Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота. Руководство по организации хранения документов на электронных носителях



Скачать 60.46 Kb.
Дата13.02.2017
Размер60.46 Kb.
Просмотров133
Скачиваний0
ТипРуководство

Отчет о практическом занятии №2

Вариант 13. Гостиничный комплекс «Континент»

  1. Общая характеристика системы документооборота

Базой для создания модели электронного документооборота будет

являться реально существующая коммерческая организация КГ «Континент», находящаяся в г. Ставрополе.

Внутри предприятия выделяются 5

подразделений: Бухгалтерия, Секретариат, Обслуживающий персонал, Юридический и Аудиторский

отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с клиентами, а также с руководством гостиницы. В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор. Структура организации представлена на рисунке 1.

Таким образом, в документационном обмене задействовано 5

подразделений. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает

соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также

работает с клиентами, и передает отчеты руководству.


Руководство ГК «Континент»

Начальник юридического отдела

Начальник обслуживающего персонала

Начальник аудиторского отдела

Юридический отдел

Обслуживающий персонал

Аудиторский отдел

Бухгалтерия

Секретариат

Рисунок 1 – Структура организации


Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

  1. Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.

  2. Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.

  3. Руководство по установления сроков хранения.

  4. Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

Для регламентации работы с конфиденциальной информацией был создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются.

Использование электронной подписи (ЭП) также регламентируется

инструкциями и правилами по использованию ЭП.

Для обеспечения безопасности системы электронного документооборота предусмотрено ряд мер:


  1. Организовано несколько видов рабочих мест:

  • специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;

  • универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;

  • мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;

  • рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.

2. Поскольку организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно, большой обмен документацией, то информация между отделами и руководством передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа, с

помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока.

3. Система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

4. Внутри модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭП, что исключает подделку подписи.

5. Архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.

Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).


  1. Работа с внешней и исходящей документацией

В гостинице администратор ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд. Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками, представлены ниже и на рисунке 2.

Электронная работа с входящей документацией:



  1. Получение документа.

  2. Экспедиционная обработка.

  3. Рассмотрение документа.

  4. Регистрация.

  5. Передача адресату (конкретное подразделение).

  6. Рассмотрение руководителем подразделения.

  7. Назначение и передача исполнителю.

  8. Исполнение документа.

  9. Контроль за исполнением.

  10. Направление документа в дело.

Электронная работа с исходящей документацией:



  1. Создание проекта документа.

  2. Проверка офис-менеджером.

  3. Согласование (визирование при необходимости).

  4. Подписание руководителем документа.

  5. Регистрация документа.

  6. Направление документа в дело.



Руководство компании ГК «Континент»





  • Бухгалтерия:

    • Налоговые органы;

    • Банк;

    • Страховые фонды;



Юридический отдел:

  • Органы административного надзора;

  • Суд, клиенты;

Начальник обслуживающего персонала




Администратор

Аудиторский отдел

Клиенты



Почта




Рекламные и кадровые агенства




Обмен информацией


Рисунок 2 – Модель внешнего документооборота предприятия

Поделитесь с Вашими друзьями:


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2017
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал