Руководство пользователя Microsoft Dynamics crm 0 руководство пользователя


Категории. Чтобы задать категории, в которые нужно включить этот отчет, щелкните кнопку Выбрать значения



Pdf просмотр
страница10/42
Дата29.11.2016
Размер5.11 Mb.
Просмотров7452
Скачиваний0
ТипРуководство пользователя
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   42
Категории. Чтобы задать категории, в которые нужно включить этот отчет, щелкните кнопку Выбрать значения и выберите категории. Дополнительная информация:
«Диалоговое окно «Системные параметры», вкладка «Отчеты».
По умолчанию новый отчет не помещается в какую-либо категорию. Если требуется включить отчет в представления категорий в области отчетов, например в представление Отчеты по
маркетингу, добавьте категорию в поле Категории.

Связанные типы записей. Чтобы отчет отображался в списке Отчеты на странице для определенных типов записей, щелкните кнопку Выбрать значения и выберите типы записей. Например, если новый отчет содержит данные из информации партнеров и действий, выберите Организации и Действия.

Отобразить в. Чтобы указать, где должны отображаться отчеты, щелкните кнопку
Выбрать значения и выберите один или несколько параметров: o
Область отчетов. Отчет отображается в области отчетов. o
Формы для связанных типов записей Отчет отображается в форме для типа записей, выбранного в Связанные типы записей. o
Списки для связанных типов записей Отчет отображается с заданных страниц представления списка.
Если значения не выбраны, отчет не отображается для конечных пользователей. Для просмотра отчетов, невидимых для конечных пользователей, или управления ими в области отчетов выберите представление Все отчеты, включая подчиненные отчеты.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
135

Языки. Если в вашей реализации Microsoft Dynamics CRM поддерживается несколько языков, укажите язык. Отчет будет отображаться для всех пользователей, в личных настройках которых выбран этот язык. Чтобы отчет был доступен всем пользователям, выберите Все языки. Помните, что при этом не изменяется язык, используемый внутри отчета.
Совет. Если используется клиент Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook с автономным доступом , то по умолчанию все отчеты, владельцем которых вы являетесь, будут доступны в автономном режиме. Дополнительная информация: «Работа с данными в автономном режиме».
11.
Проверка отчета и его изменение при необходимости.
В панели инструментов отчетов щелкните Выполнить отчет
. Если в отчете необходимы изменения, начните с шага 2 и внесите изменения в существующий отчет.
12.
Определение того, кто может использовать данный отчет. По умолчанию, отчет представляет собой персональный отчет. Это означает, что его может использовать только тот, кто его создал. a.
Для совместной с другими пользователями работы над отчетом в области отчетов выберите отчет, а затем в меню Другие действия щелкните Общий доступ. b.
Чтобы сделать отчет доступным любому сотруднику организации, в области отчетов выберите отчет, затем в панели операций щелкните Изменить отчет, а затем в меню
Действия щелкните Сделать отчет доступным для организации.
Если используется клиент Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook с автономным доступом , то по умолчанию все отчеты, владельцем которых вы являетесь, будут доступны в автономном режиме. Дополнительная информация: «Работа с данными в автономном режиме».
Примечание
Все отчеты, созданные с помощью мастера отчетов, печатаются в альбомном режиме.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ И РАБОТА С НИМИ
ВЫПОЛНЕНИЕ ОТЧЕТА
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме:
«Разрешения на работу с отчетами»
1.
Найдите и откройте отчет.

136
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
В области отчетов a.
В рабочей области в разделе Мои задачи щелкните Отчеты. b.
Чтобы уменьшить список, введите первые несколько букв имени отчета или воспользуйтесь подстановочным знаком (*) в поле Поиск записей и затем щелкните кнопку Найти
. Можно также выбрать какое-либо представление. c.
В списке отчетов дважды щелкните отчет, который необходимо выполнить. d.
Если отчет имеет фильтр по умолчанию, отобразится данный фильтр.
Измените фильтр, как описано в шаге 2. Совет. Чтобы выполнить отчет без учета фильтра по умолчанию, выберите отчет, а затем в панели операций щелкните Другие действия, после чего щелкните Выполнить отчет.
В списке записей, включающем результаты расширенного поиска
Будут доступны только отчеты, связанные с текущим типом записи. Можно выполнять некоторые отчеты для всех записей в списке, для выбранных записей, число которых не превышает десяти, или выполнять отчеты без ограничения числа записей, как если бы они запускались из области отчетов.

Выполнение отчета для всех записей в списке. a.
В панели операций щелкните Отчеты b.
В списке Запуск на выбранных записях щелкните имя отчета. c.
В диалоговом окне Выберите записи щелкните Все записи на всех
страницах в текущем представлении, а затем – Выполнить отчет.

Выполнение отчета для не более, чем десяти выбранных записей из списка. a.
Выберите записи, которые необходимо включить. Чтобы выбрать несколько записей, щелкните каждую из них, удерживая клавишу
CTRL. b.
В панели операций щелкните Отчеты. c.
В разделе Запуск на выбранных записях щелкните название отчета. d.
В диалоговом окне Выберите записи щелкните Выбранные записи,

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
137 а затем – Выполнить отчет.

Выполнение отчета без ограничения числа записей для элементов в списке. a.
В панели операций щелкните Отчеты. b.
Если отчет указан в списке Запуск на всех записях, выберите этот отчет.
– ИЛИ –
В разделе Запуск на выбранных записях щелкните название отчета.
В диалоговом окне Выберите записи щелкните Все применимые
записи, а затем – Выполнить отчет.
– ИЛИ –
Если нужного отчета нет в списке, необходимо перейти в область отчетов, чтобы запустить отчет.
Из записи
Будут доступны только отчеты, связанные с текущим типом записи.
Чтобы выполнить отчет с включением данных только из одной записи, выполните следующие действия. h.
Когда отчет открыт, в панели операций щелкните Отчеты i.
В списке Запуск на текущей записи щелкните имя отчета.
Из клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook
Все отчеты могут выполняться при подключении к сети.
Чтобы выполнить отчет в автономном режиме, необходимо сначала создать локальную группу данных, включающую отчет, а также локальную группу данных, содержащую все данные, которые необходимо включить в отчет.
Чтобы создать локальную группу данных, содержащую отчеты, в меню CRM щелкните
Изменение локальных групп данных, затем Создать и выберите тип записи Отчет, а затем

138
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide определите условия для включения отчетов. Дополнительная информация: «Работа с данными в автономном режиме».

Чтобы выполнить отчет из области отчетов, в области переходов Microsoft
Office Outlook в разделе Microsoft Dynamics CRM щелкните Рабочая область, затем Мои задачи, затем Отчеты, а затем выберите отчет для выполнения.

Чтобы выбрать отчет из записи или списка, выполните описанные выше процедуры. Данные шаги выполняются в клиенте Microsoft Office Outlook для
Microsoft Dynamics CRM аналогичным образом.
Из отчета, сохраненного на локальном компьютере

Если отчет сохранен в компьютере или в общей файловой системе, которая считывает динамические данные из Microsoft Dynamics CRM, то, чтобы его открыть, перейдите к папке, которая содержит сохраненный отчет, и дважды щелкните его файл.
2
Если в отчете предлагаются условия фильтрации, измените условия фильтрации (при необходимости) и щелкните Выполнить отчет.
В списке существующие условия фильтрации отчета сгруппированы по типам записей, которые можно использовать в фильтрах, например Организации или Контакты.
Чтобы изменить параметр в простом режиме, щелкните подчеркнутое значение и введите новое.
– ИЛИ –
Чтобы изменить условия фильтрации в режиме сведений: a.
Щелкните Изменить фильтр. b.
Как добавить строку условий:
1.
В области для типа записей, к которому относится поле, щелкните
Выбрать и укажите поле, по которому будет выполняться фильтрация.
2.
Щелкните оператор отношения и выберите оператор.
3.
Щелкните Введите значение и введите значение для выполнения фильтрации. Для некоторых значений можно щелкнуть кнопку
Выбрать значения
, чтобы открыть диалоговое окно Выбор
значений и выбрать требуемое значение.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
139 c.
Чтобы сгруппировать условия, необходимо выбрать не менее двух строк для одного типа записи. Например, Этап продажи и Предполагаемый доход являются значениями поля в типе записей Возможная сделка, и две строки условий фильтрации для этих полей могут быть сгруппированы. Однако строки со значениями полей из различных типов записей, например типов записей Бизнес-партнер и Возможная сделка, сгруппировать нельзя.
1.
Чтобы сгруппировать строки, в режиме сведений щелкните кнопку
меню «Параметры» для каждой нужной строки, а затем щелкните
Выбрать строку.
2.
В панели фильтрации выберите Группировка И или Группировка ИЛИ.
3.
Чтобы удалить строку из группы, щелкните кнопку меню
«Параметры» для этой строки, а затем щелкните кнопку Удалить.
4.
Чтобы выбрать группу, щелкните кнопку меню «Параметры» для этой группы, а затем щелкните Выбрать группу.
5.
Чтобы добавить условие в группу, щелкните кнопку меню
«Параметры» для группы, щелкните Добавить предложение, а затем выберите поле, оператор отношения и значение.
6.
Чтобы отменить выбор группы, щелкните кнопку меню
«Параметры» для этой группы, а затем щелкните Отменить выбор
группы .
7.
Чтобы отменить группирование, щелкните кнопку меню
«Параметры» для группы, а затем щелкните Разгруппировать.
8.
Чтобы изменить группу Группировка И на группу Группировка ИЛИ или группу Группировка ИЛИ на группу Группировка И, щелкните кнопку меню «Параметры» для группы, а затем щелкните Изменить
на ИЛИ или Изменить на И.
Советы

Чтобы очистить все условия и начать с начала, в панели фильтрации щелкните кнопку Снять, а затем щелкните Подтвердить.

Чтобы удалить строку, щелкните кнопку меню «Параметры» для строки, а затем щелкните Удалить.

Чтобы скрыть строку в простом режиме, в режиме сведений щелкните кнопку меню «Параметры» для нужной строки, а затем щелкните Скрыть
в простом режиме.

140
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Если при просмотре условий фильтрации в простом режиме имеется скрытая строка и вы хотите снова показать эту строку, в режиме сведений необходимо щелкнуть кнопку меню «Параметры» для строки, а затем щелкнуть Показать в простом режиме.

Можно установить персональные настройки таким образом, чтобы фильтры отчетов и условия расширенного поиска всегда открывались в простом режиме или режиме сведений. Дополнительная информация: «Настройка личных параметров».
3
Если в отчете имеются параметры, измените параметры (при необходимости) и щелкните
Просмотреть отчет.
4
Определите расположение данных в отчете.

Чтобы просмотреть или изменить запись, щелкните первое поле в строке для записи. В
Microsoft Dynamics CRM откроется отдельное окно с записью.

Чтобы просмотреть все записи, связанные со сводным отчетом или отчетом с диаграммой, щелкните Показать все в нижней части отчета. Чтобы вернуться в исходный отчет, в области заголовка отчета щелкните Исходный отчет.

Для просмотра подробных сведений об области диаграммы щелкните область диаграммы. Чтобы вернуться в исходный отчет, в области заголовка отчета щелкните
Исходный отчет.

Чтобы пролистать отчет по страницам, в панели инструментов отчетов используйте
Кнопки Перемещение по страницам
. Чтобы найти определенную страницу, введите в поле номер страницы и щелкните кнопку Ввод.

Чтобы быстро найти определенную информацию в отчете, в поле Найти | Далее введите несколько символов, а затем щелкните Найти.

Для сортировки столбца щелкните его заголовок. Направление сортировки определяется параметром Кнопка Сортировать по возрастанию или кнопку
Сортировать по убыванию .

Чтобы просмотреть или скрыть сводку фильтров, разверните или сверните сводку
фильтров.

Чтобы обновить отчет, щелкните кнопку Обновить

Чтобы скрыть параметры отчета, щелкните кнопку Скрыть параметры
. Чтобы показать параметры отчета, щелкните кнопку Показать параметры
5
Печать отчета. В панели инструментов отчетов щелкните кнопку Печать
. При работе в автономном режиме с использованием клиента Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook в

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
141 панели инструментов отчетов выберите формат Веб-архив, щелкните Экспорт, а затем в меню Файл щелкните Печать.
Советы

Если диаграмма не отображается при первой попытке экспорта отчета в формат Веб-
архив, выполните экспорт отчета во второй раз.

Для печати отчетов необходим элемент управления Службы отчетов Microsoft ActiveX.
При первой попытке печати отчета Службы отчетов из Microsoft Dynamics CRM или клиент Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Outlook появляется запрос
Установить это программное обеспечение?.
Чтобы установить необходимый элемент управления, щелкните Установить.
6
Экспорт отчета.
Внимание! Экспортированный отчет является временным. Если необходимо сохранить экспортированный отчет в локальном файле, сохраните файл на диск с помощью программы просмотра. Сохраненный экспортированный отчет не подключен к Microsoft Dynamics CRM.
Поэтому он не изменяется при изменении данных Microsoft Dynamics CRM. a.
В поле Экспорт выберите формат, затем щелкните Экспорт. Отчет отображается во втором окне обозревателя с использованием средства просмотра, связанного с выбранным форматом экспорта. Доступные форматы определяются модулями подготовки отчетов, установленными на сервере отчетов Службы Microsoft SQL Server
Reporting Services, а также режимом работы: автономным или с подключением к сети.

При работе в автономном режиме доступны только форматы Excel и Файл
Acrobat (PDF).

Если используется версия Microsoft SQL 2005 Workgroup, формат XML-файл с
данными отчета недоступен.
Если средство просмотра для выбранного формата недоступно, необходимо выбрать другой формат или установить средство просмотра. Установка по умолчанию включает следующие форматы экспорта для работы в режиме подключения к сети. Список доступных вам форматов экспорта может отличаться от приведенного здесь списка.

Excel. Для просмотра отчета используйте Microsoft Office Excel. Помимо форматирования отчета этот формат включает все обозначения строк, столбцов и полей. При экспорте в файл такого формата для больших отчетов и отчетов с диаграммами ожидаемое форматирование может не отображаться. Чтобы экспортировать только данные (вместо использования этого формата), из любого списка в Microsoft Dynamics CRM, включая результаты расширенного поиска, выполните экспорт данных в Microsoft Office Excel, а затем сохраните в файле с разделителями-запятыми (CSV). Дополнительная информация:
«Экспорт данных в Microsoft Excel».

142
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide

Веб-архив. Отчет можно просматривать в Microsoft Internet Explorer как формат
HTML с MIME-кодированием, в котором вместе с отчетом сохраняются изображения и связанное содержимое. Если в отчете с диаграммой диаграмма не отображается правильно при первой попытке экспорта отчета, экспортируйте отчет еще раз. Выберите этот формат для просмотра отчета в автономном режиме или для отправки отчета по электронной почте.

Файл Acrobat (PDF). Отчет можно просматривать с помощью клиентского средства просмотра файлов PDF. Для использования этого формата необходима программа Adobe Acrobat Reader. Выбирайте этот формат для длинных отчетов, отчетов с разбиением на страницы или отчетов, доставляемых в виде файла.

Файл TIFF. Для просмотра отчета используйте стандартное средство просмотра файлов TIFF. При использовании некоторых клиентов Windows таким средством является Средство просмотра рисунков и факсов Windows.
Выбирайте этот формат для просмотра отчета в постраничном виде.
Рекомендуется использовать формат TIFF для печати отчетов.

CSV. Просматривайте отчет как текстовый файл, содержащий поля, разделенные запятыми. Этот формат включает все обозначения строк, столбцов и полей. Чтобы экспортировать только данные (вместо использования этого формата), выполните экспорт данных из любого списка в
Microsoft Dynamics CRM, включая результаты расширенного поиска, в Microsoft
Office Excel, а затем сохраните в файле с разделителями-запятыми (CSV).

XML-файл с данными отчета. Просматривайте отчет как файл XML.
Советы

Если отчеты с необходимой информацией отсутствуют, можно или экспортировать данные в
Microsoft Office Excel, или создать свой собственный отчет. Дополнительная информация:
«Экспорт данных в Microsoft Office Excel», «Создание отчетов и работа с ними».

Если существует моментальный снимок отчета служб отчетов, для его просмотра можно использовать Область отчетов. Чтобы проверить, существуют ли для отчета какие-либо моментальные снимки данных, щелкните кнопку Просмотр снимков рядом с отчетом. Если моментальные снимки существуют, для просмотра снимка щелкните ссылку на него.
Примечание
Если установлено несколько языковых пакетов, видны будут только те отчеты, которые отмечены для отображения в языке, выбранном в личным параметрах. Дополнительная информация: «Настройка личных параметров».
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА БЕЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАСТЕРА ОТЧЕТОВ

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
143
Разрешено ли мне выполнение этой операции?
Это действие по умолчанию доступно для всех ролей безопасности. Дополнительная информация о полномочиях, а также о выполнении этого действия в автономном режиме: «Разрешения на работу с отчетами»
1.
В области переходов щелкните Рабочую область, а затем в разделе Мои задачи щелкните
Отчеты.
2.
Чтобы добавить новый отчет, щелкните Создать.
Добавление нового файла, который считывает данные из базы данных Microsoft Dynamics
CRM.
Можно добавить статический файл или динамический файл Microsoft Office System, службы
Microsoft SQL Server Reporting Services или другой файл, совместимый с ODBC, который считывает данные из базы данных Microsoft Dynamics CRM.
1.
В разделе Источник в поле Тип отчета выберите Существующий файл.
2.
В поле Расположение файла введите путь и имя динамического или статического файла, который требуется добавить, или щелкните кнопку
Обзор, чтобы найти файл.
Если при добавлении нового отчета Службы отчетов в этом отчете разрешена предварительная фильтрация, но фильтр по умолчанию не создан, добавляется фильтр по умолчанию, которым данные в отчете ограничиваются записями со статусом «Активно», измененными за последние 30 дней.
Информацию о создании файлов Microsoft Office или других ODBC-совместимых файлов, которые считывают данные непосредственно из базы данных Microsoft Dynamics CRM, см. в разделе «Создание отчета с помощью инструментов для подготовки отчетов».
Советы

Чтобы изменить файл, который добавлен как отчет, необходимо загрузить его, внести необходимые изменения и затем добавить его снова.

По умолчанию максимальный размер файла для передачи не должен превышать 4 мегабайта (МБ). Это значение может изменить администратор системы.

144
Microsoft Dynamics CRM 4.0 User’s Guide
Добавление новой ссылки на веб-страницу
5.
В разделе Источник в поле Тип отчета выберите Ссылка на веб-страницу.
6.
В поле Укажите URL-адрес веб-страницы введите URL-адрес веб-страницы, которую необходимо добавить.
3
Укажите свойства отчета.

Имя. Название отчета, которое отображается в области отчетов, а также в формах и списках меню Отчеты

Описание. Описание, которое отображается в области отчетов.

Родительский отчет. Если в отчете имеется вложенный отчет или детализированный отчет, укажите существующий родительский отчет. Если он не указан, для родительского отчета отображается сообщение об ошибке «Отчет не найден».

Категории. Чтобы задать категории, в которые нужно включить этот отчет, щелкните кнопку Выбрать значения и выберите категории. Дополнительная информация:
«Диалоговое окно «Системные параметры», вкладка «Отчеты».

Связанные типы записей. Чтобы отчет отображался в списке Отчеты на странице для определенных типов записей, щелкните кнопку Выбрать значения и выберите типы записей. Например, если новый отчет содержит данные из информации партнеров и действий, выберите Организации и Действия.

Отобразить в. Чтобы указать, где должны отображаться отчеты, щелкните кнопку
Выбрать значения и выберите один или несколько параметров:

Область отчетов. Отчет отображается в области отчетов.

Формы для связанных типов записей. Отчет отображается в форме для типа записей, выбранного в Связанные типы записей.
Если в отчете разрешена предварительная фильтрация, в записи можно указать запуск отчета по текущей записи.

Списки для связанных типов записей Отчет отображается с заданных страниц представления списка.
Если в отчете разрешена предварительная фильтрация, в записи можно указать запуск отчета по выбранным записям.
Если значения не выбраны, отчет не отображается для конечных пользователей. Для просмотра отчетов, невидимых для конечных пользователей, или управления ими в области отчетов выберите представление Все отчеты, включая подчиненные отчеты.

Руководство пользователя Microsoft Dynamics CRM 4.0
145

Языки. Если в вашей реализации Microsoft Dynamics CRM поддерживается несколько языков, укажите язык. Отчет будет отображаться для всех пользователей, в личных настройках которых выбран этот язык. Чтобы отчет был доступен всем пользователям, выберите Все языки. Помните, что при этом не изменяется язык, используемый внутри отчета.
4
Щелкните кнопку


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   42


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал