскройте узел Мои задачи, а затем — узел
Действия.
3.
В области действий в меню Действия щелкните Создать.
4.
В диалоговом окне Создать действие щелкните кнопку Электронная почта, а затем — кнопку ОК.
5.
На вкладке Электронная почта необходимо ввести следующую информацию:

От Найдите и выберите имя отправителя.

Кому Найдите и выберите одного или нескольких получателей.
Можно выбрать запись из отфильтрованного списка на панели
Область «Помощник по созданию форм»или щелкнуть кнопку
Поиск
, чтобы выполнить поиск других записей.

Тема Введите тему сообщения электронной почты.

Длительность Это поле не является обязательным, но если вы отслеживаете количество времени, потраченного на обращения, и это сообщение относится к обращению, введите количество

34
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide времени, затраченного на сообщение.

Срок Если сообщение электронной почты не отправляется немедленно, введите дату завершения и отправки сообщения.
Сообщение не отправляется автоматически.

Если нужно, введите дополнительную информацию. Используйте панель инструментов «Форматирование» В текст сообщения нельзя вводить теги HTML или вставлять изображения.
Совет

Можно копировать и вставлять содержимое из Microsoft
Office Word. При этом можно воспользоваться функцией проверки правописания и некоторыми функциями форматирования текста. Если текст содержит двойной интервал между строками, можно нажать клавиши
SHIFT+ENTER, чтобы разделить строки текста одиночным интервалом.

Можно добавлять изображения, находящиеся на общедоступном веб-узле. Используя функции копирования и вставки в Microsoft Internet Explorer, можно добавить в сообщение ссылку на изображение.
Оно отображается до тех пор, пока у получателя есть доступ к веб-узлу.
6.
Кроме того, к действию электронной почты можно прикрепить статью, шаблон или файл.
Вложение статьи a.
Чтобы найти и выбрать статью, в панели форматирования щелкните
Вставить статью базы знаний. b.
На вкладке Поиск можно задать условия поиска статьи. c.
Выберите статью в списке результатов поиска и щелкните кнопку ОК.
Статья появляется в сообщении электронной почты.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
35 d.
Введите любой дополнительный текст или внесите изменения в статью.
Вложение шаблона электронной почты e.
Чтобы найти и выбрать шаблон сообщения электронной почты, щелкните кнопку Вставка шаблона. f.
В диалоговом окне Вставка шаблона выберите требуемый шаблон.
Использовать можно глобальный или определенный шаблон для типа записей, выбранного в качестве получателя. Например, для бизнес-партнера или клиента. g.
Щелкните кнопку ОК. Шаблон появляется в сообщении электронной почты, а в строке темы сообщения указывается тема из шаблона. h.
Введите любой дополнительный текст или внесите изменения в предоставленный текст. При изменении текста или темы сообщения шаблон не меняется.
Вложение файла i.
Сохраните действие. j.
На вкладке Вложения щелкните Создать вложение электронной почты. k.
В диалоговом окне Добавить вложение введите имя файла в поле Имя
файла или щелкните Обзор, чтобы найти файл, который требуется вложить. l.
Щелкните кнопку Вложить.
Чтобы отправить сообщение немедленно, щелкните кнопку Отправить. Осуществляется отправка сообщения, и в области журнала появляется новое закрытое действие с назначенным сообщению номером в столбце Тема и датой отправки в столбце Фактическое
окончание.
– ИЛИ –
Если планируется отправить сообщение позже, щелкните кнопку Сохранить и закрыть. Новое

36
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide действие (черновик) появится в области действий. Черновики сообщений можно удалять.
Чтобы отправить сообщение, откройте действие электронной почты в списке действий и щелкните Отправить.
Важно
Сообщение, сохраненное как действие электронной почты Microsoft Dynamics CRM, становится доступным для всех, у кого есть доступ к вашим действиям в Microsoft Dynamics CRM.
Примечания

После отправки сообщения его состояние меняется на Закрыто и отображается в папке Журнал.
Изменить состояние или сообщение нельзя, можно только установить ссылку на запись в поле В
отношении в случае, если она не была выбрана.

Действие электронной почты можно переслать или ответить на него, но повторно отправить нельзя. Чтобы ответить только отправителю исходного сообщения, в панели операций щелкните Ответить. Чтобы ответить отправителю и отправить копии всем получателям исходного сообщения, щелкните Ответить на все. Чтобы переслать действие электронной почты другим получателям, щелкните Переадресация и выберите новых получателей.
СОЗДАНИЕ ЗАПИСИ В MICROSOFT OFFICE OUTLOOK
СОЗДАНИЕ ИЛИ ИЗМЕНЕНИЕ КОНТАКТА В MICROSOFT OFFICE OUTLOOK
Можно создавать контакты в Microsoft Office Outlook, используя либо форму Microsoft
Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook , либо форму Microsoft Office Outlook. Можно установить, какая форма будет использоваться по умолчанию.
Дополнительная информация: «Настройка личных параметров».
По умолчанию контакты синхронизируются в Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office
Outlook и Microsoft Dynamics CRM, и при создании нового контакта открываются формы
Microsoft Office Outlook. Пользователи могут изменить этот параметр в своих личных параметрах. По умолчанию синхронизация контактов включена. Контакт всегда можно создать с помощью форм Microsoft Dynamics CRM в области «Контакты».
Совет
Чтобы просмотреть параметры синхронизации для Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook , в строке меню выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Синхронизация.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
37 1.
Запустите Microsoft Office Outlook. (Должен быть установлен Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook.)
2.
Выполните одно из следующих действий.
Создание контакта в форме Microsoft Office Outlook
1.
На панели инструментов Microsoft Office Outlook выберите стандартную панель инструментов и щелкните кнопку Создать.
2.
В меню Создать щелкните Контакт. Может потребоваться развернуть меню. Дополнительная информация см. в справке Microsoft Office
Outlook.
3.
На панели инструментов Microsoft Dynamics CRM щелкните кнопку
Отслеживать в CRM.После сохранения записи кнопка Просмотреть в
CRM становится доступной.
4.
Чтобы найти и выбрать родительскую запись, с которой нужно связать текущую, выполните одно из указанных ниже действий.

На панели Microsoft Office Outlook 2003 нажмите В
отношении.

На панели Microsoft Office Outlook 2007 нажмите Установить
родительскую запись или Установить значение поля "В
отношении".
5.
Щелкните кнопку Сохранить или Сохранить и закрыть. Контакт появится в папке «Контакты Microsoft Dynamics CRM» в Microsoft Office
Outlook. Значок изменится на Кнопка Отслеживать в CRM
. Контакт будет сохранен как контакт в системе Microsoft Dynamics CRM, после чего появится в области «Контакты» Microsoft Dynamics CRM.При вводе данных записи контакта используется полное имя контакта. При сохранении записи в Microsoft Dynamics CRM полное имя будет разделено на имя и фамилию.
Чтобы открыть контакт в системе Microsoft Dynamics CRM для добавления или изменения таких сведений, как действия и адреса, щелкните Просмотреть в CRM.
Новый контакт будет немедленно скопирован на сервер Microsoft Dynamics CRM. Будет ли поле «Компания» системы Microsoft Office Outlook копироваться в поле головной организации, определяется параметром, установленным в системе. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

38
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Создание контакта в форме Microsoft Dynamics CRM
Если синхронизация контактов отключена, то эти контакты будут появляться только в папках Microsoft Dynamics CRM приложения Microsoft Office Outlook.
Чтобы изменить контакт, выполните шаги 1 и 2 для перехода к области Мои задачи в
Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook . Затем откройте запись, которую требуется изменить.
1.
В области переходов Microsoft Office Outlook в разделе Microsoft
Dynamics CRM откройте


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   30   31   32   33   34   35   36   37   ...   42


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал