Конспект раздела Пенза 2010 2 Состав и версии офисного пакета ms office



Pdf просмотр
страница2/4
Дата29.11.2016
Размер6.05 Mb.
Просмотров989
Скачиваний0
ТипКонспект
1   2   3   4
Alt+Shift.
Для выделения участка текста в пределах экрана установить курсор в нужное место и нажать сочетание Shift+PageDown или Shift+PageUp.
Для выделения участка текста от текущего положения курсора до начала/конца строки. Нажать сочетание Shift+Home/End.
Для выделения всего документа надо нажать Ctrl+A.
Для того, чтобы выделить (или расширить выделенный) участок надо щелкнуть в нужном месте документа левой кнопкой мыши при нажатой клавише Shift.
Редактирование текста
К операциям редактирования текста относятся: удаление текста; копирование текста; перемещение фрагментов текста; исправление ошибок в тексте; замена фрагментов текста.
Удаление текста
Для удаления текста используются клавиши Delete и Backspace.
Разница между ними состоит в том, что Delete удаляет символ, находящийся
справа от курсора, а Backspace - слева.
Для удаления всего слова пользуются сочетанием Ctrl+Backspace.
Для удаления большого фрагмента текста его сначала выделяют, а затем удаляют, нажав одну из вышеуказанных клавиш.
Перемещение фрагментов текста
Простейшим способом перемещения текста в документе является перетаскивание - выделение и перемещение при помощи мыши.
Можно таким образом переносить фрагменты текста из одного документа в другой, правда при этом оба окна (окно-приемник и окно-источник) должны быть видны на экране монитора.
Если в момент перемещения удерживать нажатой клавишу Ctrl, то вместо операции перемещения будет выполнена операция копирования.

19
Перетаскивание текста с помощью мыши удобно для перемещения и копирования текста лишь на небольшие расстояния (в пределах экрана монитора). Для того, чтобы переместить фрагмент текста в любое место документа, используются функции вырезания, копирования и вставки выделенного фрагмента. С помощью этих функций можно копировать и перемещать также графику, примечания, гиперссылки.
Копирование фрагментов текста
Скопировать выделенный фрагмент можно тремя способами:
1. Выбрать команду "Правка"-«копировать".
2. Нажать сочетание клавиш Ctrl+С.
3. Щелкнуть по кнопке «копировать" на панели инструментов "Стандартная".
Этими же тремя способами можно проделать и вставку.
1. "Правка"-"Вставить".
2. Ctrl+V.
3. Кнопка "Вставить".
Буфер обмена
Вырезанный или скопированный фрагмент помещается в буфер обмена - специальную область памяти. В буфере обмена может одновременно храниться 24 объекта. Вставка происходит, также из буфера обмена.
Чтобы посмотреть, что находится в буфере обмена, надо отобразить панель Буфер обмена (меню Правка команда
Буфер обмена).
Для вставки из буфера обмена всех элементов в порядке их помещения в буфер щелкните на кнопке "Вставить все". Для очистки буфера обмена щелкните на кнопке "Очистить буфер".
Кнопка "Параметры" служит для настройки буфера обмена.
Использование специальной вставки
Для вставки в документ текста с указанием способа форматирования служит команда Специальная вставка из меню Правка. С помощью данной команды можно вставить информацию из другого документа в виде ярлыка или гиперссылки, по которым осуществляется автоматический переход к другому документу.
Окно диалога Специальная вставка позволяет определить формат вставляемой в документ информации.

20
Рисунок 15. Окно «Специальная вставка»
Использование копилки
Копилка - это еще одно средство, позволяющее собирать информацию и вставлять все в одно место. От буфера обмена копилка отличается следующим:
1. Собирать в копилку можно только текст.
2. Помещать информацию в копилку можно только путем вырезания.
3. Вставку из копилки можно делать только всего содержимого копилки.
4. Максимальное число элементов копилки не ограничено.
5. Для работы с копилкой используется только клавиатура.
Чтобы вырезать и поместить текст в копилку, необходимо выделить нужный фрагмент и нажать комбинацию клавиш Ctrl+F3. Текст будет удален из документа и помещен в копилку. В копилку может быть помещено произвольное количество фрагментов, при этом они будут располагаться в порядке вырезания.
При вставке информации из копилки каждый элемент будет вставляться в отдельную строку. Можно вставить с одновременной очисткой копилки, а можно сохранить содержимое для дальнейшей работы.
Для вставки информации из копилки с очисткой копилки надо поместить курсор в нужное место и нажать Ctrl+Shift+F3.
Чтобы вставить текст из копилки без очистки надо:
1. Выбрать команду "Вставка"-"Автотекст"-"Автотекст".
2. В списке "Имя элемента" выбрать "Копилка". При этом в области предварительного просмотра в нижней части окна будет отображено содержимое копилки.

21
Рисунок 16. Контекстное меню правки орфографии

Проверка грамматики и орфографии
Во время проверки орфографии Word просматривает текст документа (или выделенную область) и все слова сравнивает со словами, содержащимися в нескольких встроенных словарях. Если в тексте документа содержится слово, отсутствующее в словарях, Word помечает его как содержащее орфографическую ошибку. Часто под такие слова попадают специфические термины, фамилии людей, географические названия и т.д.
При желании такие слова можно включать в словарь, при этом Word будет их "запоминать" и в будущем не будет помечать как ошибочные.
Функция проверки грамматики проверяет текст на соответствие грамматических и стилистических правил. Проверка грамматических правил выявляет такие ошибки, как неправильное использование предлогов, согласование слов в предложении и т.д.
Проверка стилистики позволяет выявлять в документе малоупотребительные, просторечные слова и выражения.
При наборе текста Word подчеркивает красной волнистой линией слова, содержащие орфографические ошибки, и зеленой линией - грамматические и стилистические ошибки.
Чтобы исправить орфографическую ошибку надо щелкнуть правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове. При этом на экране будет отображено контекстное меню.

22
Можно выбрать правильное написание из числа предлагаемых вариантов или открыть окно диалога "Орфография", Автозамена или Язык для дополнительных параметров соответствующих функций.
Рисунок 17. Окно орфографии
В поле "Нет в словаре" отображается фрагмент текста, содержащий слово с ошибкой, а в поле "Варианты" - список вариантов замены. Ошибку можно отредактировать прямо в поле "Нет в словаре" или выбрать один из предлагаемых вариантов замены. После завершения обработки текущей ошибки Word возобновляет поиск и отображение следующей ошибки.
Кнопка "Пропустить все" используется для пропуска текущей ошибки и всех последующих ее включений. Кнопка "Заменить" позволяет заменить ошибку выбранным вариантом замены или принять исправления, выполненные в поле "Нет в словаре".
Кнопка "Заменить все" позволяет заменить все включения ошибочного слова выбранным вариантом замены. При сброшенном флажке "Грамматика" Word не производит проверку текста на наличие грамматических ошибок. Это позволяет сосредоточиться исключительно на проверке орфографии.
Кнопка "Параметры" обеспечивает доступ к параметрам проверки правописания.
Кнопка "Вернуть" отменяет последнее выполненное исправление.

23
При обнаружении в тексте документа грамматической или стилистической ошибки
Рисунок 18. Окно правописания
Word отображает в окне диалога "Грамматика" следующее окно.
В поле "Варианты" отображается описание фрагмента, содержащего грамматическую ошибку.
Как и при исправлении орфографических ошибок, при проверке грамматики можно править текст непосредственно в поле с ошибочным фрагментом или использовать один из вариантов замены.
Рисунок 19. Окно грамматики
Кнопка "Пропустить все" используется для пропуска всех встречающихся в тексте подобных ошибок.

24
Кнопка "Следующее" позволяет пропустить текущую ошибку и перейти к следующему проблемному фрагменту.
Кнопка "Объяснить" предлагает общие рекомендации относительно устранения грамматических ошибок подобного рода.
Поиск фрагментов текста
Функция поиска и замены текста ускоряет процесс правки, используется при поиске и замене определенныхфрагментов текста, параметров форматирования, специальных символов и других объектов документа.

Для выполнения поиска надо выбрать команду "Правка"-"Найти" (Ctrl+F). При этом на экране будет отображено окно диалога поиска и замены.
Рисунок 20. Окно «Найти и заменить»
В поле "Найти" необходимо ввести образец для поиска. Для начала поиска надо нажать кнопку "Найти далее". Word выполнит поиск по указанному образцу с того положения, где находится курсор, в направлении к концу документа. Если нужный фрагмент текста найден, то поиск приостанавливается, а найденный текст выделяется. Для продолжения поиска надо опять нажать кнопку "Найти далее". Когда достигнут конец документа, Word об этом сообщает и предлагает продолжить поиск с начала документа.
Если необходимости в дальнейшем поиске нет, то надо нажать кнопку "Отмена".
Замена фрагментов текста
Для выполнения поиска и замены текста надо выбрать команду "Правка"-
"Заменить" (Ctrl+H). При этом на экране будет отображено окно диалога поиска и замены.

25
Рисунок 21. Функции окна «Найти и заменить»
В поле "Найти" надо ввести фрагмент текста, подлежащей замене. В поле
"Заменить на" - текст, который будет вставлен. Для начала замены надо нажать кнопку
"Найти далее". Word найдет первый фрагмент текста, подлежащей замене и выделит его.
Для замены необходимо нажать кнопку "Заменить". Если вы уверены в правильности замены и нет необходимости контролировать этот процесс, то можно нажать на кнопку
"Заменить все". При этом все найденные фрагменты будут заменены и в конце операции
Word предоставит отчет о количестве произведенных замен.
Следует быть очень внимательным при замене текста. Например, введя для замены текста слово "банк", Word сделает замену во всех словах, где встречается это словосочетание (Приватбанк, банкомат, Ва-банк и т.д.).
Непечатаемые символы
При наборе текста в него добавляются не только символы, которые в последствии можно вывести на печать, но и непечатаемые символы форматирования. Например, в конце абзаца ставится символ (маркер абзаца). С точки зрения Word Абзац – это любое количество текста и графики между маркерами абзаца. В обычном режиме маркеры абзаца не видны. Для того, чтобы отобразить их, а также другие непечатаемые символы, необходимо нажать кнопку "Непечатаемые знаки" на панели
Стандартная
При удалении символа абзаца (¶) предыдущий абзац объединяется со следующим и принимает его форматирование и стиль.
К непечатаемым символам форматирования относятся так же символы пробела (∙), символ табуляции (→), все виды разрывов и т. д. Иногда бывает полезно видеть такие символы, дабы обнаружить некоторые ошибки форматирования (например, убрать лишние пробелы или символы абзаца в тексте).

26
Рисунок 22. Непечатные символы
Непечатаемые символы позволяют видеть как отформатирован документ. Если по каким-либо причинам необходимо постоянно следить за такими символами, то можно установить постоянное отображение непечатаемых символов. Для этого надо выбрать команду "Сервис" -"Параметры" и открыть вкладку "Вид". В группе "Знаки форматирования" надо установить флажки в соответствующих опциях, которые надо отображать постоянно.
Символы
абзаца

Символы
табуляции

Разрыв
колонки

Разрывы
разделов

Разрыв
страницы


27
Рисунок 23. Окно «Параметры»
Разрывы раздела, страницы и колонки
Выделение разделов в документе
Раздел – Это часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров форматирования как поля, размер и ориентация бумаги, границы страницы, вертикальное выравнивание, колонтитулы, колонки, нумерация страниц, сноски.
Чтобы разбить документ на несколько разделов, необходимо вставить разрывы разделов, и затем, задать формат для каждого из разделов.
Разрыв раздела определяет форматирование предшествующего текста. При удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование. Последний знак абзаца (¶) в документе определяет форматирование последнего раздела в документе (или всего документа, если документ не разбит на несколько разделов).
Разрывы разделов бывают следующих типов:

Со следующей страницы – используется для того, чтобы начать новый раздел со следующей страницы.

На текущей странице используется для того, чтобы начать новый раздел на той же странице.

С четной страницы используется для того, чтобы начать новый раздел на странице, имеющей четный номер.


С нечетной страницы используется для того, чтобы начать новый раздел на странице, имеющей нечетный номер.
При работе с документами зачастую возникает необходимость начать новую страницу, в то время как предыдущая еще не заполнена полностью текстом. Например, в книге так начинается новая глава. Разрывы можно, конечно же, делать с помощью необходимого количества нажатий клавиши "Ввод", однако, к такому методу ни в коем

28 случае нельзя прибегать! Стоит только внести небольшую правку в документ (вставка или удаление всего пары-тройки слов), как вся верстка документа "съедет". Придется "перелопачивать" весь документ (представьте, если он состоит из нескольких десятков глав и сотен страниц) для исправления разметки.
Разрыв страницы – это место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В отличии от деления на разделы при делении на страницы, все страницы имеют одинаковые параметры форматирования. В Microsoft Word 2003 производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы), но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц . Это дает возможность, например, начинать каждую главу или раздел документа с новой страницы.
При работе с документами с большим числом страниц часто возникает необходимость снова и снова изменять расположение разрывов страниц. Чтобы этого избежать, можно воспользоваться возможностями предоставляемыми на вкладке
Положение на странице команды Абзац меню Формат для управления расстановкой автоматических разрывов страниц. Microsoft Word 2003 позволяет, в частности, запретить вставку разрыва посередине абзаца или между двумя определенными абзацами (например, между заголовком и последующим текстом).
Рисунок 24. Окно свойств абзаца

29
Чтобы начать новую страницу в Word 2003 есть специальная опция – Разрывы
(
Меню Вставка команда Разрыв).
Рисунок 25. Окно «Разрыв страницы»
На этой вкладке собраны все возможные варианты разрыва не только страниц, но и разделов и колонок. Так, например, с помощью разрыва колонки можно принудительно перенести текст в другую колонку.
Рисунок 26. Варианты разрава страницы
Иногда возникает необходимость использовать различные параметры форматирования для разных страниц документа (например, один из листов документа
Разрыв страницы

Разрыв колонки

Разрыв раздела


30 должен иметь альбомную ориентацию). В этом случае документ необходимо разбить на разделы. Каждый раздел можно будет форматировать совершенно независимо от других разделов.
Для удаления разрыва раздела необходимо выделить его значок и нажать кнопку
Delete.
При удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование, а последний знак абзаца в документе определяет форматирование последнего раздела в документе.
Колонки
Для того, чтобы разбить текст на колонки необходимо выполнить следующие действия: выделить фрагмент текста, который требуется разбить на колонки; меню Формат – команда Колонки – вариант 3 колонки; установить текстовый курсор в начало текста, с которого должна начинаться вторая колонка меню Вставка - команда РазрывНачать новую колонку;
установить текстовый курсор в начало текста, с которого должна начинаться третья колонка меню Вставка - команда РазрывНачать новую колонку.
Рисунок 27. Окно «Колонки»

31
Форматирование документов
Word предоставляет множество различных функций для форматирования документа. Чтобы придать тексту нужный вид, можно использовать сочетания клавиш, команды панели инструментов, также можно использовать для этой цели стили. Документ можно форматировать на пяти различных уровнях:
- уровень символов;
- уровень абзацев;
- уровень разделов;
- уровень страниц;
- уровень документа.
Форматирование символов
Для применения параметров форматирования символов к фрагменту текста, его необходимо выделить. К параметрам форматирования символов относятся: гарнитура шрифта, размер, начертание, интервал и положение символов, подчеркивание, цвет шрифта, расстояние между буквами в слове и т.д. Большинство наиболее часто используемых функций форматирования доступны на панели инструментов "Форматирование". Параметры шрифта можно установить и в специальном диалоговом окне, которое вызывается командой Шрифт меню Формат, или командой Шрифт
контекстного меню выделенного фрагмента. При этом появится следующее окно с тремя вкладками: "Шрифт", "Интервал", "Анимация".
Рисунок 28. Окно «Шрифт»
На вкладке Интервал представлены параметры, которые могут быть использованы для изменения положения или более точной настройки размера символов.
Параметр "Масштаб" задает размер текста в процентах относительно нормального размера.

32
Параметр "Интервал" указывает расстояние между символами выделенного текста.
Параметр "Смещение" определяет положение текста на строке. Текст может быть поднят или опущен относительно строки.
При включенной функции "Кернинга" Word автоматически подбирает интервал между соседними парами символов в зависимости от особенностей начертания шрифта.
Команда Регистр меню Формат позволяет быстро изменить регистр всех символов выделенного текста.
Рисунок 29. Окно «Шрифт» вкладка «Интервал»
Форматирование абзаца.
В число параметров форматирования абзацев входят: значения отступов текста от полей документа; настройки первой строки абзаца; позиции табуляции; выравнивание текста; параметры межстрочного интервала; интервалы до и после абзаца; заливка и границы абзаца.
Для применения форматирования достаточно установить курсор в любом месте абзаца, который подлежит форматированию или выделить несколько абзацев.
Форматирование применяется ко всем выделенным абзацам.
Параметры форматирования абзаца представлены на рисунке.

33
Рисунок 30. Форматирование
На следующем рисунке показаны все параметры форматирования, примененные к тексту образца.
Форматирование абзацев
Форматирование применяется ко
всему абзацу. Для определения форматирования, включающего центрирование и выравнивание абзаца, отступ, установку межстрочного интервала, определение расстояния между абзацами используется команда Абзац меню Формат.
Часть команд форматирования абзаца вынесена …
Весь текст имеет формат определенного типа.
Пример заливки другого вида
Выравнивание
Отступ
Первая строка
Межстрочный интервал
Интервал между абзацами

34
Рисунок 31. Параметры форматирования
Часть команд форматирования абзаца вынесена на панель инструментов
Форматирование.
Рисунок 31. Окно «Форматирование»
Отступы текста абзаца от границ левого и правого поля можно задавать с помощью маркеров на горизонтальной линейке.
Для определения форматирования, включающего центрирование и выравнивание абзаца, отступ строк абзаца от границ левого и правого поля, установку межстрочного интервала, определение расстояния между абзацами удобно использовать команду Абзац меню Формат.



Выравнивани
е по ширине

Отступ
слева

Отступ
справа

Отступ в
первой
строке

Отступ
перед
абзацем

Отступ после
абзаца

Межстроч
-
ный
интервал

Выравниван
ие по центру

Поля
документа


35
Для установки необходимых параметров форматирования надо ввести числовые значения в соответствующие поля на вкладке Отступы и интерваыл окна Абзац.
Результат форматирования будет виден в нижнем окне "Образец".
Рисунок 32. Раздела окна «Абзац»
Для управления размещением абзацев на страницах используются параметры, представленные на вкладке "Положение на странице".
Параметр "Запрет висячих строк" не позволяет разрывать абзац на границе двух страниц, если при этом на одной из страниц будет оставлена висячая строка.
Первая или последняя строка абзаца называется висячей, если она располагается в самом конце/начале страницы.
Параметр "Не разрывать абзац" не разрешает разрывать абзац на границе двух соседних страниц.
Параметр "Не отрывать от следующего" не позволяет разрывать страницу между текущим абзацем и абзацем, следующим за ним.
Параметр "С новой страницы" вставляет перед абзацем принудительный разрыв старицы.
Параметр "Запретить нумерацию строк" не позволяет отображать при печати номера строк в абзаце.
Параметр "Запретить автоматический перенос слов" не позволяет переносить слова при переводе строк в пределах абзаца.
Обрамление (границы) и заполнение цветом выделенного абзаца (заливка) создаются с помощью команды Границы и заливка меню Формат.
1   2   3   4


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал