Руководство пользователя Microsoft Dynamics crm 0 руководство пользователя



Pdf просмотр
страница13/42
Дата29.11.2016
Размер5.11 Mb.
Просмотров7505
Скачиваний0
ТипРуководство пользователя
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   ...   42
Тема. Ведите осмысленное описание, которое поможет легко идентифицировать действие в представлении списка действий. Поле темы необходимо, поскольку по умолчанию большинство представлений действий сортируется на его основе. Это поле не связано с темами, которые являются иерархическим списком категорий, используемых для связывания и организации информации в Microsoft Dynamics CRM.

В отношении. Это поле используется для связи действия с другой записью, так что появляется возможность просматривать действие из этой записи. Если новое действие создается из записи, это поле заполняется автоматически.

Ответственный. В этом поле отображается, какой пользователь является владельцем действия. По умолчанию устанавливается пользователь, который создал действие.

Длительность. Если это действие относится к обращению, убедитесь, что время, потраченное на действие, было введено в это поле. Если обращение привязано к строке контракта, продолжительность всех действий по этому обращению подсчитывается и обновляется автоматически в соответствующем активном контракте.
Итог, включающий промежуточные итоги по всем обращениям, относящимся к этому контракту, перед выставлением счета клиенту может быть скорректирован вручную.
Максимальная длительность встречи или действия сервиса составляет 10 дней.

Срок. Введите дату и время предполагаемого выполнения или завершения действия.
При просмотре действий можно быстро выполнять сортировку по полю Срок .

188
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Совет
Чтобы автоматически обновлять поле «В отношении» информацией из записи, щелкните кнопку Развернуть в правой панели, открыв Область «Помощник по созданию форм», а затем выберите запись.
5.
У некоторых действий также есть следующие необязательные поля.

Отправитель. Эти поля можно использовать для регистрации того пользователей внутри организации, инициировавших исходящее обращение на обмен данными. В качестве альтернативы, если это входящее обращение на обмен данными от пользователя, можно выбрать интерес, организацию или контакт, инициировавших этот обмен данными. В качестве отправителя требуются действительные организация, контакт или интерес Microsoft Dynamics CRM, но это также может быть и пользователь
Microsoft Dynamics CRM. По умолчанию в этом поле содержится имя пользователя, создавшего действие.

Получатель. Это лицо, обычно представляющее организацию, контакт или интерес, а также пользователя Microsoft Dynamics CRM, который принимает обращение на обмен данными.

Категория, Подкатегория. Можно использовать эти текстовые поля для категоризации задач, так что появляется возможность сортировать или просматривать их по категориям или подкатегориям.
6.
Щелкните кнопку Сохранить или Сохранить и закрыть.
Совет
Если действие используется для отслеживания завершенных событий, в меню Файл щелкните
Сохранить как завершенное.
Примечания

Чтобы создать такое же действие для нескольких записей, перейдите по ссылке Быстрая кампания. Дополнительная информация: «Работа с быстрыми кампаниями».

Нельзя изменять несколько действий одновременно.

Нельзя планировать повторяющиеся действия.

Нельзя изменить закрытые действия.

Нельзя изменить действие, сделав его действием другого типа.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
189

Нельзя настроить напоминания в клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook для таких действий как факсы, телефонные звонки, сообщения электронной почты, письма или создание контрактов от кампании в веб-приложении или клиент Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook .

Если продолжительность действия превышает 60 минут (один час), введенное значение времени преобразовывается в часы. При сохранении действия это значение округляется и может отличаться от первоначального времени, выводимого на экране при преобразовании из минут в часы. Следует отметить, что округление производится только до сотых долей часа.
Однако точное значение продолжительности хранится в базе данных в минутах и используется для вычисления общего времени для выставления счетов при разрешении обращений.

Запись о действии по обработке письма или факса при их отправке или получении. При создании этого действия к записи прикрепляется документ письма или факса, например файл
Microsoft Office Word . Благодаря функции слияния можно написать письмо с включенными в него данными Microsoft Dynamics CRM. Дополнительная информация: «Создание документов и сообщений, готовых к использованию».
СОЗДАНИЕ ДЕЙСТВИЯ И ЕГО ОТПРАВКА ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ ИЗ ВЕБ-ПРИЛОЖЕНИЯ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения электронной почты»
Создавать и отправлять действия электронной почтой можно из области действий системы Microsoft
Dynamics CRM. Сообщения электронной почты, отправляемые из Microsoft Dynamics CRM, не появляются в почтовых папках клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook.
1.
Запустите Microsoft Dynamics CRM 4.0.
2.
В области переходов щелкните Рабочая область, затем щелкните Действия.
3.
В панели операций щелкните Создать
4.
В диалоговом окне Создать действие щелкните кнопку Электронная почта, а затем — кнопку
ОК.
5.
На вкладке Электронная почта необходимо ввести следующую информацию:

От. Найдите и выберите имя отправителя.

190
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Кому. Найдите и выберите одного или нескольких получателей. Можно выбрать запись из отфильтрованного списка на панели Область «Помощник по созданию форм» или щелкнуть кнопку Поиск
, чтобы выполнить поиск других записей.

Тема. Введите тему сообщения электронной почты.

Длительность. Это поле не является обязательным, но если вы отслеживаете количество времени, потраченного на обращения, и это сообщение относится к обращению, введите количество времени, затраченного на сообщение.

Срок. Если сообщение электронной почты не отправляется немедленно, введите дату завершения и отправки сообщения. Сообщение не отправляется автоматически.

Если нужно, введите дополнительную информацию. Используйте панель инструментов
«Форматирование» В текст сообщения нельзя вводить теги HTML или вставлять изображения.
Совет

Можно копировать и вставлять содержимое из Microsoft Office Word. При этом можно воспользоваться функцией проверки правописания и некоторыми функциями форматирования текста. Если текст содержит двойной интервал между строками, можно нажать клавиши SHIFT+ENTER, чтобы разделить строки текста одиночным интервалом.

Можно добавлять изображения, находящиеся на общедоступном веб-узле.
Используя функции копирования и вставки в Microsoft Internet Explorer, можно добавить в сообщение ссылку на изображение. Оно отображается до тех пор, пока у получателя есть доступ к веб-узлу.
6.
Кроме того, к действию электронной почты можно прикрепить статью, шаблон или файл.
Вложение статьи a.
Чтобы найти и выбрать статью, в панели форматирования щелкните Вставить статью
базы знаний. b.
На вкладке Поиск можно задать условия поиска статьи. c.
Выберите статью в списке результатов поиска и щелкните кнопку ОК. Статья появляется в сообщении электронной почты. d.
Введите любой дополнительный текст или внесите изменения в статью.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
191
Вложение шаблона электронной почты a.
Чтобы найти и выбрать шаблон сообщения электронной почты, щелкните кнопку
Вставка шаблона. b.
В диалоговом окне Вставка шаблона выберите требуемый шаблон. Использовать можно глобальный или определенный шаблон для типа записей, выбранного в качестве получателя. Например, для бизнес-партнера или клиента. c.
Щелкните кнопку ОК. Шаблон появляется в сообщении электронной почты, а в строке темы сообщения указывается тема из шаблона. d.
Введите любой дополнительный текст или внесите изменения в предоставленный текст. При изменении текста или темы сообщения шаблон не меняется.
Вложение файла a.
Сохраните действие. b.
На вкладке Вложения щелкните Создать вложение электронной почты. c.
В диалоговом окне Добавить вложение введите имя файла в поле Имя файла или щелкните Обзор, чтобы найти файл, который требуется вложить. d.
Щелкните кнопку Вложить.
7
Чтобы отправить сообщение немедленно, щелкните кнопку Отправить. Осуществляется отправка сообщения, и в области журнала появляется новое закрытое действие с назначенным сообщению номером в столбце Тема и датой отправки в столбце Фактическое окончание.
– ИЛИ –
Если планируется отправить сообщение позже, щелкните кнопку Сохранить и закрыть. Новое действие (черновик) появится в области действий. Черновики сообщений можно удалять.
Чтобы отправить сообщение, откройте действие электронной почты в списке действий и щелкните Отправить.
Важно
Сообщение, сохраненное как действие электронной почты Microsoft Dynamics CRM, становится доступным для всех, у кого есть доступ к вашим действиям в Microsoft Dynamics CRM.
Примечания

Теперь дата отправки сообщения электронной почты отображается в списке Действия.
Фактическая дата окончания — это дата отправки и закрытия сообщения.

192
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Действие электронной почты можно переслать или ответить на него, но повторно отправить нельзя. Чтобы ответить только отправителю исходного сообщения, в панели операций щелкните Ответить. Чтобы ответить отправителю и отправить копии всем получателям исходного сообщения, щелкните Ответить на все. Чтобы переслать действие электронной почты другим получателям, щелкните Переадресация и выберите новых получателей.

В Microsoft Dynamics CRM нет встроенной проверки орфографии. Существует возможность использовать решения третьих сторон. Для получения дополнительных сведений посетите узел
Microsoft Dynamics CRM Solution Finder («http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=98752»).
ЗАКРЫТИЕ ДЕЙСТВИЯ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
Типы действий, которые можно закрыть

Задачи

Факсы

Звонки

Письма

Встречи

Действия сервиса

Действия кампаний
За исключением тех случаев, когда запись действия создана по ошибке, всегда лучше закрыть или преобразовать действие, чем удалять его. Закрытые или преобразованные действия в дальнейшем можно будет просматривать для справки, а также выполнить отчет, определив успешность действий пользователя.
1.
Перейдите к записям действий. В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
193
Для работы с действиями, связанными с записью, откройте запись и щелкните Действия.
2.
Выберите необходимое действие.
3.
В меню Действия щелкните Закрыть тип действия. Например: если открыта запись задачи, щелкните Закрыть задачу.
4.
В диалоговом окне подтверждения выберите требуемый статус из списка Состояние, например статус Завершено или Отменено, а затем щелкните ОК.
Примечания

Закрытое действие доступно только для чтения и не может быть изменено или повторно открыто.

Просмотреть закрытые действия можно одним из следующих способов. o
В списке «Действия» выберите представление Закрытые действия. o
Используйте Расширенный поиск и укажите Состояние действия в качестве критериев поиска. o
В записи «Организация», «Контакт», «Интерес» или «Возможность» в разделе
Сведения, щелкните Журнал. В списках Фильтр по и Включить выберите требуемые параметры просмотра.

Невозможно закрыть сразу несколько действий одновременно.

Единственным способом закрытия действия электронной почты является отправка почты. Если Microsoft Dynamics CRM не используется для отправки или получения электронной почты, щелкните Отправить. При этом действие будет закрыто, но ни одно сообщение электронной почты отправлено не будет.
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ДЕЙСТВИЯ В ВОЗМОЖНУЮ СДЕЛКУ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».

194
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Типы действий, которые можно преобразовать

Факсы

Звонки

Электронная почта

Письма

Встречи
1.
Перейдите к записям действий. В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –
Для работы с действиями, связанными с записью, откройте запись и щелкните Действия.
2.
Выберите необходимое действие.
3.
На панели инструментов «Действия», щелкните Преобразовать действия, а затем щелкните Для
возможности.
4.
В диалоговом окне Преобразовать действие в возможную сделку введите данные в следующие поля.

Клиент. Необходимо щелкнуть кнопку Поиск
, чтобы выбрать или создать нового клиента.

Исходная кампания. Щелкните Поиск, если необходимо связать исходную кампанию с этим действием.

Другие действия. По умолчанию Microsoft Dynamics CRM автоматически выполняет следующие действия во время преобразования. o
Закрывает действие как завершенное. o
После преобразования открывает новую возможную сделку. o
Создает контракт от кампании на основе данных, входящих в возможную сделку. Внимание! Если выполняется преобразование действия в возможную сделку, не связанную с исходной компанией, необходимо снять флажок Запись
закрытого контракта от кампании.
Для изменения операций преобразования снимите соответствующие флажки.
5.
В диалоговом окне Преобразовать действие в возможную сделку щелкните ОК.
6.
Щелкните кнопку Сохранить или Сохранить и закрыть.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
195
Примечание
Исходное действие становится связанным действием для новой возможной сделки. Если действие открыто, оно появляется в списке Действия для возможной сделки. Если действие закрыто, оно появляется в списке Журнал.
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ДЕЙСТВИЯ В ОБРАЩЕНИЕ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
1.
Перейдите к записям действий. В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –
Для работы с действиями, связанными с записью, откройте запись и щелкните Действия.
2.
Выберите необходимое действие.
Типы действий, которые можно преобразовать

Факсы

Звонки

Электронная почта

Письма

Встречи
3.
На панель инструментов «Действия» выделите пункт Преобразовать действия, а затем щелкните Обращение.
4.
В диалоговом окне Преобразовать действия в обращение введите данные в следующие поля.

Клиент. Далее следует щелкнуть кнопку Поиск чтобы выбрать или создать нового пользователя.

По умолчанию Microsoft Dynamics CRM автоматически осуществляет в ходе преобразования следующие операции. o
Закрывает действие как завершенное.

196
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide o
После преобразования открывает новую возможную сделку.
Для изменения операций преобразования снимите соответствующие флажки.
5.
В диалоговом окне Преобразовать действия в обращение щелкните ОК.
Примечание
Исходное действие становится связанным действием для нового обращения. Если действие открыто, оно отображается в списке Действия для этого обращения. Закрытое действие появляется в списке
Журнал.
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В ИНТЕРЕС
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач».
1.
Перейдите к записям действий. В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –
Для работы с действиями, связанными с записью, откройте запись и щелкните Действия.
2.
Откройте действие электронной почты, которое требуется преобразовать.
3.
На панели инструментов «Действия» выделите пункт Преобразовать действия, а затем Для
интереса.
4.
В диалоговом окне Преобразовать объект "Электронная почта" в интерес введите данные в следующие поля.

Имя

Фамилия

Компания

Адрес электронной почты

По умолчанию Microsoft Dynamics CRM автоматически осуществляет в ходе преобразования следующие операции:

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
197 o
Откройте новый интерес после преобразования, если все необходимые сведения для интереса доступны. В противном случае эта возможность не доступна. o
Закройте форму электронной почты.
Для изменения операций преобразования снимите соответствующие флажки.
5.
Щелкните кнопку ОК.
Примечания

Источник действия становится связанным действием для нового интереса. Открытое действие появляется в списке Действия для обращения. Закрытое действие появляется в списке Журнал.

Значок в списке «Действия» изменяется.
НАЗНАЧЕНИЕ ДЕЙСТВИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ ИЛИ СПИСКУ ОЖИДАНИЯ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Если вы не видите на панели инструментов кнопку Назначить
, ваш допуск не позволяет выполнять операцию назначения по отношению к этому типу записей. Чтобы узнать, какие у вас есть допуски для этого типа записей, откройте запись и щелкните кнопку Меню «Файл»
, затем щелкните Свойства.
Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на выполнение общих задач»
1.
Перейдите к записям действий. В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –
Для работы с действиями, связанными с записью, откройте запись и щелкните Действия.
2.
В списке записей выберите нужную запись.
Или выберите нескольких записей

Чтобы выбрать несколько записей, щелкните каждую из них, удерживая клавишу CTRL.

Чтобы выбрать последовательность записей, щелкните первую, а затем,

198
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide удерживая клавишу SHIFT, щелкните последнюю из нужных записей.

Чтобы выбрать все записи на странице, установите флажок Выбрать или
очистить все записи на этой странице в начале списка.
По умолчанию в веб-приложении Microsoft Dynamics CRM отображается 50 записей на странице. Можно увеличить количество отображаемых записей и тем самым увеличить количество записей, которые можно выбрать за один раз. Чтобы отобразить до 250 записей на странице, выполните указанные ниже действия.
1.
В меню Сервис выберите пункт Параметры.
2.
На вкладке Общие сведения в списке Число записей на странице выберите количество записей, которое будет отображаться на одной странице.
3.
Щелкните кнопку ОК.
При этом изменяется число элементов, отображаемых во всех списках, что может увеличить время ожидания при переключении типов записей. Поэтому по завершении этого группового действия можно снова установить меньшее число элементов.
3.
В панели операций щелкните кнопку Назначить
4.
В диалоговом окне Назначить списку ожидания или пользователю введите полностью или частично имя очереди ожидания или пользователя, а затем щелкните кнопку Поиск
5.
В диалоговом окне Поиск в записях выберите в списке Просмотреть тип записи, которую требуется найти.
6.
Введите в поле Поиск записей первые буквы имени записи, чтобы сузить поиск, и щелкните кнопку Найти
7.
В списке записей выберите запись, щелкните кнопку Добавить выбранные записи
, чтобы добавить запись в список Выбранные записи, а затем щелкните кнопку ОК.
8.
В форме Пользователь или списки ожидания щелкните ОК.
РАБОТА С БЫСТРЫМИ СООБЩЕНИЯМИ
РАБОТА С БЫСТРЫМИ СООБЩЕНИЯМИ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на выполнение общих задач».

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
199
Если вы пользуетесь такими средствами, как Microsoft Office Communicator 2007, MSN Messenger или
Live Messenger, вы можете обмениваться быстрыми сообщениями с любыми пользователями, контактами, возможностями или интересами Microsoft Dynamics CRM, которые имеют адрес электронной почты и пользуются тем же средством быстрых сообщений, что и вы.
Замечание. Возможно, вам придется добавить адрес сервера Microsoft Dynamics CRM к списку надежных сайтов Microsoft Internet Explorer, чтобы отображалось онлайновое присутствие пользователей. Дополнительная информация в справочной системе Microsoft Internet Explorer.
Типы записей и столбцы, в которых может отображаться онлайновое присутствие.

Контакт: Полное имя

Интерес: Первичный контакт

Возможность: Потенциальный клиент

Любые клиентские записи: Пользователи, Ответственный, Отредактировано
Чтобы открыть меню службы быстрых сообщений, щелкните Индикатор присутствия онлайн

Зеленый индикатор означает, что получатель может принимать сообщения и свободен.

Красный индикатор означает, что получатель занят. Вы можете отправить сообщение, но возможна задержка с ответом.

Желтый индикатор означает, что получателя нет на рабочем месте или в офисе.

Бесцветный индикатор означает, что состояние пользователя неизвестно.A peach jewel indicates the person's online status is unknown. There are other communication methods available from the menu.
Обеспечить возможность просмотра онлайнового присутствия можно двумя способами:

Просматривать онлайновое присутствие пользователей можно, добавив связанные с ними адреса электронной почты в записи пользователя или контакта. Например, если добавить к представлению столбец электронных адресов ответственных, в столбце ответственных появится индикатор онлайнового присутствия (см. типы записей и столбцы выше).
– ИЛИ –

Если вы не хотите включать в представление столбец адресов электронной почты, воспользуйтесь средствами настройки представления. Дополнительная информация: «Работа с представлениями».
Чтобы добавить столбец адресов электронной почты к сохраненному представлению: a.
В представлении, в которое вы хотите добавить индикаторы онлайнового

200
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide присутствия, щелкните Расширенный поиск. b.
В форме Расширенный поиск щелкните Изменить столбцы. c.
В Общих задачах щелкните Добавить столбец. d.
Щелкните один из флажков, связанных с электронной почтой, например:
Электронная почта. e.
Дважды щелкните OK. f.
В форме Расширенный поиск щелкните Найти. g.
Чтобы сохранить представление, щелкните Вернуться в запрос, а затем на панели инструментов Действия щелкните Сохранить как.
Чтобы добавить индикатор онлайнового присутствия в один из столбцов сохраненного представления: a.
В области Организации или Контакты щелкните Расширенный поиск. b.
В форме Расширенный поиск щелкните Изменить столбцы. c.
Далее: a.
Выберите один из столбцов, в котором может отображаться индикатор онлайнового присутствия, такой как Полное имя, затем щелкните OK. b.
Выберите столбец, затем щелкните Изменить свойства. c.
Выберите флажок Enable Presence for this column, затем щелкните OK. d.
Чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно, щелкните OK. e.
В форме Расширенный поиск щелкните Найти. f.
Чтобы сохранить представление, щелкните Вернуться в запрос, затем на панели инструментов Действия щелкните Сохранить как.
Примечание
Нельзя вывести индикатор онлайнового присутствия в столбцы записей связанных типов, или в удаленные столбцы.
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЙСТВИЯМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Можно создавать, просматривать, отслеживать и сохранять сообщения электронной почты, а также связывать их с конкретными организациями, контактами, обращениями и другими записями. Такие сообщения отслеживаются как записи действий, их можно отправлять клиентам и другим внутренним пользователям или сохранять как черновики для дальнейшего редактирования. Это позволяет создать полную историю взаимодействия с клиентами.
РАБОТА С ДЕЙСТВИЯМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В MICROSOFT DYNAMICS CRM
Работать с сообщениями электронной почты в Microsoft Dynamics CRM можно в одной из указанных ниже областей.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
201

Область действий. Сообщения электронной почты перечисляются с остальными действиями и могут быть созданы с помощью панели инструментов или из меню Создать.
Дополнительная информация: «Управление действиями обмена данными».

Область быстрых кампаний. Для создания и отправки клиентам электронной почты с целью рекламы продуктов и повышения уровня продаж в рамках маркетинговой кампании можно использовать мастер Создать быструю кампанию. Контракты от кампании будут отображаться в папке ответов в дополнение к области действий.
Дополнительная информация: «Общие сведения о быстрых кампаниях».

Область бизнес-процессов. Бизнес-процесса можно использовать для отправки электронной почты, связанной с клиентами и сервисами, клиентам, а также ресурсам и представителям службы по работе с клиентами, обслуживающим эту организацию.
Дополнительная информация: «Создание и использование бизнес-процессов».

Область рассылки. Сообщения электронной почты можно отправлять сразу нескольким клиентам. В рассылках нельзя использовать вложения.
Дополнительная информация: «Рассылка сообщений клиентам по электронной почте».

Область списков ожидания. Здесь можно принимать сообщения из списка ожидания и помещать их в него повторно. Удаление сообщений из списка ожидания не приводит к их удалению из Microsoft Dynamics CRM.
Дополнительная информация: «Создание списков ожидания для поступающих обращений».
РАБОТА С СООБЩЕНИЯМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Способ работы с сообщениями электронной почты зависит от настройки электронной почты в организации. В некоторых организациях Microsoft Dynamics CRM используется только для регистрации факта отправки или получения сообщений, а фактически эти действия выполняются в приложении.
Exchange также можно использовать для отправки и получения электронной почты в организации. В других организациях клиент Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook используется для работы с сообщениями. Доступ к электронной почте определяется администратором и конфигурацией доступа к электронной почте, хранящейся в записи пользователя.
РАБОТА С СООБЩЕНИЯМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ MICROSOFT DYNAMICS CRM
Если администратор настроил Microsoft Dynamics CRM на управление электронной почтой, можно принимать, читать и пересылать сообщения электронной почты, а также отвечать на них и прикреплять к ним файлы и примечания.

Повторная отправка уже отправленных сообщений электронной почты невозможна.

Клиенты, отказавшиеся от использования маркетинговых сообщений

202
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Сообщения электронной почты можно отправлять клиентам, которые не имеют допустимого адреса электронной почты либо имеют адрес, связанный с несколькими записями, однако это может привести к появлению предупреждения.

Системный администратор может указать для Microsoft Dynamics CRM параметры управления сообщениями электронной почты, для которых отсутствует допустимый клиент Microsoft
Dynamics CRM.

После сохранения сообщения электронной почты к нему можно прикреплять примечания и документы.
РАБОТА С ДЕЙСТВИЯМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В MICROSOFT OFFICE OUTLOOK
Если вы предпочитаете работать с действиями электронной почты в Microsoft Office Outlook, для создания сообщений электронной почты и управления ими можно использовать клиент Microsoft
Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook . С помощью адресной книги клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook пользователь получает доступ к адресам электронной почты клиентов и других пользователей в организации.
Сообщения электронной почты можно просматривать в почтовом ящике Microsoft Office Outlook или
Microsoft Dynamics CRM в виде закрытого действия электронной почты. Учтите, что если вся электронная почта будет приниматься в виде действий электронной почты Microsoft Dynamics CRM, она будет доступна всем пользователям, которые могут просматривать ваши действия. Дополнительная информация: «Отправка и получение электронной почты в клиенте Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook».
Все или некоторые сообщения электронной почты Microsoft Office Outlook можно сохранить в виде записей Microsoft Dynamics CRM. Microsoft Office Outlook и Microsoft Dynamics CRM проверяют входящую электронную почту на наличие сообщений, которые следует сохранить и отследить, на основе личных параметров. Этот параметр можно задать в диалоговом окне личных параметров.
Дополнительная информация: «Настройка личных параметров».
РАБОТА С СООБЩЕНИЯМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ИЗ ДРУГИХ ПРОГРАММ
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Если в организации установлен маршрутизатор электронной почты Microsoft Dynamics CRM, для отправки и приема электронной почты можно использовать приложение для работы с электронной почтой, отличное от клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook . При использовании протокола POP3 необходимо предоставить системному администратору имя сервера и адрес электронной почты для подключения.
Дополнительная информация: «Отправка и получение электронной почты в Microsoft Dynamics CRM для клиента Microsoft Office Outlook».
ЛИЧНЫЕ И ОБЩИЕ ШАБЛОНЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Microsoft Dynamics CRM предоставляет организации шаблоны электронной почты. Шаблоны организации доступны для общего использования, но удалять и изменять их могут только пользователи,

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
203 обладающие правами администратора. Microsoft Dynamics CRM также предоставляет пользователям личные шаблоны электронной почты. Даже если личный шаблон доступен для общего использования, удалить или изменить его может только пользователь с правами владельца.
При создании личного шаблона электронной почты или шаблона электронной почты организации необходимо сначала выбрать тип шаблона, исходя из того, кому будет отправляться сообщение
(организации, контакту, интересу или другому типу записи Microsoft Dynamics CRM). Тип шаблона определяет один или несколько адресов электронной почты, используемые шаблоном при отправке.
Microsoft Dynamics CRM проверяет определенные адреса электронной почты в зависимости от типа используемого шаблона.
Дополнительная информация: «Работа с шаблонами электронной почты».
Шаблоны электронной почты для Microsoft Office Word также доступны как личные шаблоны и шаблоны организации, но управляются отдельно. Дополнительная информация: «Работа с шаблонами слияния».
ОТПРАВКА И ПРИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В КЛИЕНТЕ MICROSOFT DYNAMICS CRM
ДЛЯ MICROSOFT OFFICE OUTLOOK
При работе в Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook можно пользоваться всеми знакомыми кнопками и панелями инструментов Microsoft Office Outlook с помощью панель инструментов Microsoft Dynamics CRM и меню для управления сообщениями электронной почты и большинством других действия. Отслеживать сообщение электронной почты Microsoft Office Outlook в
Microsoft Dynamics CRM можно в любое время. Отслеживаемые сообщения по-прежнему находятся в почтовых папках Microsoft Office Outlook. С помощью личного параметра можно изменить значок
Microsoft Dynamics CRM Отслеживать в CRM
. Копия сообщения электронной почты сохраняется как действие и остается доступной в области действий Microsoft Dynamics CRM. Это действие можно связать с записью в Microsoft Dynamics CRM. Можно также задать личные параметры отслеживания всей входящей электронной почты в Microsoft Dynamics CRM.
Дополнительная информация: «Настройка личных параметров».
Важно
Поскольку Microsoft Dynamics CRM предоставляет пользователям совместный доступ к данным, многие положения о конфиденциальности, используемые по умолчанию в полнофункциональной системе электронной почты, не применяются. Это означает, что действие электронной почты, связанное с записью Microsoft Dynamics CRM (например, с обращением, организацией или контактом) в качестве связанной записи, имеет такую же область видимости, как и другие связанные с этой записью действия.
Поэтому любой пользователь, имеющий доступ к записи и связанным с ней действиям, также имеет доступ к сообщению электронной почты.
УПРАВЛЕНИЕ ВХОДЯЩЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ
При использовании клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook вся принимаемая электронная почта поступает в папку «Входящие» Microsoft Office Outlook, и только почта, обозначенная как действия электронной почты Microsoft Dynamics CRM (то есть ответ на сообщение электронной

204
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide почты, отправленное из Microsoft Dynamics CRM) или помеченная в Microsoft Dynamics CRM как отслеживаемая, поступает в области Microsoft Dynamics CRM «Действия» и «Моя работа: списки ожидания». При необходимости можно выполнить указанные ниже действия.

Отслеживание всей входящей электронной почты как действий электронной почты Microsoft
Dynamics CRM.

Отслеживание только электронной почты, созданной в Microsoft Dynamics CRM (отправленной в ответ на действие электронной почты Microsoft Dynamics CRM), как действий электронной почты
Microsoft Dynamics CRM.

Отслеживание только электронной почты, связанной с организациями, контактами и интересами.
Если отслеживание всей входящей почты отключено, можно вручную отследить выбранные в Microsoft
Office Outlook сообщения как действия электронной почты в Microsoft Dynamics CRM.
Однако при отслеживании всех сообщений электронной почты как действий электронной почты
Microsoft Dynamics CRM следует иметь в виду, что любой пользователь, которому разрешено просматривать ваши действия или работать с ними, будет иметь доступ и к сообщениям электронной почты. Кроме того, если сообщение электронной почты с вложениями отслеживается как действие
Microsoft Dynamics CRM, вложения также включаются в действие. Чтобы они были недоступны другим пользователям, удалите их из действий электронной почты.
Дополнительная информация: «Сохранение контактов, задач и сообщений электронной почты Microsoft
Office Outlook в качестве записей Microsoft Dynamics CRM».
ОТПРАВКА СООБЩЕНИЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ОТВЕТЫ НА НИХ
Действия электронной почты Microsoft Dynamics CRM можно связать с активными контактами, организациями, интересами, помещениями, оборудованием, списками ожидания или пользователями в
Microsoft Dynamics CRM. Активные записи Microsoft Dynamics CRM с адресами электронной почты можно выбрать из адресной книги Microsoft Dynamics CRM, которая устанавливается автоматически при установке Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook. Действия электронной почты также можно отслеживать в Microsoft Dynamics CRM, не связывая с другой записью Microsoft Dynamics CRM.
При отправке или пересылке электронной почты, отслеживаемой как действие электронной почты, а также при ответе на нее создается закрытое действие для каждой организации и каждого контакта, на которые имеется ссылка в области «История» и которые отображаются в этой области. Закрытые действия электронной почты нельзя обновлять, если они связаны с записью Microsoft Dynamics CRM.
Если связанная запись еще не выбрана, ее можно выбрать.
Дополнительная информация: «Управление действиями электронной почты».
РАБОТА И СИНХРОНИЗАЦИЯ С КЛИЕНТОМ MICROSOFT DYNAMICS CRM ДЛЯ MICROSOFT
OFFICE OUTLOOK В АВТОНОМНОМ РЕЖИМЕ
При установке Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook с автономным доступом можно работать в автономном режиме без сервера Microsoft Dynamics CRM. В этом режиме можно создавать

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
205 сообщения электронной почты Microsoft Dynamics CRM, которые будут отправлены при переходе в интерактивный режим. Они будут отправлены при очередной отправке сообщений электронной почты.
Дополнительная информация: «Синхронизация данных».
Если при работе с клиентом Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook в автономном режиме после создания и отправки сообщения электронной почты происходит сбой или блокировка доставки сообщения (например, из-за того, что получатель не желает принимать электронную почту, либо из-за отказа в работе сервера), сообщение сохраняется в папку Черновики в Microsoft Office Outlook, но при этом создается закрытое действие Microsoft Dynamics CRM. В Microsoft Dynamics CRM для просмотра неотправленных сообщений используется представление «Отложенная почта». В автономном режиме отправленные сообщения электронной почты Microsoft Dynamics CRM помещаются в список ожидания автономного режима Microsoft Office Outlook, а при переходе в интерактивный режим Microsoft
Dynamics CRM автоматически пытается отправить их и создать действия. Если отправить сообщение электронной почты не удается, оно сохраняется в Microsoft Dynamics CRM в виде чернового действия, но не отображается в папке Черновики в Microsoft Office Outlook.
Дополнительная информация: «Работа в автономном режиме».
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АДРЕСНОЙ КНИГИ MICROSOFT DYNAMICS CRM
Адресную книгу Microsoft Dynamics CRM можно использовать для выбора записей из Microsoft Dynamics
CRM в Microsoft Office Outlook. В ней содержатся сведения об организациях, контактах, помещениях, оборудовании, интересах, предложениях и пользователях. Адресная книга Microsoft Dynamics CRM доступна в том же меню, что и другие адресные книги Microsoft Office Outlook, и используется аналогичным образом.
Также ее можно использовать для сверки получателей электронной почты во входящих сообщениях с контактами Microsoft Dynamics CRM и их автоматического связывания. Способ сопоставления контактов устанавливается с помощью личных параметров.
Дополнительная информация: «Настройка личных параметров».
РАБОТА С ДЕЙСТВИЯМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
СОЗДАНИЕ И ОТПРАВКА СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ИЗ ВЕБ-ПРИЛОЖЕНИЯ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Электронная почта Permissions»
Создавать и отправлять действия электронной почтой можно из области действий системы

206
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Microsoft Dynamics CRM. Сообщения электронной почты, отправляемые из Microsoft Dynamics
CRM, не появляются в почтовых папках клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office
Outlook.
1.
Запустите Microsoft Dynamics CRM 4.0.
2.
В области переходов щелкните Рабочая область, затем щелкните Действия.
3.
В панели операций щелкните Создать
4.
В диалоговом окне Создать действие щелкните кнопку Электронная почта, а затем — кнопку ОК.
5.
На вкладке Электронная почта необходимо ввести следующую информацию:

От. Найдите и выберите имя отправителя.

Кому. Найдите и выберите одного или нескольких получателей. Можно выбрать запись из отфильтрованного списка на панели области «Помощник по созданию форм» или щелкнуть кнопку Поиск
, чтобы выполнить поиск других записей.




Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   ...   42


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал