Руководство пользователя Microsoft Dynamics crm 0 руководство пользователя



Pdf просмотр
страница12/42
Дата29.11.2016
Размер5.11 Mb.
Просмотров7490
Скачиваний0
ТипРуководство пользователя
1   ...   8   9   10   11   12   13   14   15   ...   42
Совет.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
157

При создании отчета не закрывайте окно, в котором отображается запись, относящаяся к типу данных, включенному в отчет. Это поможет вам определить столбцы для включения в отчет.
1.
В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните
Отчеты.
2.
Чтобы добавить новый отчет, щелкните Создать, а затем нажмите Мастер отчетов.
– ИЛИ –
Чтобы изменить существующий отчет, созданный с помощью мастера отчетов, выберите его в панели операций, щелкните Изменить отчет
, а затем нажмите Мастер отчетов.
Для изменения отчетов, созданных с помощью мастера отчетов можно использовать только этот мастер.
3.
Выбор отправной точки для отчета. a.
Чтобы создать новый отчет, выберите Начать новый отчет.
– ИЛИ –
Чтобы начать с копирования существующего отчета, выберите Открыть
существующий отчет, выберите отчет, а также снимите флажок Перезаписать
существующий отчет.
– ИЛИ –
Чтобы изменить существующий отчет, выберите Открыть существующий отчет, выберите нужный отчет и установите флажок Перезаписать существующий
отчет. b.
Если установлено несколько языков, выберите язык, который должен использоваться в отчете для названий столбцов, типов записей и созданного мастером текста. c.
Щелкните кнопку Далее.
4.
Введите имя отчета и укажите, записи какого типа будут использоваться в данном отчете.
Цель этого шага – указать, откуда извлекаются данные в отчет. Можно включить данные из одного или двух типов записей и добавить данные из связанных записей. a.
Введите данные в каждое поле:

Имя отчета. Это значение будет отображаться в меню Отчеты и в области отчетов.

158
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Тип основной записи. Данные всех полей этого типа записей и типов связанных записей будут доступны, если определяются условия для включения записей. Данные этого типа записи будут доступны, если выбираются поля для отображения.

Связанный тип записи. Если необходимо отобразить данные типа связанной записи, необходимо выбрать здесь дополнительный тип записи.
Совет. Если нет необходимости в данных какого-либо типа связанной записи, не следует ничего выбирать, чтобы не увеличивать время загрузки отчета. b.
Щелкните кнопку Далее.
5.
Указание записей для включения в отчет.
Цель этого шага – определить, какие записи необходимо включить в отчет. Эта информация сохраняется в качестве фильтра по умолчанию для отчета.
Можно выбрать условия на основе выбранных типов записей или столбцов из связанных записей. a.
Чтобы включить только записи, определенные существующим системным представлением или сохраненным представлением, выберите представление.
– ИЛИ –
Чтобы определить, какие записи включать по выбранным условиям, выполните следующие действия.

Как добавить строку условий:
1.
В области для типа записей, к которому относится поле, щелкните Выбрать и укажите поле, по которому будет выполняться фильтрация.
2.
Щелкните оператор отношения и выберите оператор.
3.
Щелкните Введите значение и введите значение для выполнения фильтрации. Для некоторых значений можно щелкнуть кнопку Выбрать значения
, чтобы открыть диалоговое окно Выбор значений и выбрать требуемое значение.

Чтобы сгруппировать условия, необходимо выбрать не менее двух строк для одного типа записи. Например, Этап продажи и Предполагаемый
доход являются значениями поля в типе записей Возможная сделка, и две строки условий фильтрации для этих полей могут быть сгруппированы. Однако строки со значениями полей из различных типов записей, например типов записей Бизнес-партнер и Возможная сделка,

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
159 сгруппировать нельзя. a.
Для каждой строки, которую необходимо сгруппировать, щелкните кнопку Выделить строку для данной строки, а затем
Выбрать строку. b.
В панели фильтрации выберите Группировка И или Группировка
ИЛИ. c.
Чтобы удалить строку из группы, щелкните кнопку меню
«Параметры» для этой строки, а затем щелкните кнопку
Удалить. d.
Чтобы выбрать группу, щелкните кнопку меню «Параметры» для этой группы, а затем щелкните Выбрать группу. e.
Чтобы добавить условие в группу, щелкните кнопку меню
«Параметры» для группы, щелкните Добавить предложение, а затем выберите поле, оператор отношения и значение. f.
Чтобы отменить выбор группы, щелкните кнопку меню
«Параметры» для этой группы, а затем щелкните Отменить
выбор группы . g.
Чтобы отменить группирование, щелкните кнопку меню
«Параметры» для группы, а затем щелкните Разгруппировать. h.
Чтобы изменить группу Группировка И на группу Группировка
ИЛИ или группу Группировка ИЛИ на группу Группировка И, щелкните кнопку меню «Параметры» для группы, а затем щелкните Изменить на ИЛИ или Изменить на И.
6
Щелкните кнопку Далее.
7
Организация и форматирование данных.
Цель этого шага – определить, какие столбцы необходимо включить, порядок, в котором они отображаются, и следует ли группировать данные в подкатегории. Любой отчет включает столбцы. Группируя и суммируя данные, можно упростить просмотр статистических показателей.
Например, в отчете можно использовать один уровень группировки для группировки возможных сделок по продавцам, добавить второй уровень группировки, чтобы показать возможные сделки по кварталам, или добавить третий уровень, чтобы показать процентное соотношение реализованных и нереализованных сделок по кварталам.
Если в отчете не используется группировка, то чтобы использовать в отчете диаграмму, необходимо выбрать, по крайней мере, один числовой столбец. Если в отчете используется группировка, необходимо выбрать, по крайней мере, один числовой

160
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide столбец с определенным для него типом сводки.
8
Определение способа упорядочения отчета.
9
Для группировки элементов таким образом, чтобы они упорядочивались в отчете по дате или другим общим свойствам, выполните следующие действия.
1.
Для каждого необходимого уровня группировки щелкните
Щелкните здесь, чтобы добавить группировку.
2.
Определите группировку: a.
Тип записи. Можно выбрать записи выбранного типа основной записи, а также любого типа связанной записи. Если выбран тип дополнительной записи, можно также выбрать записи типа дополнительных записей и типов ее связанных записей. b.
Столбец. Имя поля Microsoft Dynamics CRM, которое содержит данные для определения группировки. c.
Интервал времени. Для полей даты и времени – группировка данных по месяцам, дням, неделям или годам. d.
Порядок сортировки. Порядок сортировки для отображения групп. e.
Ширина столбца. Ширина заголовка столбца в точках. f.
Тип итога. Можно группировать записи по числу соответствующих записей.
3.
Чтобы изменить порядок уровней группировки, воспользуйтесь стрелками вверх и вниз в разделе Общие задачи.
4.
Щелкните кнопку ОК.

Чтобы определить порядок сортировки для каждой группы, щелкните
Настроить сортировку, выберите столбец и порядок сортировки, а затем щелкните кнопку ОК.

Чтобы ограничить отчеты группами с наибольшими или наименьшими значениями, щелкните кнопку Задать верхнее или нижнее число:
1.
Выберите Сверху или Снизу.
2.
Выберите число групп для отображения.
3.
Щелкните кнопку ОК. b.
Выберите, какие столбцы должны отображаться в отчете. Можно отображать столбцы, в которых отображаются данные из записи, или столбцы со сводными сведениями.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
161 1.
Для каждого включаемого столбца щелкните Щелкните здесь, чтобы
добавить столбец:

Тип записи. Можно выбрать записи выбранного типа основной записи, а также любого типа связанной записи. Если выбран тип дополнительной записи, можно также выбрать записи типа дополнительной записи и типов ее связанных записей.

Столбец. Имя поля Microsoft Dynamics CRM, которое содержит данные для отображения или суммирования.

Тип данных. Тип данных столбца, один из следующих: основной ключ, nvarchar, поле выбора, бит, десятичное, целое, число с плавающей точкой, денежный, ntext, дата и время, ответственный, поиск.

Имя. Имя, используемое в базе данных.

Ширина столбца. Ширина столбца в точках.

Тип итога. Конкретный доступный тип суммирования зависит от типа данных столбца. o
Нет: поиск, дата и время, ответственный, поле выбора, бит, ntext o
Среднее значение, Максимум, Минимум, Процент от
Итога, Сумма: все числовые типы записей (десятичное, целое, число с плавающей точкой, денежный)

Для переупорядочения столбцов используются стрелки влево и вправо.
2.
Щелкните кнопку ОК.
10
Щелкните кнопку Далее.
11
Выбор использования диаграммы в отчете.
Цель этого шага – определить, следует ли использовать диаграмму, и какой тип диаграммы использовать.
12
Выберите, следует ли включать диаграмму:

Только таблица. Отображается таблица, сгруппированная и отсортированная в соответствии с указаниями пользователя.

Диаграмма и таблица. Отображаются и диаграмма, и таблица. o
Показать таблицу ниже диаграммы на одной и той же

162
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
странице. Щелчок диаграммы не приводит ни к какому действию. o
Показать диаграмму. Чтобы просмотреть данные для области
диаграммы, щелкните эту область диаграммы. При щелчке области внутри диаграммы будет отображаться таблица с подробными данными для этой части диаграммы.
13
Щелкните кнопку Далее.
14
Формат диаграммы, если отчет включает диаграмму.
Цель этого шага – указать тип диаграммы и способ отображения в ней данных.
15
Выберите тип диаграммы, а затем щелкните кнопку Далее. Область Просмотр
диаграммы показывает, как будут отображаться данные.

Для вертикальных и горизонтальных гистограмм и линейных диаграмм укажите, какие данные должны отображаться на каждой оси: o
В разделе Форматировать ось (X) столбцов выберите поле, которое должно использоваться для оси X, и подпись, отображаемую на диаграмме для данного поля. o
В разделе Форматировать ось (Y) значения можно выбрать два поля. Для каждого поля можно указать подпись, отображаемую на диаграмме. o
В разделе Форматировать названия и условные обозначения укажите, следует ли отображать подписи данных и условные обозначения.

Для секторной диаграммы укажите сектора и значения для диаграммы. o
Для секторов необходимо выбрать одну из группировок в отчете. o
Для значений необходимо указать числовой столбец с типом сводки.
16
Щелкните кнопку Далее.
17
Для просмотра итогового отчета щелкните кнопку Далее, а затем – кнопку Готово.
18
Определение мест, откуда можно выполнять отчет.
Закончив определение отчета, необходимо вернуться в форму «Отчет», где можно обновить имя и описание отчета и определить место отображения отчета.

Категории. Чтобы задать категории, в которые нужно включить этот отчет, щелкните кнопку Выбрать значения и выберите категории. Дополнительная

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
163 информация: «Диалоговое окно «Системные параметры», вкладка «Отчеты».
По умолчанию новый отчет не помещается в какую-либо категорию. Если требуется включить отчет в представления категорий в области отчетов, например в представление Отчеты по маркетингу, добавьте категорию в поле
Категории.

Связанные типы записей Чтобы отчет отображался в списке Отчеты на странице для определенных типов записей, щелкните кнопку Выбрать значения и выберите типы записей. Например, если новый отчет содержит данные из информации партнеров и действий, выберите Организации и Действия.

Отобразить в Чтобы указать, где должны отображаться отчеты, щелкните кнопку
Выбрать значения и выберите один или несколько параметров: o
Область отчетов Отчет отображается в области отчетов. o
Формы для связанных типов записей Отчет отображается в форме для типа записей, выбранного в Связанные типы записей. o
Списки для связанных типов записей Отчет отображается с заданных страниц представления списка.
Если значения не выбраны, отчет не отображается для конечных пользователей.
Для просмотра отчетов, невидимых для конечных пользователей, или управления ими в области отчетов выберите представление Все отчеты, включая
подчиненные отчеты.

Языки. Если в вашей реализации Microsoft Dynamics CRM поддерживается несколько языков, укажите язык. Отчет будет отображаться для всех пользователей, в личных настройках которых выбран этот язык. Чтобы отчет был доступен всем пользователям, выберите Все языки. Помните, что при этом не изменяется язык, используемый внутри отчета.
Совет. Если используется клиент Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office
Outlook с автономным доступом , то по умолчанию все отчеты, владельцем которых вы являетесь, будут доступны в автономном режиме. Дополнительная информация: «Работа с данными в автономном режиме».
19
Проверка отчета и его изменение при необходимости.
В панели инструментов отчетов щелкните Выполнить отчет
. Если в отчете необходимы изменения, начните с шага 2 и внесите изменения в существующий отчет.
20
Определение того, кто может использовать данный отчет. По умолчанию, отчет представляет собой персональный отчет. Это означает, что его может использовать только тот, кто его создал.

164
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Для совместной с другими пользователями работы над отчетом в области отчетов выберите отчет, а затем в меню Другие действия щелкните Общий
доступ.

Чтобы сделать отчет доступным любому сотруднику организации, в области отчетов выберите отчет, затем в панели операций щелкните Изменить отчет, а затем в меню Действия щелкните Сделать отчет доступным для
организации.
Если используется клиент Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook с автономным доступом, то по умолчанию все отчеты, владельцем которых вы являетесь, будут доступны в автономном режиме. Дополнительная информация:
«Работа с данными в автономном режиме».
Примечание
Все отчеты, созданные при помощи Мастера отчетов, выводятся на печать в альбомном режиме.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ВНЕШНИМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ ДОСТУПА К ОТЧЕТУ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие доступно для ролей Системный администратор, Настройщик системы или эквивалентных. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
После публикации отчета для внешнего использования его можно использовать на порталах
Microsoft SharePoint, в клиентских программах и в службах Microsoft SQL Server Reporting Services.
1.
В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните
Отчеты.
2.
Выберите отчет и на панели инструментов Действия щелкните кнопку Изменить отчет
3.
В меню Действия выберите пункт Опубликовать отчет для внешнего использования.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ ПРИ ПОМОЩИ СЛУЖБ ПОДГОТОВКИ ОТЧЕТОВ
Можно использовать любые приложения, совместимые со стандартом обмена данными между базами данных и другими программами ODBC (Open Database Connectivity), для чтения данных непосредственно из базы данных Microsoft Dynamics CRM. Там, где это возможно, использование встроенных инструментов для подготовки отчетов проще, чем применение шагов данной процедуры.
Ниже приведены рекомендуемые альтернативы:

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
165

Экспорт данных в Microsoft Office Excel

«Создание готовых документов и сообщений»

Создание, редактирование и копирование отчетов с использованием мастера отчетов
РЕДАКТИРОВАНИЕ ОТЧЕТА ПО УМОЛЧАНИЮ ИЛИ СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА СЛУЖБЫ
ОТЧЕТОВ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие доступно для ролей Системный администратор, Настройщик системы или эквивалентных. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
Все отчеты по умолчанию в Microsoft Dynamics CRM представляют собой отчеты службы отчетов. Отчеты по умолчанию не могут изменяться с помощью мастера отчетов. Для изменения отчетов по умолчанию или создания нового отчета службы отчетов, отличного от отчета, созданного с помощью мастера отчетов, необходима среда разработки отчетов:
Настройка среды разработки отчетов
Установите на компьютер обязательные компоненты:

Microsoft Visual Studio или любой другой продукт, который использует интегрированную среду разработки Visual Studio .NET
(например, Microsoft Visual Basic .NET).

Средство разработки отчетов для служб отчетов 2005 можно установить с компакт-диска Microsoft SQL Server 2005, для него требуется Visual Studio .NET 2005.

Убедитесь, что роль безопасности, назначенная вашей учетной записи, включает привилегии Публикация отчетов и Добавление отчетов Службы отчетов.
Рекомендуется ознакомиться также со следующей документацией:

Раздел «Руководство по созданию отчетов» пакета средств разработки Microsoft CRM 4.0. Дополнительная информация:
«Отчеты служб создания отчетов (пакет Microsoft Dynamics CRM

166
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
SDK)».

Электронная документация по службам отчетов содержит справочные материалы для службы отчетов. Дополнительная информация: «Интерактивные книги о службе отчетов SQL Server
2005».
1.
Выберите существующий отчет, макет которого лучше всего подходит для нового отчета.
2.
Загрузите отчет из Microsoft Dynamics CRM на компьютер, на котором выполняется среда разработки отчетов. a.
В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните Отчеты. b.
В панели операций щелкните Изменить отчет
, а затем в меню Действия щелкните Загрузить отчет. c.
Щелкните кнопку Сохранить и укажите путь для сохранения файла. Если требуется не изменить существующий отчет, а создать новый, переименуйте файл. d.
В диалоговом окне Загрузка завершена щелкните кнопку Закрыть.
3.
Для продукта, созданного с использованием интегрированной среды разработки Visual
Studio, откройте отчет и внесите необходимые изменения. Перед внесением значительных изменений прочтите «Отчеты служб создания отчетов» («Пакет средств разработки Microsoft Dynamics CRM»).
4.
Добавьте отчет в Microsoft Dynamics CRM. a.
В области отчетов Microsoft Dynamics CRM щелкните Создать. b.
В поле Тип отчета выберите Существующий файл. c.
В поле Расположение файла введите путь и имя динамического или статического файла, который требуется добавить, или щелкните кнопку Обзор, чтобы найти файл. d.
Измените свойства отчета:

Имя. Название отчета, которое отображается в области отчетов, а также в формах и списках меню Отчеты

Описание. Описание, которое отображается в области отчетов.

Родительский отчет. Если в отчете имеется вложенный отчет или детализированный отчет, укажите существующий родительский отчет.
Если он не указан, для родительского отчета отображается сообщение

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
167 об ошибке «Отчет не найден».

Категории. Чтобы задать категории, в которые нужно включить этот отчет, щелкните кнопку Выбрать значения и выберите категории.
Дополнительная информация: «Диалоговое окно «Системные параметры», вкладка «Отчеты»

Связанные типы записей. Чтобы отчет отображался в списке Отчеты на странице для определенных типов записей, щелкните кнопку Выбрать
значения и выберите типы записей. Например, если новый отчет содержит данные из информации партнеров и действий, выберите
Организации и Действия.

Отобразить в. Чтобы указать, где должны отображаться отчеты, щелкните кнопку Выбрать значения и выберите один или несколько параметров:

Область отчетов. Отчет отображается в области отчетов.

Формы для связанных типов записей. Отчет отображается в форме для типа записей, выбранного в Связанные типы
записей.
Если в отчете разрешена предварительная фильтрация, в записи можно указать запуск отчета по текущей записи.

Списки для связанных типов записей Отчет отображается с заданных страниц представления списка.
Если в отчете разрешена предварительная фильтрация, в записи можно указать запуск отчета по выбранным записям.

Если значения не выбраны, отчет не отображается для конечных пользователей. Для просмотра отчетов, невидимых для конечных пользователей, или управления ими в области отчетов выберите представление Все отчеты, включая подчиненные отчеты.

Языки. Если в вашей реализации Microsoft Dynamics CRM поддерживается несколько языков, укажите язык. Отчет будет отображаться для всех пользователей, в личных настройках которых выбран этот язык. Чтобы отчет был доступен всем пользователям, выберите Все языки. Помните, что при этом не изменяется язык, используемый внутри отчета. e.
Щелкните кнопку Сохранить. f.
Чтобы изменить фильтр отчета, в панели операций щелкните Другие действия, а затем – Изменить фильтр по умолчанию.

168
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Советы
Чтобы использовать новый файл совместно с другими пользователями, выполните одно из следующих действий:

Добавьте файл как отчет Microsoft Dynamics CRM и выберите отчет. В меню Другие
действия выберите команду Общий доступ и укажите пользователей для совместного доступа к отчету.

Если отчет может пригодиться всем пользователям, добавьте свой файл как отчет в
Microsoft Dynamics CRM и попросите администратора системы сделать его доступным всей организации. При наличии соответствующих разрешений:
1.
В Microsoft Dynamics CRM выберите отчет в области отчетов.
2.
Щелкните Изменить отчет
3.
В меню Действия щелкните Сделать отчет доступным для организации.

Поместите отчет в файловую систему с общим доступом.

Отправьте отчет по электронной почте другим пользователям Microsoft Dynamics
CRM в том же домене.

Чтобы запретить пользователям запуск исходного отчета, с которого вы начинали работу, сделайте следующее:
1.
В области отчетов выберите отчет.
2.
В панели операций щелкните Изменить отчет
3.
В меню Действия щелкните Вернуться к персональному отчету.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ MICROSOFT OFFICE WORD 2003
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
Существует несколько способов слияния данных Microsoft Dynamics CRM в Microsoft Office Word
2003. Если используется Microsoft Office Word 2007, можно также использовать функцию слияния клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook.

Можно экспортировать список, такой как результаты расширенного поиска, в динамический или статический файл Microsoft Office Excel, а затем использовать этот

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
169 файл Microsoft Office Excel в качестве источника данных для слияния Microsoft Office
Word 2003. При этом не создается действие Microsoft Dynamics CRM для каждой объединенной записи. Дополнительная информация: «Экспорт данных в Microsoft
Office Excel».

В Microsoft Office Word 2003 данные считываются непосредственно из базы данных
Microsoft Dynamics CRM. При этом не создается действие Microsoft Dynamics CRM для каждой объединенной записи. Этот способ описан в данном разделе.
1.
В Microsoft Office Word выделите в меню Сервис пункт Письма и рассылки и выберите команду Слияние почты. Выполните инструкции действий 1 и 2 в области Слияние
почты.
2.
При выполнении действия 3 инструкций Слияние почты выберите параметр
Существующий список и щелкните кнопку Обзор.
3.
Щелкните New SQL Server connection.odc, а затем щелкните кнопку Открыть.
4.
В поле Имя сервера введите имя сервера, на котором хранится база данных Microsoft
Dynamics CRM, и щелкните кнопку Далее.
5.
В списке баз данных выберите базу данных Organization_MSCRM.
6.
В столбце Имя выберите представление с фильтрацией, которое начинается с префикса
Отфильтровано.
7.
Щелкните Далее, затем щелкните кнопку Готово.
8.
Для завершения слияния выполните в Microsoft Office Word оставшиеся действия в области Слияние почты.
Совет
Чтобы использовать новый файл совместно с другими пользователями, выполните одно из следующих действий:

Добавьте файл как отчет Microsoft Dynamics CRM и выберите отчет. В меню Другие
действия выберите команду Общий доступ и укажите пользователей для совместного доступа к отчету.

Если отчет может пригодиться всем пользователям, добавьте свой файл как отчет в
Microsoft Dynamics CRM и попросите администратора системы сделать его доступным всей организации. При наличии соответствующих разрешений:
1.
В Microsoft Dynamics CRM выберите отчет в области отчетов.
2.
Щелкните Изменить отчет
3.
В меню Действия щелкните Сделать отчет доступным для организации.

170
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Поместите отчет в файловую систему с общим доступом.

Отправьте отчет по электронной почте другим пользователям Microsoft Dynamics CRM в том же домене.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ MICROSOFT OFFICE WORD 2007
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на работу с отчетами»
Существует несколько способов слияния данных Microsoft Dynamics CRM в Microsoft Office
Word 2007.

В списке записей, таких как результаты расширенного поиска, используется функция слияния для слияния данных в Microsoft Office Word 2007. Можно создавать письма или действия электронной почты для каждой записи в списке. Дополнительная информация: «Создание документов и сообщений, готовых к использованию».

В клиенте Microsoft Office Outlook можно выполнить слияние данных из списка с помощью функции слияния. Можно создавать письма или действия электронной почты для каждой записи в списке. Дополнительная информация: «Создание документов и сообщений, готовых к использованию».

Можно экспортировать список, такой как результаты расширенного поиска, в динамический или статический файл Microsoft Office Excel, а затем использовать этот файл Microsoft Office Excel в качестве источника данных для слияния Microsoft Office
Word 2007. При этом не создается действие Microsoft Dynamics CRM для каждой объединенной записи. Дополнительная информация: «Экспорт данных в Microsoft
Office Excel».

В Microsoft Office Word данные считываются непосредственно из базы данных
Microsoft Dynamics CRM. При этом не создается действие Microsoft Dynamics CRM для каждой объединенной записи. Этот способ описан в данном разделе.
1.
В Microsoft Office Word 2007 на вкладке Рассылки в группе Запустить слияние
почты щелкните Запустить слияние почты.
2.
Щелкните Пошаговый мастер слияния.
3.
Выполните инструкции действий 1 и 2 в области Слияние почты.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
171 4.
При выполнении действия 3 инструкций Слияние почты выберите параметр
Существующий список и щелкните кнопку Обзор.
5.
Щелкните New SQL Server connection.odc, а затем щелкните кнопку Открыть.
6.
В поле Имя сервера введите имя сервера, на котором хранится база данных
Microsoft Dynamics CRM, и щелкните кнопку Далее.
7.
В списке баз данных выберите базу данных Organization_MSCRM.
8.
В столбце Имя выберите представление с фильтрацией, которое начинается с префикса Отфильтровано.
9.
Щелкните Далее, затем щелкните кнопку Готово.
10.
Для завершения слияния выполните в Microsoft Office Word оставшиеся действия в области Слияние почты.
Совет
Чтобы использовать новый файл совместно с другими пользователями, выполните одно из следующих действий:

Добавьте файл как отчет Microsoft Dynamics CRM и выберите отчет. В меню Другие
действия выберите команду Общий доступ и укажите пользователей для совместного доступа к отчету.

Если отчет может пригодиться всем пользователям, добавьте свой файл как отчет в
Microsoft Dynamics CRM и попросите администратора системы сделать его доступным всей организации. При наличии соответствующих разрешений:
1.
В Microsoft Dynamics CRM выберите отчет в области отчетов.
2.
Щелкните Изменить отчет
3.
В меню Действия щелкните Сделать отчет доступным для организации.

Поместите отчет в файловую систему с общим доступом.

Отправьте отчет по электронной почте другим пользователям Microsoft Dynamics CRM в том же домене.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная

172
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
1.
Чтобы создать сводную таблицу, в меню Данные Microsoft Office Excel 2003 щелкните Отчет
сводной таблицы и сводной диаграммы.
– ИЛИ –
Чтобы создать лист, в Microsoft Office Excel 2003 выделите в меню Данные пункт Импорт
внешних данных и выберите команду Новый запрос к базе данных.
2.
Создайте новый источник данных для базы данных Microsoft Dynamics CRM или, если источник данных, подключаемый к базе данных Microsoft Dynamics CRM, уже задан, подключитесь к нему.

Чтобы создать новый источник данных, выполните следующие действия. a.
Если выполняется создание источника данных для сводной таблицы, в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 1 из 3 выберите
Внешний источник данных, щелкните Далее, а затем щелкните Получить
данные. b.
В диалоговом окне Выбор источника данных выберите <Новый источник
данных>, а затем щелкните ОК. c.
В диалоговом окне Создание нового источника данных введите имя для источника данных, а затем в списке драйверов выберите SQL Server. d.
Щелкните Подключиться. e.
В диалоговом окне Вход в SQL Server в списке Сервер выберите Microsoft SQL
Server или экземпляр сервера, на котором установлена база данных Microsoft
Dynamics CRM, а затем щелкните Параметры. f.
В поле База данных выберите Organization_MSCRM, а затем три раза щелкните кнопку ОК. Откроется диалоговое окно Мастер запросов.

Чтобы подключиться к существующему источнику данных, использующему базу данных
Microsoft Dynamics CRM, выполните следующие действия. a.
Если выполняется создание источника данных для сводной таблицы, в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 1 из 3 выберите
Внешний источник данных, щелкните Далее, а затем щелкните Получить
данные. b.
Выберите существующий источник данных, использующий базу данных
Microsoft Dynamics CRM, и щелкните кнопку ОК.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
173 3.
В диалоговом окне Список доступных таблиц и столбцов мастера запросов выберите представления с фильтрацией, которые начинаются с префикса Отфильтровано. Можно выбрать столбцы внутри каждого фильтрованного представления, а также несколько фильтрованных представлений.
Внимание! Для интеграции с встроенной системой безопасности включайте в запрос только фильтрованные представления. Если выполняется прямое подключение к таблице базы данных, возможно, электронной таблице не удастся показать данные остальным пользователям.
4.
Продолжите выполнение мастера запросов. Для получения дополнительных сведений о мастере запросов щелкните кнопку Справка, чтобы открыть Microsoft Query. Для получения дополнительных сведений об импорте внешних данных в Excel выполните поиск фразы
«импорт внешних данных» в справке Excel.
5.
Для сводных таблиц в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 2 из 3 щелкните кнопку Далее, а затем — кнопку Готово. Перетащите нужные поля в сводную таблицу.
Совет
Чтобы использовать новый файл совместно с другими пользователями, выполните одно из следующих действий:

Добавьте файл как отчет Microsoft Dynamics CRM и выберите отчет. В меню Другие действия выберите команду Общий доступ и укажите пользователей для совместного доступа к отчету.

Если отчет может пригодиться всем пользователям, добавьте свой файл как отчет в Microsoft
Dynamics CRM и попросите администратора системы сделать его доступным всей организации.
При наличии соответствующих разрешений:
1.
В Microsoft Dynamics CRM выберите отчет в области отчетов.
2.
Щелкните Изменить отчет
3.
В меню Действия щелкните Сделать отчет доступным для организации.

Поместите отчет в файловую систему с общим доступом.

Отправьте отчет по электронной почте другим пользователям Microsoft Dynamics CRM в том же домене.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном

174
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
1.
В Microsoft Office Excel 2007 на вкладке Данные в группе Внешние данные щелкните Из других
источников, а затем – Из Microsoft Query.
2.
В диалоговом окне Выбор источника данных выберите <Новый источник данных>, а затем щелкните ОК.
3.
В диалоговом окне Создание нового источника данных введите имя для источника данных, а затем в списке драйверов выберите SQL Server.
4.
Щелкните Подключиться.
5.
В диалоговом окне Вход в SQL Server в списке Сервер выберите Microsoft SQL Server или экземпляр сервера, на котором установлена база данных Microsoft Dynamics CRM, а затем щелкните Параметры.
6.
В поле База данных выберите Organization_MSCRM, а затем три раза щелкните кнопку ОК.
Откроется диалоговое окно Создание запроса: выбор столбцов.
7.
В диалоговом окне Создание запроса: выбор столбцов выберите представления с фильтрацией, которые начинаются с префикса Отфильтровано. Можно выбрать столбцы внутри каждого фильтрованного представления, а также несколько фильтрованных представлений.
Внимание! Для интеграции с встроенной системой безопасности включайте в запрос только фильтрованные представления. Если выполняется прямое подключение к таблице базы данных, возможно, электронной таблице не удастся показать данные остальным пользователям.
8.
Продолжите выполнение мастера запросов. Для получения дополнительных сведений о мастере запросов щелкните кнопку Справка, чтобы открыть Microsoft Query. Для получения дополнительных сведений об импорте внешних данных в Microsoft Office Excel выполните поиск фразы «импорт внешних данных» в справке Microsoft Office Excel.
Совет
Чтобы использовать новый файл совместно с другими пользователями, выполните одно из следующих действий:

Добавьте файл как отчет Microsoft Dynamics CRM и выберите отчет. В меню Другие действия выберите команду Общий доступ и укажите пользователей для совместного доступа к отчету.

Если отчет может пригодиться всем пользователям, добавьте свой файл как отчет в Microsoft
Dynamics CRM и попросите администратора системы сделать его доступным всей организации.
При наличии соответствующих разрешений:
1.
В Microsoft Dynamics CRM выберите отчет в области отчетов.
2.
Щелкните Изменить отчет

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
175 3.
В меню Действия щелкните Сделать отчет доступным для организации.

Поместите отчет в файловую систему с общим доступом.

Отправьте отчет по электронной почте другим пользователям Microsoft Dynamics CRM в том же домене.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДРУГОГО ИНСТРУМЕНТА ПОДГОТОВКИ ОТЧЕТОВ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
1.
Чтобы определить способ считывания внешних данных из базы данных Microsoft SQL Server, обратитесь к справке в используемом приложении.
2.
При выборе источника данных выберите экземпляр Microsoft SQL Server, используемый
Microsoft Dynamics CRM и базой данных Organization_MSCRM.
3.
Выберите представления с фильтрацией, которые начинаются с префикса Отфильтровано, и все поля из представлений с фильтрацией, которые должны присутствовать в отчете.
Совет
Чтобы использовать новый файл совместно с другими пользователями, выполните одно из следующих действий:

Добавьте файл как отчет Microsoft Dynamics CRM и выберите отчет. В меню Другие действия выберите команду Общий доступ и укажите пользователей для совместного доступа к отчету.

Если отчет может пригодиться всем пользователям, добавьте свой файл как отчет в Microsoft
Dynamics CRM и попросите администратора системы сделать его доступным всей организации.
При наличии соответствующих разрешений:
1.
В Microsoft Dynamics CRM выберите отчет в области отчетов.
2.
Щелкните Изменить отчет
3.
В меню Действия щелкните Сделать отчет доступным для организации.

Поместите отчет в файловую систему с общим доступом.

Отправьте отчет по электронной почте другим пользователям Microsoft Dynamics CRM в том же домене.

176
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
ОБЩЕНИЕ С КЛИЕНТАМИ
УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИОННЫМИ ДЕЙСТВИЯМИ
Вы можете полностью документировать корреспонденцию с клиентами путем создания записей действия. Действия можно упорядочивать и отслеживать нижеперечисленными способами:

Упорядочение действий по дате завершения позволяет определить, когда и какое действие было выполнено.

Упорядочение действий по типу, приоритету, сроку или причине возникновения.

Упорядочение действий по статусу.

Просмотр списка действий, выполненных для определенного клиента.

Связывание действия с организацией, контактом, интересом или возможной сделкой.

Создание документов слияния.
Примечание
Напоминания о факсах, телефонных звонках, письмах и контрактах от кампаний установить невозможно. Возможность установки напоминаний о задачах, сообщениях электронной почты, встречах и действиях сервиса зависит от того, созданы ли действия в клиенте Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook или с помощью веб-приложения. Дополнительная информация: «Управление действиями».
СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ И СООБЩЕНИЙ, ГОТОВЫХ К РАБОТЕ
Существует два основных способа создания документов, готовых к работе: слияние и рассылка по электронной почте. Слияние позволяет с помощью Microsoft Office Word и шаблонов Microsoft Office
Word создавать письма, факсы, конверты и сообщения электронной почты. С помощью рассылки по электронной почте можно отправить одно сообщение нескольким пользователям с помощью шаблонов сообщений электронной почты Microsoft Dynamics CRM. Этот способ также называют массовой рассылкой электронной почты.
РАССЫЛКА ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Электронная почта Permissions»
При рассылке по электронной почте используются шаблоны электронной почты Microsoft
Dynamics CRM. Если необходимо воспользоваться шаблонами Microsoft Office Word, используйте

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
177 функцию слияния.
Не удается вложить или вставить файлы (включая файлы изображений) в шаблон сообщения электронной почты или сообщение, созданное с помощью такого шаблона, например рассылку электронной почты или быструю кампанию.
1.
В области переходов выберите на панели Продажи или Маркетинг необходимый тип записи, например Контакты. Отображаемые панели зависят от назначенной роли безопасности.
Рассылку по электронной почте также можно осуществить для пользователей из списка
Пользователи.
2.
В списке Представление выберите необходимое фильтрованное представление.
3.
Если требуется осуществить рассылку по электронной почте только для нескольких получателей, выберите соответствующие записи.
– ИЛИ –
Если требуется осуществить рассылку по электронной почте для всех пользователей из текущего списка, перейдите к следующему шагу.
4.
На панели инструментов Действия щелкните кнопку Рассылка по электронной почте
5.
В диалоговом окне Рассылка по электронной почте выберите необходимый шаблон. Выбрав шаблон, также можно просмотреть его описание.
6.
Чтобы указать получателей рассылки, выберите один из указанных вариантов.

Выбранные записи на текущей странице: сообщения электронной почты будут отправлены только выбранным контактам.

Все записи на текущей странице: сообщения электронной почты будут отправлены всем контактам на текущей странице выбранного представления.

Все записи на всех страницах: сообщения электронной почты будут отправлены всем контактам на всех страницах текущего представления.
7.
Щелкните кнопку Отправить. Для каждого получателя создается действие по отправке сообщения электронной почты.
Примечание
Если для организации или контакта отсутствует действительный адрес электронной почты или для параметра Запретить установлено значение Адрес списка рассылки, сообщения таким адресатам не отправляются и действие электронной почты не создается.
Советы

178
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Вы можете выбрать получателей сообщения в поле Расширенный поиск. Используя
Расширенный поиск, отберите тех клиентов, которые имеют адреса электронной почты. Для этого в новом или сохраненном поиске щелкните Выбор и выберите Электронная почта.
Выберите «равно» и «содержит данные». После ввода остальных критериев поиска щелкните
OK.

Контактную информация отправителя можно изменить. В поле Пользователь или Списки
ожидания щелкните кнопку Начать поиск
для поиска записи.
СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА СЛИЯНИЯ MICROSOFT OFFICE WORD
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения электронной почты»
В клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook одновременно можно выполнить только одно слияние. Если слияние необходимо остановить, закройте Microsoft
Office Word. В веб-приложении можно выполнять сразу несколько процессов слияния.
Типы записей, в которых используется слияние

Организация.

Кампания. Чтобы использовать слияние в кампании, сначала необходимо распространить действие кампании по рассылке на выбранный маркетинговый список.

Контакт.

Интерес.

Возможная сделка.

Участник маркетингового списка.

Быстрая кампания. В клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office
Outlook можно создать слияние, а в конце процесса — быструю кампанию.

Предложение. С помощью слияния можно печатать предложения только по одному.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
179 1.
Откройте необходимый список записей.
2.
В списке выберите одну или несколько записей для их добавления в список получателей слияния.
3.
На панели инструментов Действия щелкните кнопку Слияние
4.
Если установлено несколько языков, можно выбрать язык, по которому будет фильтроваться список шаблонов.
5.
В диалоговом окне Слияние почты выберите необходимый тип документа.
Примечание
Если параметр Электронная почта недоступен, то параметр Включить рассылку по
электронной почте через слияние в системных параметрах может иметь значение
Нет. Дополнительная информация: «Настройка системных параметров».
6.
Откройте пустой документ или шаблон. Если нужно использовать шаблон, щелкните кнопку Поиск
, чтобы выбрать шаблон. Новые шаблоны слияния создаются в области
Параметры. Дополнительная информация: «Работа с шаблонами слияния».
7.
При необходимости можно добавлять или удалять поля данных. Microsoft Office Word поддерживает до 64 полей данных, два из которых клиент Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook резервирует для хранения первичного ключа и данных об ответственном за запись.
8.
Щелкните кнопку ОК. Microsoft Dynamics CRM автоматически откроет документ Microsoft
Office Word. В диалоговом окне Загрузка файлов щелкните Открыть.
Это не документ слияния. Это промежуточная страница. Следуя инструкциям в документе Microsoft Office Word, щелкните кнопку CRM.
9.
В диалоговом окне Получатель слияния проверьте правильность списка и щелкните кнопку ОК.
10.
Для продолжения слияния следуйте инструкциям на панели слияния. Дополнительная информация см. в справке Microsoft Office Word.
Совет
1.
Чтобы отобразить необходимые сведения и выбрать формат, в мастере слияния щелкните кнопку Адресный блок, а затем — Строка

180
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
приветствия.
2.
Чтобы добавить поля данных для отображения дополнительных сведений, щелкните кнопку Другие элементы. Можно использовать до 64 полей данных.
11.
При работе с клиентом Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook можно загрузить заново созданный или уже существующий обновленный шаблон.
1.
Чтобы сохранить документ как шаблон, на панели Завершение слияния щелкните кнопку Загрузить шаблон в CRM.
При работе в веб-приложении можно загрузить шаблон в области Параметры.
Дополнительная информация: «Работа с шаблонами слияния».
12.
Завершив работу с документом слияния, закройте его и удалите временный документ слияния (Mail_Merge_nnnn.xml) и связанный текстовый файл (Mail_Merge_nnnn.txt) с тем же именем.
Предупреждение. В результате слияния конфиденциальные данные могут остаться на компьютере.
В процессе слияния помимо самих документов слияния создаются еще два файла.
Они являются источниками данных, используемых слиянием, и содержат данные
Microsoft Dynamics CRM, среди которых могут быть конфиденциальные данные клиента. По завершении слияния эти файлы источника данных необходимо удалить.
Оба файла имеют одно и то же имя: Mail_Merge[nnnn], где nnnn — случайное четырехзначное число. Один файл имеет расширение DOC, а другой — TXT. Как правило, они находятся в папке временных файлов компьютера, если не были перемещены или сохранены в другом каталоге.
13.
В клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook после печати или отправки документа можно создать действия для элементов слияния.
1.
В диалоговом окне Создание действий щелкните Создание действий Microsoft
Dynamics CRM.
2.
Если необходимо изменить значения по умолчанию для действия, щелкните кнопку Сведения о действии и внесите необходимые изменения. Щелкните кнопку ОК, чтобы сохранить их.
3.
В разделе Назначение действий выберите пользователя, которому необходимо назначить новые действия.
4.
Также можно немедленно закрыть новые действия. Действия электронной почты закрываются сразу после отправки сообщений.
5.
Если создается слияние из маркетингового списка, также можно создать

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
181 быструю кампанию и включить в сообщения электронной почты ссылку, с помощью которой клиенты смогут удалить свои данные из маркетинговых списков.
6.
Чтобы сохранить изменения и создать действия, щелкните кнопку ОК.
Закрытые действия можно просмотреть в списке журнала записи клиента. Открытые действия отображаются в списке действий записи клиента и списке активных действий пользователя.
Примечание
Если для организации или контакта отсутствует действительный адрес электронной почты или для параметра Запретить установлено значение Адрес списка рассылки, сообщения таким адресатам не отправляются и действие электронной почты не создается.
ПЕЧАТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЯ С ПОМОЩЬЮ СЛИЯНИЯ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения электронной почты»
Функцию слияния шаблона можно использовать для создания готового к использованию документа (с верхним и нижним колонтитулами) с данными из сохраненного предложения.
В клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook одновременно можно выполнить только одно слияние. Если слияние необходимо остановить, закройте Microsoft Office Word. В веб-приложении можно выполнять сразу несколько процессов слияния.
1.
В области переходов щелкните Продажи, а затем щелкните Предложения.
2.
Откройте предложение, которое требуется напечатать. Если для нового предложения планируется использовать функцию слияния, сохраните предложение перед выполнением слияния.
3.
На панели инструментов "Действия" щелкните кнопку Печать предложения для клиента
4.
Если установлено несколько языков, можно выбрать язык, по которому будет фильтроваться список шаблонов.
5.
В диалоговом окне Слияние почты выберите необходимый тип документа.

182
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Примечание
Если параметр Электронная почта недоступен, то параметр Включить рассылку по
электронной почте через слияние в системных параметрах может иметь значение Нет.
Дополнительная информация: «Настройка системных параметров».
6.
Откройте пустой документ или шаблон. Если нужно использовать шаблон, щелкните кнопку
Поиск
, чтобы выбрать шаблон. Новые шаблоны слияния создаются в области Параметры.
Дополнительная информация: «Работа с шаблонами слияния».
7.
При необходимости можно добавлять или удалять поля данных. Microsoft Office Word поддерживает до 64 полей данных, два из которых клиент Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook резервирует для хранения первичного ключа и данных об ответственном за запись.
При работе с предложениями удаление или перемещение полей данных может привести к ошибке отображения предложения или его печати. Нижний колонтитул выводится после элемента LastItem, который обозначает конец полей данных в предложении.
8.
Щелкните кнопку ОК. Microsoft Dynamics CRM автоматически откроет документ Microsoft Office
Word. В диалоговом окне Загрузка файлов щелкните Открыть.
Это не документ слияния. Это промежуточная страница. Следуя инструкциям в документе Word, щелкните кнопку CRM.
9.
В диалоговом окне Получатель слияния проверьте правильность списка и щелкните кнопку ОК.
10.
Для продолжения слияния следуйте инструкциям на панели слияния. Дополнительная информация см. в справке Microsoft Office Word.
Совет

Чтобы отобразить необходимые сведения и выбрать формат, в мастере слияния щелкните кнопку Адресный блок, а затем — Строка приветствия.

Чтобы добавить поля данных для отображения дополнительных сведений, щелкните кнопку Другие элементы. Можно использовать до 64 полей данных.
11.
При работе с клиентом Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook можно загрузить заново созданный или уже существующий обновленный шаблон.

Чтобы сохранить документ как шаблон, на панели Завершение слияния щелкните кнопку Загрузить шаблон в CRM.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
183
При работе в веб-приложении можно загрузить шаблон в области Параметры.
Дополнительная информация: «Работа с шаблонами слияния».
12.
Завершив работу с документом слияния, закройте его и удалите временный документ слияния
(Mail_Merge_nnnn.xml) и связанный текстовый файл (Mail_Merge_nnnn.txt) с тем же именем.
Предупреждение. В результате слияния конфиденциальные данные могут остаться на компьютере.
В процессе слияния помимо самих документов слияния создаются еще два файла. Они являются источниками данных, используемых слиянием, и содержат данные Microsoft
Dynamics CRM, среди которых могут быть конфиденциальные данные клиента. По завершении слияния эти файлы источника данных необходимо удалить.
Оба файла имеют одно и то же имя: Mail_Merge[nnnn], где nnnn — случайное четырехзначное число. Один файл имеет расширение DOC, а другой — TXT. Как правило, они находятся в папке временных файлов компьютера, если не были перемещены или сохранены в другом каталоге.
13.
В клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook после слияния нового документа можно создать действия Microsoft Dynamics CRM для элементов слияния.
1.
В диалоговом окне Создание действий щелкните Создание действий Microsoft Dynamics
CRM.
2.
Если необходимо изменить значения по умолчанию для действия, щелкните кнопку
Сведения о действии и внесите необходимые изменения. Щелкните кнопку ОК, чтобы сохранить их.
3.
В разделе Назначение действий выберите пользователя, которому необходимо назначить новые действия.
4.
Также можно немедленно закрыть новые действия. Действия электронной почты закрываются сразу после отправки сообщений.
5.
Если создается слияние из маркетингового списка, также можно создать быструю кампанию и включить в сообщения электронной почты ссылку, с помощью которой клиенты смогут удалить свои данные из маркетинговых списков.
6.
Чтобы сохранить изменения и создать действия, щелкните кнопку ОК.
Закрытые действия можно просмотреть в списке журнала записи клиента. Открытые действия отображаются в списке действий записи клиента и списке активных действий пользователя.
Примечание
Если для организации или контакта отсутствует действительный адрес электронной почты или для параметра Запретить установлено значение Адрес списка рассылки, сообщения таким адресатам не отправляются и действие электронной почты не создается.

184
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА СЛИЯНИЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ МАРКЕТИНГОВЫХ
СПИСКОВ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения электронной почты»
Можно выполнить слияние для маркетингового списка, являющегося частью кампании.
В клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook одновременно можно выполнить только одно слияние. Если слияние необходимо остановить, закройте Microsoft Office Word. В веб-приложении можно выполнять сразу несколько процессов слияния.
1.
В области переходов щелкните Маркетинг или Продажи, затем щелкните Маркетинговые
списки. Также можно открыть маркетинговый список из кампании.
2.
На панели инструментов "Действия" щелкните кнопку Слияние для маркетинговых списков
3.
Если установлено несколько языков, можно выбрать язык, по которому будет фильтроваться список шаблонов.
4.
В диалоговом окне Слияние почты выберите необходимый тип документа.
Примечание
Если параметр Электронная почта недоступен, то параметр Включить рассылку по
электронной почте через слияние в системных параметрах может иметь значение Нет.
Дополнительная информация: «Настройка системных параметров».
5.
Откройте пустой документ или шаблон. Если нужно использовать шаблон, щелкните кнопку
Поиск
, чтобы выбрать шаблон. Новые шаблоны слияния создаются в области "Параметры".
Дополнительная информация: «Работа с шаблонами слияния».
6.
При необходимости можно добавлять или удалять поля данных. Microsoft Office Word поддерживает до 64 полей данных, два из которых клиент Microsoft Dynamics CRM для
Microsoft Office Outlook резервирует для хранения первичного ключа и данных об ответственном за запись.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
185 7.
Щелкните кнопку ОК. Microsoft Dynamics CRM автоматически откроет документ Microsoft Office
Word. В диалоговом окне Загрузка файлов щелкните Открыть.
Это не документ слияния. Это промежуточная страница. Следуя инструкциям в документе Word, щелкните кнопку CRM.
8.
В диалоговом окне Получатель слияния проверьте правильность списка и щелкните кнопку ОК.
9.
Для продолжения слияния следуйте инструкциям на панели слияния. Дополнительная информация см. в справке Microsoft Office Word.
Совет

Чтобы отобразить необходимые сведения и выбрать формат, в мастере слияния щелкните кнопку Адресный блок, а затем — Строка приветствия.

Чтобы добавить поля данных для отображения дополнительных сведений, щелкните кнопку Другие элементы. Можно использовать до 64 полей данных.
10.
При работе с клиентом Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook можно загрузить заново созданный или уже существующий обновленный шаблон.

Чтобы сохранить документ как шаблон, на панели Завершение слияния щелкните кнопку Загрузить шаблон в CRM.
При работе в веб-приложении можно загрузить шаблон в области "Параметры".
Дополнительная информация: «Работа с шаблонами слияния».
11.
Завершив работу с документом слияния, закройте его и удалите временный документ слияния
(Mail_Merge_nnnn.xml) и связанный текстовый файл (Mail_Merge_nnnn.txt) с тем же именем.
Предупреждение. В результате слияния конфиденциальные данные могут остаться на компьютере.
В процессе слияния помимо самих документов слияния создаются еще два файла. Они являются источниками данных, используемых слиянием, и содержат данные Microsoft
Dynamics CRM, среди которых могут быть конфиденциальные данные клиента. По завершении слияния эти файлы источника данных необходимо удалить.
Оба файла имеют одно и то же имя: Mail_Merge[nnnn], где nnnn — случайное четырехзначное число. Один файл имеет расширение DOC, а другой — TXT. Как правило, они находятся в папке временных файлов компьютера, если не были перемещены или сохранены в другом

186
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide каталоге.
12.
В клиенте Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook можно создавать действия
Microsoft Dynamics CRM для элементов слияния.
1.
В диалоговом окне Создание действий щелкните Создание действий Microsoft Dynamics
CRM.
2.
Если необходимо изменить значения по умолчанию для действия, щелкните кнопку
Сведения о действии и внесите необходимые изменения. Щелкните кнопку ОК, чтобы сохранить их.
3.
В разделе Назначение действий выберите пользователя, которому необходимо назначить новые действия.
4.
Также можно немедленно закрыть новые действия. Действия электронной почты закрываются сразу после отправки сообщений.
5.
Если создается слияние из маркетингового списка, также можно создать быструю кампанию и включить в сообщения электронной почты ссылку, с помощью которой клиенты смогут удалить свои данные из маркетинговых списков.
6.
Чтобы сохранить изменения и создать действия, щелкните кнопку ОК.
Закрытые действия можно просмотреть в списке журнала записи клиента. Открытые действия отображаются в списке действий записи клиента и списке активных действий пользователя.
Примечание
Если для организации или контакта отсутствует действительный адрес электронной почты или для параметра Запретить установлено значение Адрес списка рассылки, сообщения таким адресатам не отправляются и действие электронной почты не создается.
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЙСТВИЯМИ
СОЗДАНИЕ ИЛИ РЕДАКТИРОВАНИЕ ДЕЙСТВИЯ
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на выполнение общих задач».
1.
Перейдите к записям действий. В области переходов щелкните Рабочая область, а затем в разделе Мои задачи щелкните Действия.
– ИЛИ –

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
187
Для работы с действиями, связанными с записью, откройте запись и щелкните Действия.
2.
Чтобы добавить новые действия из списка Действия, в панель инструментов «Действия», щелкните Создать.
– ИЛИ –
Чтобы добавить новое действие из записи, щелкните Создать действие. Также можно щелкнуть значок действия в панель инструментов «Действия», а также в меню Создать, выделите пункт
Создать действие, а затем выберите тип действия.
Совет
Чтобы быстро создать последующее действие из записи в панели инструментов «Действия», щелкните Дальнейшие действия
, внесите подробности в Область «Помощник по созданию форм», а затем щелкните Сохранить.
3.
Выберите тип действия, а затем щелкните ОК.
4.
Введите нужные данные. Ввод информации в следующие поля полезен при последующей ссылке на это действие.




Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   8   9   10   11   12   13   14   15   ...   42


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал