Руководство пользователя Microsoft Dynamics crm 0 руководство пользователя


Снять, а затем щелкните Подтвердить



Pdf просмотр
страница19/42
Дата29.11.2016
Размер5.11 Mb.
Просмотров7520
Скачиваний0
ТипРуководство пользователя
1   ...   15   16   17   18   19   20   21   22   ...   42
Снять, а затем щелкните Подтвердить.

Чтобы удалить строку, щелкните кнопку меню «Параметры» для строки, а затем щелкните Удалить.
5.
Щелкните кнопку Сохранить фильтр по умолчанию.
6.
Щелкните кнопку Сохранить или Сохранить и закрыть.
РЕДАКТИРОВАНИЕ ОТЧЕТА ПО УМОЛЧАНИЮ ИЛИ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТА СЛУЖБ
ОТЧЕТОВ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
267
Это действие доступно для ролей Системный администратор, Настройщик системы или эквивалентных. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
Все отчеты по умолчанию в Microsoft Dynamics CRM представляют собой отчеты службы отчетов. Отчеты по умолчанию не могут изменяться с помощью мастера отчетов. Для изменения отчетов по умолчанию или создания нового отчета службы отчетов, отличного от отчета, созданного с помощью мастера отчетов, необходима среда разработки отчетов:
Настройка среды разработки отчетов
Установите на компьютер обязательные компоненты:

Microsoft Visual Studio или любой другой продукт, который использует интегрированную среду разработки Visual Studio .NET
(например, Microsoft Visual Basic .NET).

Средство разработки отчетов для служб отчетов установить с компакт-диска Microsoft SQL Server 2005, и для него требуется
Visual Studio .NET 2005.

Убедитесь, что роль безопасности, назначенная вашей учетной записи, включает привилегии Публикация отчетов и Добавление отчетов Службы отчетов.
Рекомендуется ознакомиться также со следующей документацией:

Раздел «Руководство по созданию отчетов» пакета средств разработки Microsoft CRM 4.0. Дополнительная информация:
«Отчеты служб создания отчетов (пакет Microsoft Dynamics CRM
SDK)».

Электронная документация по службам отчетов содержит справочные материалы для службы отчетов. Дополнительная информация: «Интерактивные книги о службе отчетов SQL Server
2005».
1.
Выберите существующий отчет, макет которого лучше всего подходит для нового отчета.
2.
Загрузите отчет из Microsoft Dynamics CRM на компьютер, работающий в среде разработки отчетов.

268
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide a.
В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните Отчеты. b.
В панели операций щелкните Изменить отчет
, а затем в меню Действия щелкните Загрузить отчет. c.
Щелкните кнопку Сохранить и укажите путь для сохранения файла. Если требуется не изменить существующий отчет, а создать новый, переименуйте файл. d.
В диалоговом окне Загрузка завершена щелкните кнопку Закрыть.
3.
Для продукта с использованием Интегрированная среда разработки Visual Studio откройте отчет и внесите необходимые изменения. Перед внесением значительных изменений прочтите «Отчеты служб создания отчетов (пакет Microsoft Dynamics CRM
SDK)».
4.
Добавьте отчет в Microsoft Dynamics CRM. a.
В области отчетов Microsoft Dynamics CRM щелкните Создать. b.
В поле Тип отчета выберите Существующий файл. c.
В поле Расположение файла введите путь и имя динамического или статического файла, который требуется добавить, или щелкните кнопку Обзор, чтобы найти файл. d.
Измените свойства отчета:

Имя. Название отчета, которое отображается в области отчетов, а также в формах и списках меню Отчеты

Описание. Описание, которое отображается в области отчетов.

Родительский отчет. Если в отчете имеется вложенный отчет или детализированный отчет, укажите существующий родительский отчет.
Если он не указан, для родительского отчета отображается сообщение об ошибке «Отчет не найден».

Категории. Чтобы задать категории, в которые нужно включить этот отчет, щелкните кнопку Выбрать значения и выберите категории.
Дополнительная информация: «Диалоговое окно «Системные параметры», вкладка «Отчеты».

Связанные типы записей. Чтобы отчет отображался в списке Отчеты на странице для определенных типов записей, щелкните кнопку Выбрать
значения и выберите типы записей. Например, если новый отчет содержит данные из информации партнеров и действий, выберите
Организации и Действия.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
269

Отобразить в. Чтобы указать, где должны отображаться отчеты, щелкните кнопку Выбрать значения и выберите один или несколько параметров:

Область отчетов. Отчет отображается в области отчетов.

Формы для связанных типов записей. Отчет отображается в форме для типа записей, выбранного в Связанные типы
записей.
Если в отчете разрешена предварительная фильтрация, в записи можно указать запуск отчета по текущей записи.

Списки для связанных типов записей Отчет отображается с заданных страниц представления списка.
Если в отчете разрешена предварительная фильтрация, в записи можно указать запуск отчета по выбранным записям.
Если значения не выбраны, отчет не отображается для конечных пользователей. Для просмотра отчетов, невидимых для конечных пользователей, или управления ими в области отчетов выберите представление Все отчеты, включая подчиненные отчеты.

Языки. Если в вашей реализации Microsoft Dynamics CRM поддерживается несколько языков, укажите язык. Отчет будет отображаться для всех пользователей, в личных настройках которых выбран этот язык. Чтобы отчет был доступен всем пользователям, выберите Все языки. Помните, что при этом не изменяется язык, используемый внутри отчета. e.
Щелкните кнопку Сохранить. f.
Чтобы изменить фильтр отчета, в панели операций щелкните Другие действия, а затем – Изменить фильтр по умолчанию.
Советы

Чтобы использовать новый файл совместно с другими пользователями, выполните одно из следующих действий:

Добавьте файл как отчет Microsoft Dynamics CRM и выберите отчет. В меню
Другие действия выберите команду Общий доступ и укажите пользователей для совместного доступа к отчету.

Если отчет может пригодиться всем пользователям, добавьте свой файл как отчет в Microsoft Dynamics CRM и попросите администратора системы сделать его доступным всей организации. При наличии соответствующих разрешений:

270
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
1.
В Microsoft Dynamics CRM выберите отчет в области отчетов.
2.
Щелкните Изменить отчет
3.
В меню Действия щелкните Сделать отчет доступным для
организации.

Поместите отчет в файловую систему с общим доступом.

Отправьте отчет по электронной почте другим пользователям Microsoft Dynamics
CRM в том же домене.

Чтобы запретить пользователям запуск исходного отчета, с которого вы начинали работу, сделайте следующее:
1.
В области отчетов выберите отчет.
2.
В панели операций щелкните Изменить отчет
3.
В меню Действия щелкните Вернуться к персональному отчету.
СОЗДАНИЕ РАЗОВОГО ИЛИ ЗАПЛАНИРОВАННОГО МОМЕНТАЛЬНОГО СНИМКА ОТЧЕТА
СЛУЖБЫ ОТЧЕТОВ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
Чтобы создать моментальный снимок отчета службы отчетов, необходимо создать определение моментального снимка, которое можно использовать для создания снимков данных по запросу или для планирования создания снимков данных в указанные моменты времени. Каждым определением моментального снимка могут создаваться и сохраняться до восьми снимков данных. При создании девятого снимка данных первый снимок автоматически удаляется.
Внимание! Если сделать моментальный снимок данных доступным другим пользователям, будут видимыми все данные на этом снимке независимо от того, имеют ли другие пользователи разрешение на просмотр этих данных непосредственно в Microsoft Dynamics CRM. Необходимо удостовериться, что в общее пользование не попадает информация, на просмотр которой другие пользователи не имеют разрешения.
1.
В области переходов щелкните Рабочую область, а затем в разделе Мои задачи щелкните
Отчеты.
2.
Выбор отчета.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
271 3.
В меню Другие действия щелкните Планировать отчет и выполните шаги мастера.
Советы

После создания определения моментального снимка переименуйте определение снимка данных таким образом, чтобы пользователи могли легко понимать предназначение этого снимка. Для этого в поле Имя введите новое имя, а затем щелкните Сохранить и закрыть.

Если требуется, чтобы после создания моментальных снимков пользователи не могли запускать исходный отчет, выполните следующие действия.
1.
В области отчетов выберите отчет.
2.
В панели операций щелкните Изменить отчет
3.
В меню Действия щелкните Вернуться к персональному отчету.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОСТУПА К ОТЧЕТУ ВСЕМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ MICROSOFT
DYNAMICS CRM
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие доступно для ролей Системный администратор, Настройщик системы или эквивалентных. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
1.
В области переходов щелкните Рабочую область, а затем в разделе Мои задачи щелкните
Отчеты.
2.
Выберите созданный отчет и в панели операций щелкните Изменить отчет.
3.
В меню Действия щелкните Сделать отчет доступным для организации.
Примечание
Чтобы преобразовать отчет обратно в персональный отчет, в меню Действия щелкните Вернуться к
персональному отчету.
СОЗДАНИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ ИЛИ КОПИРОВАНИЕ ОТЧЕТА ПРИ ПОМОЩИ
МАСТЕРА ОТЧЕТОВ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?

272
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
Определение типов записей, которые содержат нужные данные
Для каждого типа данных существует один тип записей, например партнеры, контакты или сервисы.
Кроме того, существуют отдельные типы записей для следующих элементов:

Примечания. Каждое примечание и вложение сохраняется в отдельной записи, относящейся к типу «Примечание».

Действия по закрытию. Когда вы закрываете сделку, предложение или заказ, создается действие, отслеживающее причину закрытия записи. Эти действия сохраняются в записях, относящихся к типам: действие по закрытию сделки, действие по закрытию предложения и действие по закрытию заказа. При закрытии обращения данные сохраняются как действие по разрешению обращения.
Если отчет содержит данные из действий по обмену данными, возможны два варианта:

Если в одном отчете необходимы данные о нескольких типах действий по обмену данными, например темы и сроки выполнения для всех типов действий, тогда используйте тип записей «Действие».

Если необходимы определенные сведения о конкретном типе действий, например о получателях, используйте тип записей «Задача», «Сообщение эл. почты», «Факс», «Встреча», «Письмо» или «Звонок».
Совет.

При создании отчета не закрывайте окно, в котором отображается запись, относящаяся к типу данных, включенному в отчет. Это поможет вам определить столбцы для включения в отчет.
1.
В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните
Отчеты.
2.
Чтобы добавить новый отчет, щелкните Создать, а затем нажмите Мастер отчетов.
– ИЛИ –

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
273
Чтобы изменить существующий отчет, созданный с помощью мастера отчетов, выберите его в панели операций, щелкните Изменить отчет
, а затем нажмите Мастер отчетов.
Для изменения отчетов, созданных с помощью мастера отчетов можно использовать только этот мастер.
3.
Выбор отправной точки для отчета. a.
Чтобы создать новый отчет, выберите Начать новый отчет.
– ИЛИ –
Чтобы начать с копирования существующего отчета, выберите Открыть
существующий отчет, выберите отчет, а также снимите флажок Перезаписать
существующий отчет.
– ИЛИ –
Чтобы изменить существующий отчет, выберите Открыть существующий отчет, выберите нужный отчет и установите флажок Перезаписать существующий
отчет. b.
Если установлено несколько языков, выберите язык, который должен использоваться в отчете для названий столбцов, типов записей и созданного мастером текста. c.
Щелкните кнопку Далее.
4.
Введите имя отчета и укажите, записи какого типа будут использоваться в данном отчете.
Цель этого шага – указать, откуда извлекаются данные в отчет. Можно включить данные из одного или двух типов записей и добавить данные из связанных записей. a.
Введите данные в каждое поле:

Имя отчета. Это значение будет отображаться в меню Отчеты и в области отчетов.

Тип основной записи. Данные всех полей этого типа записей и типов связанных записей будут доступны, если определяются условия для включения записей. Данные этого типа записи будут доступны, если выбираются поля для отображения.

Связанный тип записи. Если необходимо отобразить данные типа связанной записи, необходимо выбрать здесь дополнительный тип записи.
Совет. Если нет необходимости в данных какого-либо типа связанной записи, не следует ничего выбирать, чтобы не увеличивать время загрузки отчета. b.
Щелкните кнопку Далее.

274
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
5.
Указание записей для включения в отчет.
Цель этого шага – определить, какие записи необходимо включить в отчет. Эта информация сохраняется в качестве фильтра по умолчанию для отчета.
Можно выбрать условия на основе выбранных типов записей или столбцов из связанных записей. a.
Чтобы включить только записи, определенные существующим системным представлением или сохраненным представлением, выберите представление.
– ИЛИ –
Чтобы определить, какие записи включать по выбранным условиям, выполните следующие действия.

Как добавить строку условий:
1.
В области для типа записей, к которому относится поле, щелкните Выбрать и укажите поле, по которому будет выполняться фильтрация.
2.
Щелкните оператор отношения и выберите оператор.
3.
Щелкните Введите значение и введите значение для выполнения фильтрации. Для некоторых значений можно щелкнуть кнопку Выбрать значения
, чтобы открыть диалоговое окно Выбор значений и выбрать требуемое значение.

Чтобы сгруппировать условия, необходимо выбрать не менее двух строк для одного типа записи. Например, Этап продажи и Предполагаемый
доход являются значениями поля в типе записей Возможная сделка, и две строки условий фильтрации для этих полей могут быть сгруппированы. Однако строки со значениями полей из различных типов записей, например типов записей Бизнес-партнер и Возможная сделка, сгруппировать нельзя. i.
Для каждой строки, которую необходимо сгруппировать, щелкните кнопку Выделить строку для данной строки, а затем
Выбрать строку. j.
В панели фильтрации выберите Группировка И или Группировка
ИЛИ. k.
Чтобы удалить строку из группы, щелкните кнопку меню
«Параметры» для этой строки, а затем щелкните кнопку
Удалить. l.
Чтобы выбрать группу, щелкните кнопку меню «Параметры»

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
275 для этой группы, а затем щелкните Выбрать группу. m.
Чтобы добавить условие в группу, щелкните кнопку меню
«Параметры» для группы, щелкните Добавить предложение, а затем выберите поле, оператор отношения и значение. n.
Чтобы отменить выбор группы, щелкните кнопку меню
«Параметры» для этой группы, а затем щелкните Отменить
выбор группы . o.
Чтобы отменить группирование, щелкните кнопку меню
«Параметры» для группы, а затем щелкните Разгруппировать. p.
Чтобы изменить группу Группировка И на группу Группировка
ИЛИ или группу Группировка ИЛИ на группу Группировка И, щелкните кнопку меню «Параметры» для группы, а затем щелкните Изменить на ИЛИ или Изменить на И.
6
Щелкните кнопку Далее.
7
Организация и форматирование данных.
Цель этого шага – определить, какие столбцы необходимо включить, порядок, в котором они отображаются, и следует ли группировать данные в подкатегории. Любой отчет включает столбцы. Группируя и суммируя данные, можно упростить просмотр статистических показателей.
Например, в отчете можно использовать один уровень группировки для группировки возможных сделок по продавцам, добавить второй уровень группировки, чтобы показать возможные сделки по кварталам, или добавить третий уровень, чтобы показать процентное соотношение реализованных и нереализованных сделок по кварталам.
Если в отчете не используется группировка, то чтобы использовать в отчете диаграмму, необходимо выбрать, по крайней мере, один числовой столбец. Если в отчете используется группировка, необходимо выбрать, по крайней мере, один числовой столбец с определенным для него типом сводки.
8
Определение способа упорядочения отчета.
9
Для группировки элементов таким образом, чтобы они упорядочивались в отчете по дате или другим общим свойствам, выполните следующие действия.
1.
Для каждого необходимого уровня группировки щелкните
Щелкните здесь, чтобы добавить группировку.
2.
Определите группировку:
Тип записи. Можно выбрать записи выбранного типа основной записи, а также любого типа связанной записи. Если выбран тип дополнительной записи,

276
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide можно также выбрать записи типа дополнительных записей и типов ее связанных записей. a.
Столбец. Имя поля Microsoft Dynamics CRM, которое содержит данные для определения группировки. b.
Интервал времени. Для полей даты и времени – группировка данных по месяцам, дням, неделям или годам. c.
Порядок сортировки. Порядок сортировки для отображения групп. d.
Ширина столбца. Ширина заголовка столбца в точках. e.
Тип итога. Можно группировать записи по числу соответствующих записей.
3.
Чтобы изменить порядок уровней группировки, воспользуйтесь стрелками вверх и вниз в разделе Общие задачи.
4.
Щелкните кнопку ОК.

Чтобы определить порядок сортировки для каждой группы, щелкните
Настроить сортировку, выберите столбец и порядок сортировки, а затем щелкните кнопку ОК.

Чтобы ограничить отчеты группами с наибольшими или наименьшими значениями, щелкните кнопку Задать верхнее или нижнее число:
1.
Выберите Сверху или Снизу.
2.
Выберите число групп для отображения.
3.
Щелкните кнопку ОК. g.
Выберите, какие столбцы должны отображаться в отчете. Можно отображать столбцы, в которых отображаются данные из записи, или столбцы со сводными сведениями.
1.
Для каждого включаемого столбца щелкните Щелкните здесь, чтобы
добавить столбец:

Тип записи. Можно выбрать записи выбранного типа основной записи, а также любого типа связанной записи. Если выбран тип дополнительной записи, можно также выбрать записи типа дополнительной записи и типов ее связанных записей.

Столбец. Имя поля Microsoft Dynamics CRM, которое содержит данные для отображения или суммирования.

Тип данных. Тип данных столбца, один из следующих: основной ключ, nvarchar, поле выбора, бит, десятичное, целое, число с

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
277 плавающей точкой, денежный, ntext, дата и время, ответственный, поиск.

Имя. Имя, используемое в базе данных.

Ширина столбца. Ширина столбца в точках.

Тип итога. Конкретный доступный тип суммирования зависит от типа данных столбца. o
Нет: поиск, дата и время, ответственный, поле выбора, бит, ntext o
Среднее значение, Максимум, Минимум, Процент от
Итога, Сумма: все числовые типы записей (десятичное, целое, число с плавающей точкой, денежный)

Для переупорядочения столбцов используются стрелки влево и вправо.
2.
Щелкните кнопку ОК.
10
Щелкните кнопку Далее.
11
Выбор использования диаграммы в отчете.
Цель этого шага – определить, следует ли использовать диаграмму, и какой тип диаграммы использовать.
12
Выберите, следует ли включать диаграмму:

Только таблица. Отображается таблица, сгруппированная и отсортированная в соответствии с указаниями пользователя.

Диаграмма и таблица. Отображаются и диаграмма, и таблица. o
Показать таблицу ниже диаграммы на одной и той же
странице. Щелчок диаграммы не приводит ни к какому действию. o
Показать диаграмму. Чтобы просмотреть данные для области
диаграммы, щелкните эту область диаграммы. При щелчке области внутри диаграммы будет отображаться таблица с подробными данными для этой части диаграммы.
13
Щелкните кнопку Далее.
14
Формат диаграммы, если отчет включает диаграмму.
Цель этого шага – указать тип диаграммы и способ отображения в ней данных.

278
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
15
Выберите тип диаграммы, а затем щелкните кнопку Далее. Область Просмотр
диаграммы показывает, как будут отображаться данные.

Для вертикальных и горизонтальных гистограмм и линейных диаграмм укажите, какие данные должны отображаться на каждой оси: o
В разделе Форматировать ось (X) столбцов выберите поле, которое должно использоваться для оси X, и подпись, отображаемую на диаграмме для данного поля. o
В разделе Форматировать ось (Y) значения можно выбрать два поля. Для каждого поля можно указать подпись, отображаемую на диаграмме. o
В разделе Форматировать названия и условные обозначения укажите, следует ли отображать подписи данных и условные обозначения.

Для секторной диаграммы укажите сектора и значения для диаграммы. o
Для секторов необходимо выбрать одну из группировок в отчете. o
Для значений необходимо указать числовой столбец с типом сводки.
16
Щелкните кнопку Далее.
17
Для просмотра итогового отчета щелкните кнопку Далее, а затем – кнопку Готово.
18
Определение мест, откуда можно выполнять отчет.
Закончив определение отчета, необходимо вернуться в форму «Отчет», где можно обновить имя и описание отчета и определить место отображения отчета.




Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   15   16   17   18   19   20   21   22   ...   42


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал