Конспект раздела Пенза 2010 2 Состав и версии офисного пакета ms office



Pdf просмотр
страница1/4
Дата29.11.2016
Размер6.05 Mb.
Просмотров554
Скачиваний0
ТипКонспект
  1   2   3   4

Министерство образования Российской Федерации
Пензенский государственный университет
__________________________________________________________________



Е.Г. Шереметьева
Основы работы с текстовым процессором
Microsoft Word 2003/2007/2010
Конспект раздела

Пенза 2010

2
Состав и версии офисного пакета MS Office
Microsoft Office
Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X и предназначенный для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.
Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене.
В состав наиболее полной версии Microsoft Office входят
Microsoft Office Word — текстовый процессор. предназначенный для обработки текстов самых различных видов. Документы, созданные в Word, могут иметь тексты, графику, мультимедиа элементы анимации и звука. Приложение работает под Windows и
Apple Mac OS X
, позволяет подготавливать документы различной степени сложности, поддерживает технологию OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт де-факто в документообороте большинства предприятий.
Рисунок 1. Microsoft Word

3
Microsoft Office Excel — табличный процессор, предназначенный для обработки электронных таблиц.

Рисунок 2. Microsoft Excel
Незаменимое средство для анализа больших массивов данных. Данная система предоставляет пользователю несколько сот математических, статических, финансовых и других специальных функций. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке табличных процессоров. Доступен под Windows и Apple Mac OS X.
Microsoft Office PowerPoint —
приложение для подготовки презентаций под
Microsoft Windows и Apple Mac OS X, позволяющее создавать экранные презентации с анимацией и звуком для оформления выступлений.

4
Рисунок 3. Microsoft PowerPoint

5
Microsoft Office Project —
управление проектами. Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.
Рисунок 4. Microsoft Project
Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме
Ганта.
Microsoft Office Access —
псевдо-реляционная СУБД, которая имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
Microsoft Office InfoPath —
приложение сбора данных и управления ими.
Основная возможность InfoPath — возможность создавать, просматривать и редактировать документы, поддерживающие некоторую заданную пользователем XML- схему. Для получения и изменения данных можно использовать соединение с внешними системами — базами данных Access, MS SQL, веб-сервисами.
Microsoft Office Publisher —
приложение для подготовки публикаций, содержит средства, помогающие эффективно создавать, настраивать и многократно использовать разнообразные маркетинговые материалы, адаптированные под конкретные потребности компании.

6
Microsoft Office Visio — редактор диаграмм и блок-схем для Windows приложение
Использует векторную графику для создания диаграмм, позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.
Microsoft Query —
приложение, которое просматривает, отбирает и организует данные из базы данных. Это не база данных, а только инструмент для просмотра и отбора определённых данных. Полученные данные можно копировать в MS Excel и приложения
Windows.
Microsoft Office OneNote —
программа для создания быстрых заметок и организации личной информации, являющаяся частью пакета Microsoft Office. OneNote предназначен для ведения коротких заметок и расчитан на использование пользователями планшетных компьютеров, где присутствует возможность рукописного ввода текста и добавления заметок. Но, зачастую Microsoft OneNote используется и на обычных настольных компьютерах с операционной системой Microsoft Windows.
Рабочее пространство OneNote представляет собой пустой лист, в любом месте которого можно делать текстовые и рукописные заметки, рисунки, а также записывать голосовые комментарии.
Информацию в OneNote можно перетаскивать мышью из окна браузера. А сделанные записи можно отправлять по электронной почте как в формате HTML, так и в виде вложенного файла OneNote.
Microsoft Office SharePoint Designer — HTML- редактор и программа для веб- дизайна от компании Microsoft, замена для Microsoft Office FrontPage и часть семейства
SharePoint
. Является одним из компонентов пакета Microsoft Office 2007, однако не включен ни в один из комплектов офиса (устанавливается отдельно). Переход в названии от FrontPage к SharePoint Designer связан с его назначением: созданием и дизайном веб- сайтов.
Microsoft Office Picture Manager — предоставляет довольно гибкие возможности управления, редактирования и совместного использования рисунков. Пользователи могут просматривать все рисунки вне зависимости от того, где они сохраняются. Средство поиска рисунков помогает найти рисунки, выполняя поиск автоматически. Picture Manager также помогает автоматически исправлять рисунки. Если необходима специфическая корректировка изображения, можно выбирать отдельные инструменты редактирования.
Кроме того, Picture Manager предлагает мощные средства совместного использования рисунков, позволяющие отправлять рисунки в сообщениях электронной почты или создавать библиотеки рисунков в интрасети организации.
Microsoft Office Document Image Writer —
виртуальный принтер, печатающий в формат Microsoft Document Imaging Format.
Microsoft Office Diagnostics —
диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.
Microsoft Office Communicator —
предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы. Данное приложение является частью программного пакета
Microsoft Office и тесно с ним интегрировано, что позволяет ему работать совместно с любой программой семейства Microsoft Office.
Microsoft Office Outlook —
персональный коммуникатор. представляет собой комбинацию программы обработки электронной почты и менеджера личной информации.

7
В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа.
Пакет обновления
Пакет обновления (от английского service pack, сокращенно SP) - набор обновлений, исправлений и/или улучшений компьютерной программы, поставляемый в виде единого установочного пакета. Многие компании, как например, Microsoft обычно выпускают пакет обновлений тогда, когда число отдельных патчей для конкретной программы достигает некоторого предела. Установка пакета обновления проще и поэтому требует меньше обращений за технической поддержкой в компанию, чем установка по отдельности большого количества патчей, тем более при обновлении ПО на множестве компьютеров через сеть.
Пакеты обновления обычно нумеруются, и кратко указываются как SP1, SP2, SP3 и т.д. Это указывает на то, что они могут содержать помимо исправлений ошибок новые возможности для программ.
Пакет обновления может быть "разностным", т.е. содержащим только те обновления, которых не было в предыдущих пакетах обновления, или наоборот,
"суммарным", т.е. включать в себя содержимое всех предыдущих обновлений. В случае с продуктами корпорации Microsoft разностные обновления обычно называются "выпусками обновления" (service release).
Зачастую пакеты обновления для конкретной программы выпускаются либо только разностные, либо только суммарные.
Например для Microsoft Office 2003 Service Pack 3 (также называется Office 2003
SP
3 или Office 11 SP3) содержит все исправления из SP1 и SP2 поэтому достаточно установить SP3 для обновления Office. Пакет обновлений SP3 для Microsoft Office 2003. содержит значительные усовершенствования безопасности, стабильности и улучшения производительности. Некоторые исправления, включенные в SP3, ранее выпускались в виде отдельных обновлений. Данный пакет обновления объединил их в одном интегрированном пакете, и включил в себя ряд других изменений, призванных повысить надежность и эффективность программ Office 2003.

8
Основы работы с текстовым процессором Microsoft Word 2003
Основные возможности Microsoft Word
Работа с текстом
Word предоставляет множество функций для ввода, редактирования и форматирования текстовых документов. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.
Работа с графикой
В Word имеется ряд встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows.
Верстка
Word предоставляет широкие возможности верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от бюллетеней до книг и журналов.
Работа с данными
Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Для автоматизации тех или иных задач могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок.
Web-
публикации
Word может быть использован для создания вэб-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы, графику, аудио и видео информацию и прочие компоненты. Доступ к ресурсам Интернета может быть осуществлен непосредственно из
Word и любой документ может быть дополнен гиперссылками.
Настройки
Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями к рабочей среде. Word располагает богатейшим набором средств автоматизации создания документов.

9
Окно MS Word 2003
Окно Microsoft Word представлено на рисунке 5.
Рисунок 5. Окно Microsoft Word
Курсор обозначает место, где будет появляться набираемый текст.
Главное меню — это специальная панель инструментов, расположенная в верхней части экрана, которая содержит такие меню, как Файл, Правка и Вид. Настройка главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой встроенной панели инструментов, например, в главное меню можно добавлять и удалять команды и пункты меню.
Единственное исключение: главное меню нельзя скрыть.
При выборе меню отображается список команд. Рядом с некоторыми командами отображаются соответствующие им значки. Чтобы упростить доступ к команде, создайте для нее кнопку (с тем же значком), перетащив ее на панель инструментов при открытом диалоговом окне Настройка.
Панели инструментов позволяют упорядочить команды Word так, чтобы их было легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать: отображать и скрывать панели инструментов, добавлять и удалять кнопки, создавать новые панели инструментов, а также и перемещать существующие. Настройка панелей инструментов выполняется с помощью пункта Настройка команды Панели инструментов меню Вид.
Линейки,
горизонтальные
и
вертикальные
используются
для
форматирования абзаца.
Строка состояния Строка состояния представляет собой горизонтальную полосу в нижней части окна документа Microsoft Word. В строке состояния отображаются данные о текущем состоянии содержимого окна и другие сведения, зависящие от контекста Чтобы
Строка состояния
Полосы прокрутки
Область редактирования текста
Линейка для установки полей, табуляции, отступов
Панели инструментов
Строка меню

10 отобразить строку состояния, выберите в меню Сервис команду Параметры, откройте вкладку Вид, а затем установите флажок строку состояния в группе Показывать.
Наиболее важными элементами строки состояния являются следующие элементы:
Стр. номер – Показвает номер страницы.
Разд номер – Показывает номер раздела на странице, отображаемой в данном окне.
Номер число – Показвает номер страницы и общее число страниц исходя из фактического числа страниц в документе.
На – Показвает расстояние от верхнего края страницы до места вставки. Этот элемент принимает значение только в том случае, если место вставки находится в данном окне.
Ст – Показвает строку текста, в которой находится текстовый курсор. Этот элемент принимает значение только в том случае, если текстовый курсор находится в данном окне.
Кол - Показывает расстояние в знаках от левого поля до текстового курсора. Этот элемент принимает значение только в том случае, если текстовый курсор находится в данном окне.
ЗАМ - Показывает состояние режима замены. Для включения или отключения режима замены дважды щелкните элемент ЗАМ. Когда режим замены отключен, элемент
ЗАМ окрашен в неяркий цвет.
Язык - Показывает язык текста, в котором находится курсор. Дважды щелкните этот элемент для изменения формата языка выделенного текста.
Команды
Команда – это инструкция, требующая от системы Word выполнения определенных действий. Команду можно выбрать:
1.
С помощью строки меню (рисунок 5)
Рисунок 6. Строка меню

2.
С помощью кнопки на панели инструментов

11 3.
Использовать контекстное меню , содержащее команды, относящиеся к выделенному объекту.
Рисунок 7. Контекстное меню
Для отмены команд используется кнопка Отменить Достаточно выбрать действие из списка действий, которые могут быть отменены (стрелка рядом с кнопкой Отменить)
При отмене действия также отменяются все действия, расположенные выше него в списке.
Для повторного выполнения последнего отмененного действия используется кнопка Вернуть.
Если последнее действие невозможно повторить, название этой команды меняется на Нельзя повторить.
Работа с документами
Основные действия с документом это: открытие документа – меню Файл команда Открыть (или кнопка ), далее - поиск в открывшемся окне; создание нового документа - меню Файл команда Создать (или кнопка); сохранение документа. Меню Файл команда Сохранить (или кнопка ) или
Сохранить как(если надо сохранить текст под другим именем или в другом формате).
В случае необходимости имя файла может быть довольно длинным, состоять из нескольких слов и служить кратким описанием документа. Имена файлов не должны содержать следующие символы: правую и левую косую черту (/ и \), знак «больше» (>), знак «меньше» (<), звездочку (*), точку (.), вопросительный знак (?), кавычки ("), вертикальную черту (|), двоеточие (:) или точку с запятой(;).
Закрытие документа - Меню Файл команда Закрыть.
Просмотр документа перед печатью - Меню Файл команда Предварительный
просмотр.
Печать документа - Меню Файл команда Печать.
Масштаб - Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное

12 изображение, или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или даже несколько страниц сразу в уменьшенном виде: щелкните стрелку у поля Масштаб , выберите нужный масштаб или выберите команду Масштаб меню Вид.
Задание параметров страницы
Установка параметров страницы, задающих внешний вид документа в MS Word
2003, осуществляется командой Параметры страницы меню Файл.
Страница документа может быть ориентирована горизонтально (альбомная ориентация) или вертикально (книжная ориентация).
Рисунок 8. Параметры страницы
Книжная
ориентация

Альбомная
ориентация

Верхний колонтитул
Нижний колонтитул

Поля

документа

высота

ширина

Сноски


13
Параметры печати и размер бумаги (по умолчанию высота листа – 29.7см, ширина

21 см) задаются вкладкой Размер бумаги окна Параметры страницы.
Рисунок 9. Раздел «Размер бумаги»
Поля страницы определяют расстояния между текстом и краем бумаги. Текст и графика печатаются внутри полей, а номера страниц и колонтитулы – на полях.

14
Рисунок 10. Раздел Печать
Поля документа могут быть установлены точно с помощью вкладки Поля окна
Параметры страницы или с помощью линейки при просмотре документа в режиме
разметки страницы. На этой же вкладке задается и ориентация бумаги. Для изменения полей с помощью линеек установите указатель мыши на границу поля, он превратится в двунаправленную стрелку, переместите мышью границу поля.
Не следует путать поля с отступами. Отступ определяет дополнительное расстояние, отсчитываемое от поля.
Рисунок 11. Поля

15
Вертикальное выравнивание текста на странице и настройка колонтитулов производится с помощью вкладки Источник бумаги окна Параметры страницы.
Рисунок 12. Источник бумаги
Колонтитулы представляют собой области, расположенные на верхнем и нижнем полях страниц документа. В колонтитулах, как правило, размещается такая информация, как название документа, тема, имя автора, номера страниц или дата. При использовании колонтитулов в документе можно размещать в них различный текст для четных или нечетных страниц, для первой страницы документа, изменять положение колонтитулов от страницы к странице.
Для работы с колонтитулами в Word 2003 предназначена панель инструментов
"Колонтитулы" (меню ВидКолонтитулы)
Набор и редактирование текста в MS Word 2003
В ходе набора текста Word самостоятельно переводит курсор из конца одной строки в начало следующей и переносит слова на новую строку, если они не умещаются на текущей.
Клавиша Enter используется при вводе текста для принудительного завершения абзаца (а не строки!!!).
Принудительный конец строки без прерывания абзаца можно поставить комбинацией клавиш Shift+Enter.
Неразрывный (нерастяжимый) пробел можно поставить комбинацией клавиш
Ctrl+ Shift
+Пробел.

16
По умолчанию набор текста в Word 2003 производится в режиме вставки, в котором вводимый в середину строки текст сдвигает символы, находящиеся справа от него.
Для того, чтобы выполнять набор в режиме замены, когда вводимые символы заменяют текст, набранный ранее, а не сдвигают его вправо, требуется включить режим
Замены. Включается/выключается данный режим путем нажатия клавиши Insert на клавиатуре. Узнать какой режим включен в данный момент можно в строке состояния
Word.
В документ можно добавить символ, которого нет на клавиатуре. Для этого используют возможность вставки специальных символов с помощью команды Символ из меню Вставка. При выборе другого шрифта в диалоговом окне Символ появится другой набор символов.
Рисунок 13. Окно специальных символов
Навигация по документу. Прокрутка документа и кнопки перехода
Имеющиеся в окне документа полосы прокрутки - это один из способов перемещения по документу.
Следует учитывать тот факт, что при прокрутке положение курсора не изменяется.
Кнопки перехода, расположенные в нижней части вертикальной полосы прокрутки, позволяют переходить к определенным участкам документа.
При использовании кнопок перехода производится перемещение курсора.

17
По умолчанию при помощи кнопок перехода осуществляется переход к предыдущей или следующей странице документа. Кнопка "Выбор объекта", расположенная посредине, служит для изменения этой опции. При щелчке на этой кнопке отображается палитра объектов перехода, позволяющая указать, к какому объекту будет осуществляться переход при нажатии кнопок перехода.
Ели для перемещения по документу используется клавиатура, одновременно с прокруткой выполняется перемещение курсора. Ниже представлены сочетания клавиш, которые используются для перемещения по документу.
Клавиши
Переход "вверх" или "вниз"
На строку вверх или вниз "влево" или "вправо"
На символ влево или вправо
Ctrl+"влево"
На слово влево
Ctrl+"вправо"
На слово вправо
Home, End
В начало/конец текущей строки
Ctrl+Home
В начало текста
Ctrl+End
В конец текста
PageUp, PageDown
На экран вверх или вниз
Ctrl+PageUp
На страницу документа вверх
Ctrl+PageDown
На страницу документа вниз
Shift+F5
К месту последней правки
Перейти к конкретному месту в документе можно используя команду Перейти меню Правка (Ctrl+G или F5).
Рисунок 14. Окно поиска и замены

Выделение текста
Как правило любое действие, связанное с редактированием или форматированием начинается с выделения фрагмента текста. При помощи мыши можно быстро выделять определенные части текста документа. Ниже в таблице представлены методы выделения текста посредством щелчка мыши.
Выделяемая часть текста
Выполняемые действия
Одно слово
Двойной щелчок на слове
Одно предложение
Двойной щелчок + Ctrl
Один абзац
Тройной щелчок на абзаце

18
Одна строка
Щелчок на левом поле документа
Весь документ
Тройной щелчок на левом поле
Для быстрого выделения больших участков текста методы щелчка и протяжки можно совмещать. Например, можно щелкнуть мышью на левом поле документа, выделив строку, а затем, не отпуская кнопки мыши, выполнять протяжку вверх или вниз для выделения других строк.
При выделении больших фрагментов текста можно сочетать работу с мышкой и клавиатурой, например, удерживать в нажатом состоянии клавишу Shift во время перемещения курсора.
Для выделения текущего абзаца можно нажать клавишу "стрелка вниз" ("стрелка вверх"), удерживая в нажатом состоянии


Поделитесь с Вашими друзьями:
  1   2   3   4


База данных защищена авторским правом ©nethash.ru 2019
обратиться к администрации

войти | регистрация
    Главная страница


загрузить материал